Александр Осипов, ITI Funds: Как использовать предпоставочный факторинг

Предпоставочный, или предзаказный факторинг, – это финансирование фактором компании под уступку будущего денежного требования. Компания обязуется поставить покупателю товар и передать образовавшуюся дебиторскую задолженность на обслуживание фактору. После передачи задолженности предпоставочный факторинг трансформируется в классический. В этой статье Александр Осипов, финансовый директор ITI Funds, расскажет о преимуществах и особенностях предпоставочного факторинга, а также объяснит, какие документы нужно предоставить финансовому агенту.

Компания может использовать предзаказный факторинг наряду с другими продуктами финансового агента. Но нужно учесть, что такую услугу банки предоставляют редко. Как правило, ее оказывают специализированные факторинговые компании.

Кому стоит использовать предпоставочный факторинг

Он может быть интересен компании, которая соответствуют следующим критериям:

• работает по заказам покупателей на условиях отсрочки всего платежа или его части;
• финансово устойчива, и ее маржа по сделкам покрывает дорогостоящее финансирование по предпоставочному факторингу;
• операционный цикл сделки от заказа до поставки не превышает 120-180 дней;
• компании трудно финансировать большой заказ покупателя за счет собственных средств;
• исчерпала возможности привлечения более дешевого финансирования на пополнение оборотных средств;
• долго работает на рынке;
• в прошлом уже поставляла товар клиентам, которых предлагает фактору на обслуживание. Желательно, чтобы по этим клиентам полностью и корректно закрыли хотя бы один операционный цикл.

Также предпоставочный факторинг могут использовать поставщики, которым для исполнения заказов нужна предоплата либо оплата перед поставкой.

Какие преимущества дает предпоставочный факторинг

Предпоставочный факторинг – один из инструментов финансирования деятельности бизнеса. Благодаря ему компания может более рационально использовать денежные ресурсы и предотвращать кассовые разрывы.

Этот вид факторинга помогает исполнить сделку с покупателем, пусть и с меньшей прибылью, чем при финансировании из других источников. Что, в свою очередь, дает возможность сохранить или даже увеличить объемы деятельности. Особенно это важно в случае заказов покупателей с длинным операционным циклом, существенных по объему либо требующих предварительной оплаты поставщику в качестве аванса или оплаты перед отгрузкой. Кроме того, предпоставочный факторинг позволяет профинансировать другие операции по согласованной цепочке поставок (например, расходы на логистику товара, а в случае, если товар иностранный – его растаможка).

И наконец, предпоставочный факторинг позволяет финансировать рабочий капитал, даже если в компании нет необходимого обеспечения: основных средств, товара в обороте и так далее.

Каковы особенности предпоставочного факторинга

Предзаказный факторинг предусматривает целевое финансирование цепочек поставок и/или оплату поставщикам. Фактор заранее согласует схему сделки и будет внимательно изучать цепочку поставок от поставщика к покупателям. Он обязательно запросит договоры с поставщиком, покупателем, спецификации к ним, переписку и другие документы. Они помогут удостовериться, что заказы действительно размещены и подтверждены. Если по заказу уже происходили оплаты или поставки, фактор обязательно попросит предоставить копии соответствующих документов.

Кроме обязательства покупателя приобрести товар на условиях договора, никаких залогов у фактора нет. Его риски достаточно велики, поэтому такой инструмент обходится дороже прочих. Значит, его применение может привести к существенному повышению стоимости сделки.

Необходимо понимать, в каких случаях фактор вероятнее всего откажет в предоставлении финансирования:

• покупатель и поставщик входят в одну группу;
• покупатель отказывается подписывать уведомление о переуступке будущей задолженности фактору;

Предпоставочный факторинг сложнее классического. Поэтому он требует повышенного внимания со стороны поставщика: сверку задолженностей с факторинговой компанией, проверку размера комиссий, соблюдение сроков прихода товара и отгрузки его покупателю и так далее.

Поскольку после передачи задолженности предпоставочный факторинг трансформируется в классический, а их комиссии различаются, у поставщика и фактора могут возникнуть разногласия при определении комиссии фактора по одной сделке. Это стоит обсудить заранее и прийти к единой ставке либо четко определить дату трансформации одного продукта в другой.

Часто сумма фактических отгрузок оказывается меньше запланированной. В этом случае фактор просит вернуть сумму излишнего финансирования.

