Автоматизация распределения расходов на реализации в 1С:ERP

В экономических реалиях конкурентного бизнеса, когда заемные финансовые активы стоят дорого, а собственные средства ограничены, предприятия вынуждены не только выявлять резервы, оценивать риски прибыли и убытка, но и управлять этими параметрами в зависимости от рыночной ситуации.

Для качественного управления руководству компаний необходимо оперативно оценивать текущий финансовый результат от конкретных сделок, направлений, номенклатурных групп. Помочь в этом может система адресного учета расходов и результатов их распределения.

Так, для финансового менеджмента предприятия важно по определенной номенклатуре видеть конечный финансовый результат от ее производства и реализации: какую получили выручку, какова себестоимость, какие заплатили невозмещаемые налоги и какие понесли накладные (косвенные) расходы, то есть как они отнесены на каждую реализацию. Это дает возможность проанализировать, есть ли отклонения от запланированных значений, оценить их существенность и обоснованность.

Для коммерческих отделов для определения рентабельности продаж все большую актуальность приобретают привязка к единице продукции и распределение накладных расходов на конкретный список продаж. Например, на определенную проданную номенклатуру или бренд, канал сбыта или зону доставки, а не отнесение целиком на 44 счет в разрезе типовых статьи расхода и подразделения с последующим списанием общим котлом на финансовый результат на счет 90.07. Им также необходимо обосновывать расходы, понесенные в рамках незапланированных мероприятий, которые уменьшили маржинальность продажи. Такие расходы должны, как минимум, приводить к увеличению количества продаж либо к удержанию рыночных позиций в периоды нарастающей конкуренции.

Сегодня классические накладные расходы, как коммерческие, так и некоторые управленческие, занимают в структуре финансового результата продаж существенную долю, у некоторых компаний — превышают себестоимость. Адресный учет затрат позволяет руководству предприятий в каждый момент времени точно знать запас прочности и за счет маржинальности более гибко управлять жизненным циклом конкретных позиций ассортиментного ряда. Это также дает возможность планировать расходы на управление и продвижение как определенных товаров, так и целых направлений деятельности.

Сложности

Однако не все способы распределения затрат, нужные для руководства компаний, можно реализовать с помощью типового инструментария даже таких флагманов отечественных учетных систем, как «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:ERP. Управление холдингом».

Задача получения конечного финансового результата от конкретной продажи еще больше усложняется для холдингов, между предприятиями которых осуществляются внутригрупповые операции.

Распределение затрат на реализованную продукцию в 1С:ERP в соответствии с потребностями компании

Группа компаний «КомЛайн» разработала механизм для нестандартного распределения накладных (косвенных) расходов в 1С:ERP и анализа деятельности предприятия вплоть до конечного финансового результата по конкретному документу реализации.

Задача 1. Распределить накладные расходы согласно выбранным критериям и на определенные реализации

Существуют накладные расходы, которые распределяются не только котловым методом и отличаются друг от друга базой распределения. Какие-то затраты распределяются на все пропорционально себестоимости, какие-то — на все пропорционально количеству или на все пропорционально другим параметрам: весу, объему — что изначально предусмотрено в учетной системе. Но могут быть дополнительные уточнения — на что именно согласно выбранному правилу распределить расходы.

Например, сотрудники коммерческого блока предприятия точно знают, что 100 тыс. руб. они потратили на продажи некоей группе клиентов. И они хотят видеть аналитику, которая бы отражала, что этот расход распределился на продажу только данным покупателям, а не всем подряд.

Задача 2. Распределить затраты не только по организации, но и по холдингу

Стандартный механизм 1С:ERP позволяет распределить расходы только по организации. Для группы торговых компаний, даже если будет налажен механизм распределения на конкретного клиента, необходимо добиться, чтобы эти затраты, независимо от центра возникновения, распределялись на все продажи ему от всех организаций холдинга.

При этом с целью элиминации внутригрупповых операций нужно использовать документы первичного попадания расходов в холдинг и исключить внутренние продажи и закупки. Это необходимо, чтобы сделать удобным адресный учет расходов, перевыставляемых юридически выделенным подразделениям холдинга, которые отвечают за организацию продаж по соответствующему направлению.

Как это работает

1С:ERP обладает рядом типовых регистров, где хранятся данные в том виде, который необходим для правильного ведения регламентированного (налогового и бухгалтерского) учета и узкого круга управленческих характеристик.

Из этих регистров информация собирается и перекомпонуется в управленческие категории. При этом дополнительные ресурсы в процессе внесения данных в систему (о продажах, зарплате, расходах) не нужны — все необходимые параметры участники учета указывают в аналитике. Это удобно и не усложняет их работу.

Затем через разработанную систему автоматизированного рабочего места (АРМ) и регистров расходы распределяются на продажи, реквизиты которых были указаны при регистрации в системе факта расхода.

Определение критериев распределения затрат — пропорционально какому показателю необходимо распределять расходы

Выбор критериев распределения для каждого предприятия индивидуален.

В базовом функционале 1С:ERP предусмотрены 4 варианта: себестоимость, количество, вес, объем.

Доступны и другие варианты. Например, распределение расходов можно вести пропорционально:

Выбор базы распределения накладных расходов в 1С:ERP

База распределения — этот набор составных аналитик, по элементам которых разработанный механизм отбирает продажи, на которые необходимо отнести затраты.

Если, например, в аналитиках указано, что этот расход — по номенклатуре №1 и клиенту №2, то механизм соберет все продажи номенклатуры №1 клиенту №2 независимо от организации, с которой они производились, и распределит данный расход непосредственно на эти строки.

Рис. Пример составной аналитики — элемента организации адресного учета

Результаты автоматизации распределения затрат в 1С:ERP

В результате реализации описанного механизма ежемесячно собираются и сохраняются в системе детализированные данные по финансовому результату по каждому документу продажи в разрезе всех статей расходов.

Возникает база для формирования статистических отчетов по любым используемым в регистре аналитикам.

Расширяются способы использования типовых объектов «1С:ERP. Управление холдингом»: отчетов, бюджетов.

Рис. В каждой укрупненной группе статей настраиваются расшифровывающие поля PnL отчета 

Становятся доступными:

Менеджмент получает необходимую информацию для принятия своевременных управленческих решений в области ценовой политики, товарной стратегии и дистрибуции.

О компании

Группа компаний «КомЛайн» — разработчик программных продуктов на платформе 1С, интегратор и официальный партнер фирмы «1С». Занимается комплексной автоматизацией предприятий. 

В портфолио группы — более 50 проектов внедрений корпоративных систем учета и управления на крупных предприятиях пищевой промышленности (по переработке молока, производству хлебобулочных изделий, алкогольных напитков), ТЭК, индустрии строительных материалов на территории Российской Федерации и стран СНГ.

Реклама. ООО «ВЦ КОМЛАЙН», ИНН: 1659146282. Erid: 2SDnjcz37nz