Вадим Коровко: «Любой документооборот должен повышать эффективность работы компании»

Вадим Коровко, руководитель отдела бизнес приложений АББ и спикер конференции «Внутренний и внешний электронный документооборот», раскрыл практические вопросы применения ЭДО в России.

На что в первую очередь стоит обратить внимание при внедрении ЭДО?

Прежде всего, нужно определиться с целью организации ЭДО и разобраться в бизнес процессе, для которого ЭДО планируется внедрить. Может так случиться, что процесс абсолютно надуманный, а стоимость владения системой никогда не окупится. Бывает, что после должного анализа процесс и участвующие в нем бумажные документы упраздняются, и никакой электронной замены обороту бумаг не требуется.

Любой документооборот должен повышать эффективность работы компании.

Приведу пример процесса из практики, когда внедрение ЭДО оказалось бессмысленным. Это история из моего опыта до АББ. Руководитель административного отдела одной из фабрик обратился с вопросом об организации ЭДО в рамках процесса заказа сотрудниками канцелярских принадлежностей. Не уверен, выполнялся ли процесс на бумаге, но идея заключалась в том, чтобы каждый сотрудник офиса лично делал запрос на канцелярские принадлежности, затем непосредственный руководитель утверждал, а отдел закупок всё это покупал. После сравнения стоимости владения такой системой с возможными выгодами было принято решение о том, что административные помощники отделов будут регулярно делать заказы для коллег по отделу, отправляя закупщику сообщения по электронной почте. Вот и весь ЭДО!

Как АББ удалось убедить первых контрагентов внедрить ЭДО?

В нашем случае первых контрагентов убеждать не пришлось. Они обратились к нам сами с просьбой перейти на электронные документы, хотя по правилам инициатором должна быть оправляющая сторона. Однако, многое из тех, кому мы высылали приглашения, их не приняли, либо попросили не торопить их с инновациями.

С какими сложностями вам пришлось столкнуться при внедрении юридически значимого документооборота?

Технические сложности были довольно быстро преодолены. Главная проблема – найти контрагента готового начать обмен электронными документами. Высокая стоимость интеграции и не очевидные преимущества электронного юридически значимого документооборота становятся барьерами, из-за которых компании откладывают внедрение на потом. Хотя, всегда можно начать работу без интеграции с собственной учетной системой используя клиентское рабочее место предоставленное оператором и уже после наработки опыта оценить необходимость интеграции.

Какой совет вы могли бы дать коллегам, внедряющим ЭДО?

Воспринимайте любой проект по внедрению ЭДО, как ещё одну возможность уничтожения бюрократических преград на пути к достижению амбициозных целей вашей компании.

Подробнее ознакомиться с опытом АББ и задать собственные вопросы Вадиму Коровко вы сможете на конференции «Внутренний и внешний электронный документооборот», которая состоится в Москве 28-29 мая.

Ирина Экзархо

Комментарии