Как организовать взаимодействие с фактором

Схема работы по предпоставочному факторингу выглядит следующим образом:

1. Выбор факторинговой компании.
2. Обращение к фактору и предоставление ему необходимого пакета документов. (См. одноименный раздел).
3. Предоставление фактору документов по сделке с покупателем.
4. Оформление необходимых для получения финансирования юридических документов. (См. одноименный раздел).
5. Выдача фактором финансирования и контроль его целевого использования.
6. Передача фактору документов, связанных с исполнением заказа покупателя. (См. одноименный раздел).
7. Погашение дебиторской задолженности покупателем и возврат остатка средств компании.
8. Урегулирование остатка задолженности компании перед фактором по предпоставочному факторингу.

Выбор факторинговой компании

Составьте список всех факторинговых компаний. Для этого можно обратиться к рейтингам, составленным аналитическими компаниями, например, «Эксперт РА». В них перечислены все значимые российские факторинговые компании, у большинства из которых есть офисы в крупных городах. Они обслуживают дебиторскую задолженность покупателей по всей территории страны.

Если фактор обладает большим кредитным портфелем и ведет масштабную деятельность, то, скорее всего, у него широкая продуктовая линейка, и он может предложить финансирование по предпоставочному факторингу.

Для корректировки списка необходимо обзвонить факторинговые компании из него и вычеркнуть те, которые ни при каких условиях не будут работать с вашей компанией по продукту «предпоставочный факторинг». Причин тому может быть несколько:

• у фактора нет в линейке продукта «предпоставочный факторинг» или он отказался от него; если данного продукта у финансового агента нет, можно предложить ему разработать этот комплекс услуг совместно, но чаще всего он отказывается;
• компания неинтересна фактору из-за незначительных размеров деятельности;
• клиенты компании неинтересны фактору из-за малых объемов финансирования;
• фактор не работает с сектором рынка, на котором оперирует компания.

Желательно также заранее продумать очевидные минусы компании. К ним можно отнести имевшие место в прошлом дефолты по кредитам, судебные иски, реструктуризации задолженности, убыточные периоды, плохую платежную дисциплину клиента, которого рассчитывают передать на обслуживание по предпоставочному факторингу и прочие. Тогда вы сможете обсудить проблемную ситуацию с менеджером фактора при первом обращении. Менеджер, как правило, может сразу сказать о возможности предоставления финансирования. Нет смысла вести переговоры с фактором дальше, если он все равно выявит очевидные минусы, и вам откажут в сотрудничестве.

Обращайтесь сразу в несколько факторинговых компаний: устройте своеобразный тендер. С финансовыми агентами можно и нужно торговаться. Они нередко делают скидки, если понимают, что конкурент предложил лучшие условия.

Несколько факторов в портфеле компании снижают ее кредитные риски. Если один из них откажется финансировать сделку, можно быстро переориентировать ее на другого.

Ресурсы одного фактора могут быть ограничены – например, суммой лимита на одну компанию. В этом случае компания может расширить возможности финансирования своих операций, диверсифицировав кредитный портфель.

Обращение к фактору и предоставление ему необходимого пакета документов

Перед обращением к посреднику необходимо определить приблизительные объемы финансирования. Также нужен список основных клиентов, которых компания может отдать на обслуживание фактору, объемы операций по ним и операционные циклы по сделкам. Как правило, на этом этапе достаточно обмена информацией по телефону и электронной почте для принятия принципиального решения. В момент обращения фактор может озвучить ковенанты по ставкам и лимитам и прислать по электронной почте список документов, необходимых для принятия решения и подготовки договора.

Если предложение фактора в соответствии с ковенантами интересно для компании, то ее специалисты начинают подготовку документов по присланному фактором списку. Обычно этим занимаются финансовые менеджеры или другие специалисты финансовой службы компании при помощи бухгалтерии и юристов. Скорее всего, фактор захочет встретиться с руководством компании только перед подписанием договора на обслуживание.

