Автоматизация аллокации затрат от Polymatica EPM компании SL Soft

Аллокация критически важна в методологии оценки прибыльности бизнес-направлений, подразделений, точек продаж, продуктов, клиентов и бизнес-процессов компании. Внедрение системы аллокации помогает решать задачи повышения прибыльности продуктов, управления тарифной политикой, оценки эффективности взаимодействия с клиентами и рентабельности сегментов бизнеса.

Распределение затрат используется компаниями для моделирования расходов, доходов и рентабельности объектов бизнеса как для плановых, так и для фактических данных. Такая автоматизация играет важную роль для компаний с большим объемом данных и сложной структурой затрат. Она позволяет упростить процесс аллокации, уменьшить вероятность ошибок и ускорить процесс принятия управленческих решений. Количество строк в итоговой таблице при автоматизированной аллокации может быть значительно выше, чем при ручном методе, что обеспечивает более детальное и точное распределение средств.

В целом процесс аллокации заключается в многократном перераспределении расходов с объектов-отправителей на объекты-получатели по определенно настраиваемым правилами. Например, объект-отправитель «офисное здание» аллоцирует расходы на объекты-получатели – подразделения, находящиеся в нем. В свою очередь на следующем шаге они переходят на своих получателей, например, ИТ-подразделение распределит расходы на поддерживаемые им ИТ-системы. А с ИТ-систем затраты перейдут на тех, кто их эксплуатирует. Расходы CRM-системы аллоцируются на подразделения коммерческого блока и т.д. Процесс будет происходить до тех пор, пока все расходы не окажутся на конечных объектах аллокации. Чаще всего это продукты компании или сегменты бизнеса, т.е. центры прибыли.

Существует два основных метода расчета аллокации, а также их комбинации:

Рис1. Основные методы расчета аллокации затрат. Оба поддерживаются в бизнес-решении Polymatica EPM-CA.

Управление процессом аллокации в автоматизированной системе – это выполнение поэтапной последовательности действий.

Для старта необходимо сформировать блок нормативно-справочной информации (НСИ) и набор справочников, которые представляют собой таблицы. Они содержат коды и наименования элементов (например, перечень подразделений компании), а также дополнительные атрибутивные признаки этих элементов (например, тип подразделений: производственные, административные, коммерческие и т.д.). Справочники структурируют данные из системы, обеспечивают их целостность и актуальность, упрощают настройку системы и анализ отчетов.

В процессе ведения учета организация фиксирует свои фактически понесенные расходы на неких объектах учета (на подразделениях, системах, проектах и т.д.). Они станут первыми объектами-отправителями затрат, и с них запустится цепочка распределения. Для этого пользователи загружают данные по первичным (бухгалтерским) расходам через файлы или интегрированные системы первичного учета. Также возможна настройка алгоритмов трансформации данных и проверка их на корректность перед попаданием в систему.

Процесс распределения происходит с применением логики в виде правил, настраиваемых для каждого объекта-отправителя. В правилах применяются драйверы – коэффициенты распределения, которые обычно отражают объем услуг, предоставляемых отправителями для получателей. Информация по драйверам может заполняться сотрудниками с помощью форм ввода в интерфейсе системы аллокации или загружаться из файлов и/или других смежных интегрированных систем. Драйверы – составная часть правил аллокации. 

Рис2. Пример распределения затрат офисного здания между расположенными в нем подразделениями пропорционально занимаемой ими площади

Для настройки правил аллокации необходимы три основных параметра: объект-отправитель, объекты-получатели, драйвер распределения. Для конфигурации первых двух параметров может использоваться комбинация аналитик. В примере ниже комбинация из трех аналитик – функция, МВЗ (места возникновения затрат) и проект – определяет точный однозначный бюджетный адрес в общей смете затрат компании. Он может стать объектом распределения.

Рис3. Пример фрагмента сметы расходов компании

Пользователь в рамках конкретного правила может выбрать необходимое количество этапов распределения с объекта. Например, на первом этапе при аллокации расходов с конкретного объекта недвижимости можно распределить расходы на категории площадей (полезная/сдаваемая в аренду/неэксплуатируемая), а затем во втором и последующих этапах аллоцировать суммы с каждой категории площадей на своих получателей, используя свои драйверы. При этом правило может состоять из одного этапа распределения, если этого достаточно пользователю для покрытия логики.

Также в пределах каждого этапа в конструкторе правил пользователь может назначать нужное количество полей для выбора объектов-получателей и ограничений (фильтров по аналитическому признаку получателей).

Все параметры в конструкторе правил выбираются из выпадающих списков, которые предлагает система на основании НСИ – есть поиск и возможность выбрать все элементы сразу.

Рис4. Фрагменты конструктора правил аллокации в бизнес-решении Polymatica EPM-CA

Таким образом в конструкторе пользователь задает «скелет правила» и заполняет его, выбирая значения параметров из выпадающих списков. Он может смоделировать полное соответствие бизнес-процессам компании, учесть многообразие связей между подразделениями, системами, продуктами, сегментами бизнеса и другими объектами учета. Настройка правил производится быстро и просто, что важно для своевременного принятия управленческих решений на основании результатов расчета аллокации.

Также система предоставляет возможность параметризации расчета аллокации – выбор типа МВЗ, версии, сценария, периода и других признаков. Пользователь может настроить критерии завершения процесса аллокации. Например, указать значение критерия материальности, при достижении которого расчет аллокации завершится. Обычно это уровень суммы, который для конкретного запуска аллокации является критически низким (несущественным). В случае использования циклического метода расчета можно указать количество циклов распределения – система будет производить расчет до тех пор, пока не достигнет заданного числа циклов. Оно задается исходя из количества переделов или этапов функционально-стоимостного анализа. Кроме того, доступен выбор необходимого набора аналитик, которые станут сквозными – сохранятся на протяжении всех этапов распределения (например, статья расходов).

Рис 5. Экран параметризации расчета аллокации в бизнес-решении Polymatica EPM-CA

В результате расчета аллокации генерируется таблица с миллионами или даже миллиардами строк данных. Далее, чтобы быстро интерпретировать полученные данные, они должны быть представлены в виде гибких отчетов под необходимую задачу. Такая функциональность присутствует в бизнес-решении аллокации затрат от Polymatica компании SL Soft. Отчет настраивается с помощью перемещения необходимых размерностей (аналитик) в столбцы или строки по принципу сводной таблицы Excel. Пользователям наглядно показан каждый шаг расчета аллокации. Также возможно строить визуализацию на основании табличного отчета с помощью различных виджетов. Это помогает определить наиболее важные аспекты среди огромного количества данных, оценить и визуализировать ключевые, влияющие на них, показатели и факторы, что в конечном итоге способствует формированию корректных выводов и принятию эффективных управленческих решений.

Аллокация затрат – сложный процесс, но внедрение таких бизнес-решений, как Polymatica EPM-CA не только автоматизирует его, но и обеспечивает предоставление точной и надежной финансовой информации о распределении затрат.

Рис6. Результат расчета аллокации в бизнес-решении Polymatica EPM-CA

Автор: Игорь Березницкий, Старший консультант отдела бизнес-решений Polymatica компании SL Soft

Реклама, ООО  «Полиматика Рус», ИНН/КПП 7721721509 / 772501001 Erid:2SDnjcQtxJe

Комментарии