Александр Мехришвили: «ЭДО является необходимым «злом» для эффективного ведения бизнеса»

Александр Мехришвили, директор по стратегическому развитию и IT в Росинтер Ресторантс и спикер второй встречи дискуссионного клуба «Информационные технологии в ритейле: диалог на высшем уровне», поделился с CFO-Russia опытом внедрения внутреннего и внешнего электронного документооборота в холдинге.

Расскажите о предпосылках внедрения ЭДО в Росинтер Ресторантс

Мы к этому процессу подошли примерно 4 года назад, когда поняли, что объем внутреннего и внешнего документооборота слишком велик для его эффективной обработки. Это приводило к большим задержкам в согласовании и подписании документов, непониманию сотрудников, как им нужно действовать в том или ином случае и на каком этапе находится документ, инога даже к потере документов и, как следствие, существенно затрудняло процессы согласования. Поэтому основная предпосылка внедрения ЭДО в нашей компании – это необходимость двигаться в сторону формализации и оптимизации этого процесса.

Каковы основные сложности внедрения ЭДО в крупной холдинговой структуре?

Крупная холдинговая структура при внедрении ЭДО сталкивается с несколькими сложностями. На каждом этапе внедрения и развития электронного документооборота они свои. Главная сложность первоначального этапа заключается в том, что изменения процессов, которые были давно запущенны и успели стабилизироваться, тяжело описать и понятно формализовать. Во многом пришлось ломать устои людей, заставлять мыслить их по-другому, изменять процессы, которые до этого казались очевидными. Несмотря на это, хочу отметить, что сотрудники хорошо восприняли изменения. Вопрос переучивания и адаптации, конечно, занял какое-то время, но это та проблема, которая решается на этапе внедрения любого процесса и любой системы: болезненно, но довольно быстро. Через месяц-два люди привыкают, перестраиваются и начинают работать в системе.

К сложностям внедрения также относится выстраивания правильного коммуникационного процесса. Когда в компании много функций, они географически распределены, очень важно понять, кто, когда и на каком этапе отвечает за каждый документ и каждое действие, особенно при наличии разных юридических лиц и нахождении подписантов в разных филиалах.

Третий момент, связанный, как с внедрением, так и с эксплуатацией, это поддержание всех процессов в актуальном состоянии. Компания постоянно меняется: сегодня меняется подписант в одном юридическом лице, завтра в другом. Сложно отслеживать эту информацию, оперативно изменять маршрут согласования и поддерживать в актуальном состоянии матрицу делегирования и подписания.

Еще одной сложностью, как этапа внедрения, так и развития ЭДО в компании является отсутствие интеграции систем от разных провайдеров внешнего документооборота. Настройка нормального роуминга, взаимодействие всех провайдеров ЭДО и равноценный обмен информацией станет колоссальным толчком к развитию электронного документооборота в нашей стране.

Сейчас рынок поделился между несколькими крупными компаниями и большим количеством мелких, которые выступают в роли провайдера внешнего электронного документооборота. Обычно, когда компании начинают работать в одной из таких систем, не все ее контрагенты в этой системе присутствуют. Многие работают с другой и если некоторые компании готовы подстраиваться под своих контрагентов, заключать соглашения в другой системе и обмениваться внутри нее, то часть организаций заключают договор только с одной системой и работают со всеми контрагентами только через нее. Например, если мы работаем только с Diadoc, у нас нет возможности работать с компаниями, которые его не используют. К сожалению, нет кнопки, позволяющей нам получить связь с другими системами и начать обмен документами мгновенно; к каждому такому случаю приходится подходить индивидуально и договариваться или с контрагентом или с провайдером.

В каком направлении вы планируете дальше развивать вашу систему ЭДО?

Основной вектор сейчас – это максимальное развитие внешнего документооборота. Все документы, которые могут быть юридически значимыми в электронном виде, мы стараемся вносить в систему и максимально отказываться от бумажного документооборота с нашими внешними контрагентами, компаниями входящими в холдинг, другими юридическими лицами и подразделениями компании. То есть все, что можно отправлять, получать и хранить в электронном виде мы стараемся переносить в электронный вид. Основной вектор развития заключается именно в этом.

К тому же ЭДО является необходимым «злом» для эффективного ведения бизнеса. Поэтому, как любой вспомогательный процесс, электронный документооборот будет идти вслед за развитием компании.

Подробнее ознакомиться с опытом Росинтер Ресторантс и задать собственные вопросы Александру Мехришвили вы сможете на  Вторая встреча дискуссионного клуба «Информационные технологии в ритейле: диалог на высшем уровне», которая состоится в Москве 7 апреля.

Ирина Экзархо

Комментарии