Пакет документов может включать:

• заполненную анкету по форме фактора;
• правоустанавливающие и прочие документы на компанию: свидетельство о регистрации, свидетельство о присвоении ИНН, устав предприятия;
• документы, подтверждающие полномочия органов управления компании: протокол и приказ о назначении генерального директора. Либо другие документы, на основании которых генеральный директор осуществляет свои полномочия, приказ о назначении главного бухгалтера, финансового директора, копии паспортов генерального директора и главного бухгалтера;
• договоры с основными покупателями и поставщиками;
• договоры аренды офисных, торговых и складских помещений;
• бухгалтерские документы: бухгалтерская отчетность (формы №1 и №2) за последние 5 отчетных дат с расшифровками в виде оборотно-сальдовых ведомостей по счетам:
• 50 помесячно; 51, 52 в аналитике по расчетным счетам помесячно; 58 по видам финансовых вложений;
• 10, 40, 41 в аналитике по складам и номенклатуре;
• 01, 04 в аналитике по видам основных средств и нематериальных активов;
• 60, 62, 66, 67, 68, 69, 70, 75, 76, 79 в аналитике.
• управленческую отчетность компании за последние несколько лет (ОФП, ОПУ и ДДС).

У аналитиков фактора могут возникнуть вопросы по операциям компании. Поэтому нужно быть готовыми прокомментировать основные операции в прошлом – спады и неожиданный рост продаж, увеличение и снижение расходов, смены акционеров или генерального директора и так далее.

Фактор проверяет и анализирует предоставленные документы, определяет максимальный лимит финансирования компании. (Фактор может установить отдельный максимальный лимит на операции предпоставочного факторинга). После этого он выносит решение о заключении договора с компанией на рассмотрение кредитного комитета или его аналога. В случае положительного решения комитета финансовый агент и компания подписывают рамочный договор о факторинговом обслуживании. К этому документу подкрепляют дополнительные соглашения, в которых определяют условия финансирования по сделкам в рамках предпоставочного факторинга.

Предоставление документов фактору по сделке с покупателем

Для принятия решения о финансировании фактору потребуются:

• анкета покупателя;
• договоры и спецификации (заказы) к ним, в которых покупатель берет на себя обязательство принять товар компании и оплатить его;
• договоры и спецификации к ним, в которых поставщик берет на себя обязательство по поставке товара покупателю.

Также нужно будет пояснить историю взаимоотношений между компанией и каждым заказчиком: были ли случаи отказов от покупки, претензии по браку и прочие, как давно организация работает с покупателем, какие заказы последний размещал в компании и насколько качественно они исполнялись. Компания должна быть готова подтвердить информацию документально.

После анализа контрагентов компании фактор принимает решение, целесообразно ли работать с ними, и устанавливает следующее:

• лимиты на покупателей (максимально возможные суммы финансирования) по предпоставочному факторингу;
• процент финансирования;
• размер комиссии;
• срок регресса.

Эти условия обычно указывают в дополнительных соглашениях к основному договору.

Комиссия по предпоставочному факторингу почти всегда выше, чем по другим продуктам факторинговой компании. Отличие в размере комиссии между предпоставочным факторингом и классическим регрессным заключается в размере премии за риск. На практике разница ставок по сравнению с регрессным факторинг может достигать 20-30%. Финансовый агент закладывает в комиссию риски отмены заказа поставщиком, отказа со стороны покупателя, возвратов покупателем товара по любым причинам (брак, нарушение сроков поставки и так далее).

Фактор определяет размер своей комиссии по следующей формуле:

Расчет комиссии фактора производится по формуле

К = СТ_ф + РСХ + РСК

Пояснения к расчету

Используемые  обозначения	Расшифровка	Единицы   измерения	Источник данных
К	Размер комиссии фактора по предпоставочному факторингу	%	Результат расчета
СТф	Стоимость фондирования фактора	%	Ставка, по которой фактор привлекает средства для финансирования своей деятельности
РСХ	Расходы фактора	%	Норматив расходов фактора
РСК	Премия фактора за риск	%	Риски, в основном связанные с поставщиком. Например, с финансированием его сделки или сделок. В некоторых случаях связаны с покупателями, отраслью и другими факторами. Рассчитываются по результатам анализа рисков специалистами фактора для каждой компании отдельно

Оформление необходимых для финансирования юридических документов

После анализа документов и согласования условий фактор предложит подписать договор о факторинговом обслуживании вместе с дополнительными соглашениями к нему.

Перед выдачей финансирования фактор потребует следующие документы:

• подписание трехсторонних уведомлений об уступке права требования между фактором, покупателем и поставщиком;
• оформление реестра уступленных требований для передачи заказа покупателя фактору.

