Откажитесь от Excel для бюджетирования

До сих пор 9 из 10 российских банков готовят бюджеты в электронных таблицах Microsoft Excel. Но они, как и другое иностранное ПО, несут угрозу безопасности банковских данных и подлежат импортозамещению.

К тому же, Excel-таблицы – не лучший выбор для бюджетирования:

Все эти проблемы отсутствуют в специализированном ПО для бюджетирования. Примером такого ПО является приложение «Бюджет хозяйственных расходов» от российской компании Intersoft Lab. Приложение внесено в реестр российских программ для ЭВМ и баз данных и рекомендовано для импортозамещения.

Приложение автоматизирует полный цикл хозяйственного бюджетирования, включая планирование бюджета, оперативный контроль его расходования, фактический учет и план-факт анализ затрат. В его составе поставляются два автономных модуля – для поддержки сметного планирования и для реализации контроля и учета исполнения бюджета. Это дает возможность автоматизировать эти процессы в любой последовательности, начиная с того, где электронные таблицы справляются хуже.

Модуль планирования позволяет вести подготовку бюджета АХР в разрезе любого набора аналитик. С его помощью можно поддержать принятую методику планирования: от потребляющих подразделений, от договоров, на основании бюджетов сметообразующих подразделений, или интегрировать эти подходы в одной бюджетной кампании. При этом значения по статьям бюджета можно заполнять данными из заявок подразделений или договоров автоматически в отличие от таблиц, где возможности пользователя ограничены ручным вводом значений в ячейки.

Для поддержки коллективной работы с заявками и другими бюджетными документами в интерфейсах модуля может работать неограниченное число пользователей, наделенных соответствующими правами. Это существенно ускоряет проведение бюджетной кампании.

Все изменения, вносимые в статьи расходов, автоматически фиксируются, обеспечивая «аудиторский след». Другими словами, всегда можно разобраться, как в итоговом бюджете появилась та или иная цифра, кто ее автор и пр.

Для согласования заявок и бюджетных документов используется встроенный электронный документооборот (ЭДО). С его помощью можно задать необходимые маршруты для их согласования и визирования, назначить пользователям права на доступ к этапам документооборота, определить, какие операции с заявками и бюджетными документами они могут выполнять, к каким аналитиками иметь доступ и пр. Все это делает процесс бюджетного планирования прозрачным для всех участников, упорядоченным и управляемым. В любой момент можно определить статус документа: на каком этапе согласования он находится, кто и когда его уже согласовал, чья виза ожидается и т.д. Это помогает своевременно отслеживать отклонения от бюджетного регламента и оперативно устранять нарушения.

В составе модуля поставляется готовая функциональность для внесения ежеквартальных корректировок в план: секвестирования, допланирования, перераспределения расходов. С помощью текущих корректировок можно «перебрасывать» суммы между статьями и аналитиками внутри квартала. Все операции по настройке конкретной корректировки, их запуску и пр. осуществляются в визуальных интерфейсах, без программирования.

В модуле предусмотрена возможность планировать резервы на непредвиденные расходы, чтобы затем, на этапе исполнения сметы, было можно осуществлять платежи за счет резервов и платежи «сверх бюджета».

Реализована автоматическая консолидация бюджетных документов в сводные бюджеты в разрезе необходимых аналитик. Это исключает ошибки ручной консолидации, экономит время на их поиск и исправление.

Модуль контроля исполнения бюджета предназначен для работы с распоряжениями на платежи и учета фактически совершенных оплат. Распоряжения могут заполниться вручную, автоматически генерироваться по заключенным договорам, загружаться из внешних источников и пр. При вводе распоряжения на платеж автоматически проверяется, не допущено ли превышение остатков по статьям, по которым эти распоряжения заведены, с учетом сделанных платежей и резервов. Это гарантирует, что расходование средств будет вестись строго в соответствии с утвержденной сметой АХР.

Для автоматизации процессов согласования распоряжений на платеж используется ЭДО. С его помощью настраиваются маршруты согласования документов и контролируется их соблюдение. Для расходов «сверх бюджета» и крупных платежей можно также задать схемы согласования платежей «по запросу» – для получения дополнительных виз руководителей. Все это ускоряет процесс согласования, повышает бюджетную дисциплину и эффективность контроля расходов.

Для передачи информации о необходимости выполнить платежи, а также для последующего учета исполненных платежей и формирования план-факт отчетности в модуле предусмотрены шлюзы для интеграции с учетными системами, эксплуатируемыми в банке. Для этого настраивается автоматическая передача в АБС данных платежных поручений, сформированных в модуле по согласованным распоряжениям на платежи, а из АБС – данных об оплате и автоматическая квитовка распоряжений на платеж с фактическими платежами. На основании последних автоматически рассчитывается фактическая смета. В результате план-факт отчетность, отчеты по динамике бюджета расходов и другие отчеты могут быть получены из системы бюджетирования оперативно – по первому требованию.

В заключение добавим, что приложение защищено от «несанкционированных действий» со стороны пользователей. Вносить изменения в его настройки: подключать новые рабочие места и пользователей, настраивать формы бюджетных документов и цепочки их согласования, конфигурировать пользовательские меню и пр. – могут только сотрудники банка, наделенные соответствующими правами. За развитие ИТ-решения отвечает его поставщик, а заказчику предоставляется комплект документации по работе и администрированию системы.

Архитектура приложения выбрана таким образом, чтобы обеспечить оптимальное быстродействие при выполнении ресурсоемких операций, таких как консолидация, и высокий отклик при одновременной работе пользователей. Крупнейшая на сегодняшний день инсталляция – порядка 2000 рабочих мест.

Максим Астахов, руководитель коммерческого офиса компании Intersoft Lab

О компании:

Intersoft Lab – ведущий отечественный разработчик хранилищ данных и систем управления эффективностью и рисками банковского бизнеса. Компанией реализовано свыше 250 проектов в банках России и СНГ.

RCPM-платформа «Контур» собственной разработки компании – основа для цифровизации процессов планирования, прогнозирования и бюджетирования, управленческого учета, расчета трансфертной стоимости ресурсов и аллоцирования расходов, подготовки обязательной и риск-отчетности.

Решения компании для риск-ориентированного управления банковской эффективностью – полноценная альтернатива зарубежным системам. Прикладное ПО «Контур» включено в Реестр отечественных программных продуктов.

Реклама Pb3XmBtzt6VM2F1Nd7e9uhZYiUHT3WMyWezpP5Y

Комментарии