Александр Осипов: Передача функций на аутсорсинг

Передача функции на аутсорсинг может сэкономить до 90% расходов на персонал функции и до 20% расходов на штат всей группы компаний, потому что предполагает сокращение всех задействованных в функции сотрудников. В прошлой колонке я рассказывал о преимуществах и недостатках такого подхода. В этой я подробнее расскажу, как перевести на аутсорсинг типовые функции.

Аутсорсинг функции бухгалтерского учета и отчетности

Другими словами, бухгалтерию группы компаний будет вести подрядчик. Именно он будет ответственным за организацию, правильность учета и представление отчетности. Однако проверять корректность первичных документов группа компаний должна самостоятельно. Поэтому назначьте ответственного за сбор первичных документов и их отправку аутсорсеру.

Перед передачей функции нужно организовать работу на удаленном сервере, чтобы все учетные специалисты работали в одной учетной базе данных. Также необходимо проработать договор об оказании услуг. Я предлагаю обязательно прописать в нем такие пункты:

• изготавливаемую отчетность подписывает исполнитель;
• реестр предоставляемых ГК документов;
• регламент обмена документами.

У подрядчика должен быть доступ ко всей информации о финансово-хозяйственной деятельности компании. Поэтому необходимо наладить с ним обмен электронными документами по принимаемым в компании решениям: приказами, распоряжениями, положениями и т.д.

Передача бухгалтерского учета и отчетности на аутсорсинг может снизить до 2-3% всех расходов компании на персонал и до 75% от стоимости функционального персонала. Более того, на 10-15% могут сократиться все расходы на исполнение этой функции в группе компании.

Аутсорсинг функции ИТ-сопровождения бизнеса

Для непрофильных компаний деятельность ИТ-подразделений очень часто является непрозрачной и непонятной. Поэтому группе компаний выгоднее передать подрядчику управление всей ИТ-инфраструктурой организации или её отдельными процессами.

Это решение позволяет получить обоснованное представление о стоимости функции и снизить затраты на нее. Иногда компаниям удается не только сохранить при этом качество ИТ-сопровождения бизнеса, но даже улучшить его.

Успешному аутсорсингу ИТ-процессов способствуют современный уровень развития ИТ-инфраструктуры (сети, программное обеспечение) и возможность удаленного управления компьютерами и серверами.

Для передачи на аутсорсинг можно рассмотреть следующие функции:

• системное администрирование;
• печать;
• администрирование баз данных;
• обслуживание компьютерного и серверного оборудования;
• программирование;
• сопровождение интернет-сайта.

Каждая из вышеназванных функций имеет свои особенности передачи на аутсорсинг, организации работы с аутсорсером и контроля результатов работы.

Прежде чем передать ИТ-процессы подрядчику проконсультируйтесь с опытным и незаинтересованным специалистом.

Вариантов решений в области ИТ-аутсорсинга много. Они могут отличаться стоимостью или порядками, поэтому важно принять качественное решение в отношении конфигураций применяемых ИТ-решений как с точки зрения капиталовложений, так и с точки зрения расходов на персонал по сопровождению.

Передача функции ИТ-сопровождения бизнеса на аутсорсинг может снизить до 2-3% всех расходов компании на персонал и до 50-75% от стоимости функционального персонала и до 10-15% от всех расходов на исполнение этой функции в компании.

Аутсорсинг логистической функции

Нет смысла оставлять часть логистической инфраструктуры в составе компании, поэтому, как правило, на аутсорсинг передаются все логистические функции:

• международная логистика;
• обработка входящего груза, хранение и комплектация;
• доставка до покупателя.

Перед их передачей оцените профессионализм и опыт исполнителя в этом направлении.

Для международной логистике нужно выбрать подрядчика, который сможет осуществлять полный цикл: транспортировка от поставщика до склада СВХ и страхование груза; таможенная очистка за брокерской печатью, транспортировка по РФ до склада компании. С ним и нужно подписать агентский договор, за соблюдением которого будет следить ответственный сотрудник в группе компаний.

