Александр Гнездилов: «Активное использование принципа PDCA (Планируй – Действуй – Проверяй – Воздействуй) повышает качество бизнес-процессов»

Александр Гнездилов, руководитель ОЦО ООО «АгроТерра» и спикер четырнадцатой конференции «Общие центры обслуживания – Саммит руководителей», рассказал CFO Russia об опыте использования аутсорсинговых услуг в ООО «АгроТерра». 

Каковы основные инструменты повышения эффективности бизнес-процессов в ОЦО?

Один из главных принципов повышения эффективности бизнес-процессов — это развитие системы бережливого производства, на основе применения таких инструментов, как 6С, визуализация, стандартизация, решение проблем, карты потока создания ценности.

Очень важна визуализация. У нас есть специальные доски: на одних отмечается поэтапное прохождение бизнес-процесса; на других досках содержится информация о достигнутых показателях сотрудников, а в случае отклонения от целевых показателей — информация о том, какие предприняты действия для достижения поставленных задач (так называемые контрмеры).

Следует отметить и такой инструмент как стандартизация процессов, т. е. составление понятной инструкции — стандарта, прочитав которую за пару минут, сотрудник смог понять, как ему действовать.

Каковы особенности контроля качества бизнес-процессов в ОЦО?

Очень важную роль мы отводим правильному целеполаганию — это основанное на стратегии компании четкое каскадирование задач сотрудникам всех уровней.

В набор ключевых показателей эффективности входят количественные, качественные показатели, а также финансовые.

В ОЦО мы используем 5-уровневую пирамиду KPI. На ее вершине находятся СТРАТЕГИЧЕКИЕ ЦЕЛИ КОМПАНИИ, далее цели руководителя ОЦО, чуть ниже цели начальников отделов, которые, в свою очередь, каскадируют цели ключевым и рядовым специалистам. В любой момент времени каждый сотрудник может просмотреть, насколько он продвинулся к своей цели и что еще ему нужно выполнить, какова его непосредственная роль в выполнении целей всей компании. Такая система помогает избежать ошибок, является очень понятной и мотивирующей.

Кроме того, очень активно используется так называемый принцип PDCA, цикл Деминга, по которому реализуются любые мероприятия: Планируй — Действуй — Проверяй — Воздействуй (Plan — Do — Check — Act) Его придерживаются сотрудники ОЦО, что существенно повышает качество бизнес-процессов.

Как выработать оптимальную планировку для повышения эффективности бизнес-процессов?

В ОЦО помимо четкой постановки целей и применения понятной системы KPIs, немаловажную роль мы отводим эффективному взаимодействию всех членов команды.

С целью сокращения срока прохождения процесса и исключения повторных согласований большинство сотрудников ОЦО размещены в так называемых ячейках. У нас есть операционные, бюджетные, закупочные ячейки, ячейки по продажам, т. е. рабочие места сотрудников, участвующих в ключевых процессах, расположены не по функциональному распределению или распределению по отделам, департаментам (как обычно принято), а по процессному распределению. Например, в закупочной ячейке работает специалист по закупкам, юрист, бухгалтер по учету ТМЦ и казначей. Основная цель такого планировочного решения, как я уже отмечал ранее, это исключение всех потерь, построение поточной системы прохождений бизнес-процессов.

Ирина Экзархо

Комментарии