Юлия Жувага: «Мы перевели учет из регионов в единый центр и снизили расходы на 40%»

Юлия Жувага, директор департамента финансов ГК «Дикси» и спикер Седьмой международной конференции «Общие центры обслуживания: организация и развитие», рассказала CFO Russia о централизации учетной функции в ГК «Дикси».

Юлия, расскажите, пожалуйста, как в ГК «Дикси» проходила централизация учета. Какие трудности возникали и как вы их решали?

В конце 2012 года мы стартовали с проектом централизации учетной функции в ГК «Дикси». В это же время в компании происходила юридическая реструктуризация (слияние юридических лиц), унификация системы учета и внедрение единых учетных стандартов.

На базе изменений мы решили перевести учет из регионов в единый центр учета. В результате этого мы получили вместо 8 региональных бухгалтерий единую централизованную службу. Общий эффект от данных мероприятий - снижение расходов на 40% (без учета роста бизнеса).

Основной сложностью было скоординировать все инициативы и связать параллельно идущие проекты в единую последовательность. Мы должны были придумать, каким образом организовать сбор первичных документов и оперативную их обработку из единого центра.

Здесь нет универсальных рецептов, подходящих для всех компаний. Но вот основные правила.

Схема работы бизнеса является основой для принятия решения. У нас 2 тыс. магазинов в 640 городах. Задача была - быстро и с наименьшими расходами организовать доставку и обработку первичной документации. Мы поняли, что точкой сбора документов может стать склад, откуда отгружаются товары. На складах были организованы центры сбора и первичной обработки документов.

Важно понимание сроков разворачивания и стоимости самого решения. Изначально у нас не было системы электронного документооборота и опыта работы с такого рода системами. Нам были важны сроки разворачивания нового процесса, мы решили отдать этот функционал на аутсорсинг более опытным провайдерам, которые помогли нам со своим ПО и участвовали в постановке самого процесса. Мы провели переговоры с крупными компаниями-архивными операторами, разработали совместно схему, где мы отвечали за сбор документов (доставка собственным транспортом), а партнеры - за их обработку и выкладку в электронный архив. Это позволило полностью отказаться от бухгалтерии в регионах и развернуть новую схему работы с документами на базе электронного архива в очень короткие сроки.

Понимая ограничения аутсорсинга, а также довольно высокую стоимость, мы приняли решение стартовать с собственным проектом по внедрению системы электронного документооборота. В перечень проекта мы включили:

1. Нормативная документация
2. Договора
3. Документы по недвижимости и объектам
4. Учредительные документы по юридическим лицам
5. Бухгалтерская документация
6. Кадровая документация

На текущий момент реализован этап 2, частично запущен этап 5 и в стадии работы находится этап 6.

По каким критериям выбирали систему автоматизации документооборота?

Основные критерии – стоимость решения и возможность его поддержки. Важен также и предложенный функционал.

Мы собрали первоначальные требования от бизнес-пользователей для проведения оценки выбора системы. При выборе системы были разработаны критерии принятия решений при выборе системы и веса для каждого из них:

1. Возможность интеграции с различными системами.
2. Опыт использования в других компаниях (преимущество - ритейл)
3. Удобство для пользователей (интерфейс)
4. Возможность самостоятельной настройки пользователями.
5. Анализ функционала по заявленным блокам

В качестве дополнительных преимуществ рассматривалась возможность использования системы на мобильных устройствах и работа с приложениями удаленно.

Важно также определиться не только с самой системой но и выбрать интегратора, имеющего опыт во внедрении такого рода продуктов.

Что посоветуете коллегам, которые задумываются о внедрении собственного проекта автоматизации документооборота?

Многие СЭД имеют большое количество возможностей. Ваш проект может превратиться в большую бесконечную инициативу. Всем известно - аппетит приходит во время еды.

Очень важно на первом этапе разделить проект на логические блоки и сделать оценку каждого из них с точки зрения экономического эффекта. На базе этого расставить приоритеты и последовательность этапов в проекте.

В начале проекта важно сформулировать требования и ожидания. И в ходе проекта возвращаться назад для понимания, насколько мы достигли ожидаемых эффектов. Это поможет правильно направлять усилия команды и вкладывать ресурсы в первую очередь в самые критичные блоки.

Более подробно познакомиться с опытом ГК «Дикси» и задать собственные вопросы Юлии Жувага вы можете на Седьмой международной конференции «Общие центры обслуживания: организация и развитие», которая состоится в Ярославле11-13 марта 2015 года.

Комментарии