У исполнителя обработки входящего груза, его хранения и комплектация должны быть необходимые ресурсы:

• доступный для клиентов компании склад, в котором выполняются все требования к хранению товаров;
• погрузчики, штабелера и другие средства механизации;
• современное программное обеспечение;
• WMS с необходимыми возможностями: ячеистым хранением, кроссдокингом, ТСД и так далее;
• квалифицированный персонал.

Для принятия решения изучите отзывы клиентов аутсорсера и протестируйте возможности исполнителя на небольшой партии товара. Только после этого налаживайте взаимодействие учетной информационной системы группы компаний с WMS исполнителя.

Аутсорсинг логистической функции может снизить до 10% всех расходов компании на персонал, до 90% от стоимости функционального персонала и до 50% от всех расходов на исполнение этой функции в компании.

Аутсорсинг производственной функции

Производственную функцию также можно передавать на аутсорсинг. В этом случае необходимые производственные операции могут осуществляться на другом производстве через механизмы производственной кооперации. Компания в этом случае получает экономию на заработной плате ИТР и АУП производства, не инвестирует средства в наращивание у себя ненужной производственной экспертизы, в пуск непрофильного и т.п. и снижает, таким образом, себестоимость продукции.

В современных условиях управление производственной себестоимостью сводится к управлению цепочками поставок. Производственное предприятие редко бывает полного цикла и покупает у поставщиков полуфабрикаты той или иной степени готовности. То есть производству имеет смысл оставлять у себя только те операции, которые:

• имеют для производства критическое значение. То есть без которых производство товара с необходимым уровнем качества может и не состояться;
• дешевле, чем на других производственных предприятиях с учетом логистики, амортизации инвестиций, транзакционных и временных издержек;

Все остальные производственные операции можно передавать на аутсорсинг и тем самым оптимизировать себестоимость.

Такое часто происходит в небольших масштабах в автомобильных сервисах, когда отдельные функции, например, ремонт автомобильных генераторов, отдают в партнерский сервис, который на этом специализируется.

Часто производства с высокой долей заработной платы в себестоимости отдают часть производственных операций в регионы и даже страны с низким уровнем заработной платы. В моей практике такое было, например, в легкой промышленности. Итальянские производители одежды и обуви переводили производства из Италии в Китай и страны восточной Европы. Российские производители часто закупают полуфабрикаты в Китае и Узбекистане, где стоимость труда значительно ниже, чем в России.

Другой пример – производители мебели. При ее производстве и установке требуется большое количество различной фурнитуры. Мне довелось участвовать в проекте по организации производства навески и рейки навески, которая используется для подвески шкафов на стену при установке мебели. Промышленный мебельный холдинг решил отказаться от покупки импортной фурнитуры (в России на тот момент ее не изготавливали) и не стал разворачивать производство у себя, так как это потребовало бы наращивания экспертизы в пластиках. Вместо этого он организовал поставки с использованием производственной кооперации. В результате стоимость этой фурнитуры снизилась более чем в 2 раза от ранних закупочных цен.

Налаживание производственных связей – дело небыстрое и хлопотное. Ведь если партнер ненадежный, то будут потери качества и времени, что может поставить под угрозу выпуск основной продукции. Поэтому выбирать производство нужно по следующим правилам:

1. Постоянно общаться с производственниками в интересующей области, участвовать в выставках и профильных конференциях. Создавать таким образом лонг-лист потенциальных партнеров.

2. Очень тщательно анализировать потенциальных партнеров. Анализировать репутацию, производственные возможности и экспертизу, качество выпускаемой продукции, технологический потенциал и уровень производственной культуры. В результате собирать шорт-лист потенциальных партнеров.

3. Не переводить сразу большие объемы заказов на поставщиков по производственной кооперации. Лучше делать это постепенно. Учиться работать с партнером. Налаживать необходимый уровень взаимодействия и доверия.

На оптимизацию производственной себестоимости с использованием производственной кооперации может потребоваться значительное время, иногда несколько лет.

Александр Осипов, независимый эксперт

Колонка Александра Осипова:

1.  Как группе компаний сэкономить на расходах на персонал

2.  Централизация функций группы через управляющую компанию как способ экономии расходов на персонал 

3.  Передача функций на аутсорсинг 

4.  Как рассчитать плановую себестоимость услуг компании

5.  Как использовать предпоставочный факторинг