После передачи фактору оригиналов и копий оформленных документов он предоставляет финансирование.

Выдача фактором финансирования и контроль целевого использования

Финансирование фактор предоставляет не сразу, а в течение нескольких дней. Если сумма финансирования значительна, его будут перечислять траншами. После каждого транша фактор будет требовать копии документа о его реализации. Следующий транш поступит только после контроля целевого использования предыдущего.

Если оплаты будут идти через расчетный счет компании, открытый в банке по указанию фактора, то контролировать целевое использование фактор сможет через этот банк. В таком случае сумму финансирования могут предоставить полностью.

Передача фактору документов, связанных с исполнением заказа покупателя

По мере отгрузки товара покупателю в рамках профинансированного заказа необходимо оперативно передавать фактору оригиналы документов по этим отгрузкам. Документы передают в соответствии с реестром уступленных денежных требований так же, как и при классическом факторинге.

Необходимо выполнить следующие действия для оперативной передачи документов фактору:

Фактор вычитает сумму задолженности по отгруженному товару из сумм заказа покупателя и работает с дебиторской задолженностью в рамках своих стандартных процедур.

Погашение дебиторской задолженности покупателем и возврат остатка денежных средств поставщику

Получив от покупателя платеж, фактор вычитает из него сумму финансирования, свою комиссию и перечисляет остаток поставщику.

Компании желательно получать информацию от покупателей о платежах фактору. Обычно в договоре с фактором указан достаточно длительный срок возврата финансирования – одна-две недели. Зная о платежах покупателей финансовому агенту, можно добиться погашения им остатка задолженности в более сжатые сроки.

Если денежные средства компании в текущий момент не требуются, можно направить их на погашение задолженности перед фактором по другим сделкам и оптимизировать размер комиссии. Сделать это можно с помощью письменного обращения к фактору. Письмо на фирменном бланке организации с подписью генерального или финансового директора компании следует направить фактору по электронной почте.

Урегулирование остатка задолженности компании по предпоставочному факторингу

Если не удалось полностью исполнить заказ покупателя, возникает задолженность компании перед фактором.

Регресс по этому остатку задолженности наступает после окончания льготного периода, который фактор дает на урегулирование задолженности покупателю. Льготный период рассчитывают с самой поздней возможной даты поставки товара покупателю. У компании, как правило, есть время, чтобы принять решение по урегулированию задолженности перед фактором.

Если нарушаются сроки поставки, но компания понимает, что заказ покупателя будет выполнен полностью, есть смысл провести переговоры с фактором и перенести максимально возможный срок поставки на более позднюю дату. Вместе с тем важно понимать, что сдвинуть этот срок существенно, на квартал или полгода, вряд ли удастся. Речь может идти о нескольких неделях: уверенность компании в возможности поставки товара придется документально обосновать, как и уверенность в том, что покупатель примет товар, несмотря на задержку.

Когда компания понимает, что поставок товара по заказу покупателя больше не будет, она может погасить задолженность по предпоставочному факторингу собственными средствами в срок до окончания льготного периода. Либо можно обратиться к фактору с предложениями по урегулированию задолженности. При форс-мажорной ситуации на стороне клиента лучше не дожидаться окончания льготного периода и начисления крупных штрафов по высокой ставке, а вести диалог с фактором о взаимовыгодном разрешении проблемы. Компания может предложить фактору следующие варианты урегулирования задолженности.

• Рефинансировать долг за счет факторинга отгрузок другим клиентам компании. Такой вариант чаще всего и рассматривает фактор.
• Реструктурировать задолженность. Этот вариант всегда возможен, особенно если компания не может быстро погасить текущую задолженность. Фактор понимает, что взыскание просроченной задолженности по предпоставочному факторингу может занять много времени, и готов договариваться с компанией. Важен обоснованный план реструктуризации и способность компании неукоснительно соблюдать его.

Все операции закрытия задолженности по предпоставочному факторингу желательно предпринимать после проверки начислений и подписания акта сверки взаиморасчетов с фактором.

Александр Осипов, финансовый директор ITI Funds

Колонка Александра Осипова:

1.  Как группе компаний сэкономить на расходах на персонал

2.  Централизация функций группы через управляющую компанию как способ экономии расходов на персонал 

3.  Передача функций на аутсорсинг 

4.  Как рассчитать плановую себестоимость услуг компании

5.  Как использовать предпоставочный факторинг