Максим Астахов, «Интерсофт Лаб»: Пора переводить бюджетирование на специализированное отечественное ПО

Российские банки все еще применяют excel-таблицы для бюджетирования, не желая отказываться от привычного инструмента и, ожидая, вероятно, потепления политического климата.

Однако надеяться на уменьшение санкционных ограничений не стоит. Надежнее расстаться с примитивными технологиями и приступить к решению давно назревших задач цифровизации управленческих процессов на базе отечественного специализированного ПО из Реестра российских программ для ЭВМ и БД. Сегодня в нем представлено не менее 7 систем бюджетирования для финансовой отрасли, в их числе приложение «Бюджет хозяйственных расходов» от компании «Интерсофт Лаб», предназначенное для автоматизации планирования, контроля и фактического учета административно-хозяйственных расходов.

Электронные таблицы способны поддержать только упрощенные модели бюджетирования банка. По факту финансовые департаменты подготавливают с их помощью только смету с ограниченной детализацией статей и составом аналитики. Нереализованными остаются важнейшие бюджетные процессы, которые действительно обеспечивают прозрачность расходов и помогают их оптимизировать: коллективная подготовка детального бюджета с любым количеством аналитических разрезов, оперативный бюджетный контроль платежей, автоматизированный учет факта, план-факт анализ расходов и др.

Сейчас самое время исправить эту ситуацию и перейти на отечественное ПО, чтобы обеспечить импортозамещение и решить самые актуальные задачи бюджетирования:

Наладить быструю подготовку адекватного работающего бюджета

Ежегодно на подготовку в электронных таблицах хозяйственной сметы с ограниченной аналитикой финансовые департаменты банков могут тратить до 3х месяцев. При этом получают бюджет, который не помогает эффективно управлять расходами.

В сегодняшних условиях мало иметь бюджет с обобщенным составом статей, он должен быть детальным и работать на бизнес-цели. Поэтому стоит привлечь к бюджетированию подразделения, отвечающие за достижения целевых установок и расходы. С табличным редактором автоматизировать коллективные процессы планирования практически невозможно, для этого нужна система бюджетирования. Она позволит задавать и контролировать регламент планирования, проводить заявочные кампании подразделений, оперативно согласовывать расходы между участниками бюджетирования с использованием электронного документооборота, автоматически консолидировать бюджеты обособленных единиц.

Практика показывает, что провести в банках заявочную кампанию и коллективно спланировать детальный бюджет с использованием специализированного решения, такого как приложение «Бюджет хозяйственных расходов» от «Интерсофт Лаб», можно всего за 3-4 недели.

Обеспечить оперативный контроль расходов

Процессы бюджетного контроля платежей остаются нереализованными при использовании табличных технологий. Это означает, что соответствие плановых и реальных расходов банка будет недостижимо.

Бюджет в таблицах практически бесполезен для оперативного контроля расходов. Только специализированная система автоматизирует проверку всех платежей по бюджету, предотвратит превышение запланированных лимитов и нецелевое расходование средств.

Кроме того, например, приложение «Бюджет хозяйственных расходов» позволит использовать при планировании данные хозяйственных договоров, зарезервировать суммы под платежи по ним на соответствующих бюджетных статьях, автоматически инициировать платежи по установленным графикам.

Поддержать регулярный мониторинг исполнения бюджета и его своевременную корректировку

Чтобы эффективно управлять расходами, важно своевременно получать данные о фактических расходах и сопоставлять их с планами. С электронными таблицами подготовка «план-факт» отчетности выливается в сложный и трудозатратный процесс. Он выполняется не чаще, чем 1 раз в квартал, иногда и реже. Рассчитывать на оперативное влияние на расходы не приходится, постфактум можно столкнуться с перерасходом бюджета и нехваткой запланированных ресурсов.

Система бюджетирования будет автоматически учитывать фактические расходы банка, позволит провести план-факт анализ исполнения бюджета в любой момент и выполнить необходимые корректировки: допланирование, секвестирование и др.

Эффективная система бюджетирования поддержит принятые в банке подходы к учету фактических расходов. Например, приложение «Бюджет хозяйственных расходов» предложит оба метода учета расходов: «по кассе» и «по начислению». Для формирования фактического бюджета приложение может получать данные из АБС: при учете кассовым методом - данные о выполненных платежах/оплатах, при учете «по начислению» - данные о совершенных операциях (выполненных услугах/отгруженных товарах).

Добиться прозрачности бюджетных процессов и расходов для руководства

В отличие от электронных таблиц, специализированное ПО обеспечит прозрачность всех процессов бюджетирования и автоматически проконтролирует регламент их исполнения. Руководство всегда сможет увидеть на каком этапе подготовки и согласования находится бюджет или отдельная заявка, ответственных лиц, вносящих изменения и визирующих документы.

Детальная бюджетная информация о плановых и фактических расходах будет доступна для руководства в любое время, дожидаться квартальных или годовых отчетов не придется. Данные для оценки «план-факт» отклонений, процента использования плановых средств и других показателей будут представлены в наглядном виде в разрезе необходимой аналитики.

Так в приложении «Бюджет хозяйственных расходов» отчеты по исполнению бюджета можно анализировать по бизнес-направлениям, подразделениям, проектам и др. Бюджетные данные руководители смогут просматривать в интерактивных OLAP-отчетах, в которых удобно углубляться в показатели и оценивать их с разных сторон.

***

Приступать к внедрению специализированной системы лучше за 6-8 месяцев до старта бюджетной кампании. Так банк успеет перестроить свои управленческие процессы, обучить персонал и протестировать решение, чтобы быть во всеоружии к следующему периоду планирования.

Максим Астахов, руководитель коммерческого офиса «Интерсофт Лаб».

Комментарии