Как избавить бухгалтерию от рутины без регистрации и смс

Как организована работа с бухгалтерскими документами в вашей организации? Точно ли сейчас работа с документами в бухгалтерии организовано оптимально, а сотрудники департамента делают именно свою работу, а не перебирают бумажки? А можно как-то по-другому, без ежеквартальных авралов?

Попробуем решить задачу.

Дано: организация с распределенной структурой. Головной офис находится в Санкт-Петербурге, плюс 4 производственные площадки и 4 склада в разных регионах. Обмен бухгалтерскими документами в 60% случаев осуществляется на бумаге, всё остальное – в электронном виде. Бухгалтерия центрального офиса обрабатывают более 10 000 пакетов документов, что требует времени. При передаче оригиналов между филиалами и офисом всегда есть риск потери первичных документов. Однако, обработка документов, полученных через ЭДО, тоже требует дополнительного расследования. Нужно найти, кто заказывал услугу/товар, узнать, насколько качественным был результат, можно «закрывать» документы или еще рано. Из-за трудоёмкости процесса обработки документов персонала в штате компании больше, чем требуется. Квалифицированные работники бухгалтерской службы вынуждены делать простую работу по работе с документами, вместо того, в чём они действительно сильны.

Дополнительно любой запрос ФНС требует мгновенных и больших трудозатрат для подготовки ответа и сбора документов.

Вопрос: точно ли сейчас работа с документами в бухгалтерии организовано оптимально, а сотрудники департамента делают именно свою работу, а не перебирают бумажки? А можно как-то по-другому?

Процесс документооборота в текущем виде

Все бухгалтерские документы поступают в департамент, где проверяются, регистрируются в учётных системах. Потом бухгалтеры готовят финансовые документы. А после проведения платежей в учётной системе отправляют полученные документы в архив, чтобы в будущем, при запросе налоговой, аудиторов или даже банка, найти нужный документ, отсканировать и ответить на запрос.

Если документ был получен в филиале, то он проверяется на месте. Чтобы ускорить оплату по обязательствам или подготовку отчетности центральный офис получает скан документа. Все документы из филиалов отправляются в центральный офис, где повторяется процедура с их обработкой, отметкой в учётной системе и отправкой на хранение в архив.

Имеем следующие проблемы:

1. Дублируется работа с обработкой бухгалтерских документов в филиалах и в центральном офисе.
2. Процесс обработки документов трудозатратный, требует значительных ресурсов квалифицированных работников.
3. Поиск документов в бумажном архиве при запросе налоговой, аудиторов или банка требует еще больше трудозатрат на поиск, сканирование и отправку.

В результате рабочее место бухгалтера выглядит примерно так:

Процесс документооборота по-другому

А если операторы, которые получают документы в филиалах, будут сразу их проверять, регистрировать, и даже отправлять на хранение в архив, но не бумажный, а электронный архив? Тогда все документы будут собраны сразу в одном месте. Бухгалтерия избавится от необходимости повторной работы с документами. А при запросе налоговой все документы уже будут отсканированы и храниться в одном «виртуальном» месте, и останется найти только нужные для ответа на запрос.

Технически поддержать такой процесс можно с помощью электронного архива бухгалтерских документов. Он позволяет организовать хранение скан-копий бумажных документов и документов, полученных в ЭДО, искать нужные файлы за период, по контрагентам и другим параметрам. И выгружать только нужные документы.

Как строится работа бухгалтерской службы, если все документы будут храниться в электронном архиве «первички»?

Бухгалтер-операционист в филиале или центральном офисе создаёт в электронном архиве карточки комплекта документов:

1. Сканирует документы.
2. Проверяет корректность распознавания отсканированного документа и связки со счётом на оплату.
3. Подтверждает загрузку документа в систему.
4. Бухгалтер в центральном офисе проверяет карточки комплекта документов:
5. Проверяет корректность заполнения основных полей, при необходимости отправляет бухгалтеру-операционисты задачу на пересканирование или переоформление документов
6. Подтверждает оплату, готовит проводки.

Преимущества оцифровки документов и перевода их в электронный архив

1. Повышение производительности компании. Быстрый поиск документов.
2. Улучшение взаимодействия между департаментами. Автоматизация документооборота позволяет одновременно нескольким пользователям работать с одним и тем же файлом, а также осуществлять поиск по единой базе данных документов. Ускорение процессов поиска документов.
3. Оптимизация работы бухгалтерии. Внедрение системы позволяет оптимизировать нагрузку на персонал и функционально разделить работу.

Зона ответственности бухгалтерии не только в том, чтобы оплатить счета, отразить приход денег, выплатить заработную плату, вовремя сдать отчетность в налоговую, но и иметь обоснование в виде документа на каждую операцию. Но как сделать так, чтобы за бумажками оставалось время на работу, на творчество и чашечку кофе – это творческий вопрос. Электронный архив бухгалтерских документов - это один из путей реорганизации рутины. Как именно компании используют этот инструмент в ежедневной работе, как работает решение и как реализовать его в своей компании - расскажем на вебинаре 20 мая «Как освободиться от бумажного плена в бухгалтерии и начать работать?». Регистрация еще открыта. Узнайте ответы на свои вопросы про электронный архив за 1 час. Если вы не успели зарегистрироваться, то по ссылке доступна запись.

Комментарии