Чек-лист по виртуальным встречам

В предыдущем материале я рассказывал, как проявлять вежливость и внимание к своей команде во время виртуальных встреч. Как еще можно повысить эффективность онлайн-общения, чтобы перед каждой встречей ваши коллеги не думали: сейчас начнется какой-то ужас, опять ничего не будем слышать/видеть/понимать? Я подготовил чек-лист, который будет полезен тем, кто организует и проводит онлайн-встречи.

При подготовке к встрече

Разберитесь с техническими вопросами

1. Используйте программы для организации виртуальных встреч, позволяющие всем участникам видеть одну и ту же информацию. Выбирайте технологические средства, максимально отвечающие вашим потребностям.

2. Перед встречей потренируйтесь в использовании программы. Загрузите файлы, которые будете демонстрировать, и опробуйте все инструменты и опции, которыми собираетесь пользоваться.

3. Предложите заранее устроить краткий инструктаж, чтобы те участники, кто незнаком с технологией, чувствовали себя более комфортно.

4. Договоритесь, чтобы у вас был ассистент, который сможет ответить на технические вопросы и помочь участникам, если у них что-то пойдет не так.

5. Попросите участников, находящихся за компьютером, пользоваться наушниками с микрофоном.

Продумайте организацию встречи

1. Назовите поставленную цель, продукт, имена присутствующих людей, возможные проблемы и этапы в процессе встречи.

2. Составляя повестку дня, тщательно продумайте порядок этапов, инструментарий, начальные вопросы, способ записи, материалы и временные рамки.

3. Можно предложить участникам провести предварительный мозговой штурм и прислать вам идеи до начала встречи.

4. Перед встречей составьте список с именами и местоположением каждого участника встречи.

5. Если в одной географической точке находятся несколько человек, пусть они соберутся в переговорной или другом подходящем помещении.

Напоминайте участникам о мероприятии

1. Заранее разошлите уведомление о проведении встречи, включив в него описание цели и продукта, повестку дня и предлагаемые правила, а также необходимые раздаточные материалы.

2. Как и в случае живых встреч, укажите в уведомлении время сбора и время начала мероприятия. Сбор назначайте за 10-15 минут до начала, чтобы все подключились и были готовы немного заранее.

Следите за временем

1. При планировании встречи ограничьте ее повестку, чтобы уложиться максимум в час, – это позволит участникам все время быть сосредоточенными.

2. Запланируйте настройку компьютера и подготовку к встрече минимум за 15 минут.

В ходе встречи

1. При необходимости быстро проинструктируйте участников, незнакомых с технологией или отсутствовавших на предварительном инструктаже.

2. В начале встречи проведите перекличку: попросите участников представиться и сказать, кто где находится.

3. Начиная встречу, проинформируйте участников, заинтересуйте их, воодушевите и вовлеките.

4. Если в одном месте находятся несколько человек, назначьте помощника, который будет вашими глазами в комнате.

5. Управляйте встречей, предоставляя право голоса участникам.

6. Старайтесь обращаться к участникам по имени, чтобы помочь остальным связать имя с голосом.

7. Каждые 10-20 минут организовывайте какую-нибудь значимую для хода встречи интерактивную деятельность, затрагивающую всех. К распространенным видам деятельности относятся круговые обсуждения, техника «блиц-опрос», опросы, работа на доске и в малых группах.

8. При проведении встречи пользуйтесь теми же методами поддержания внимания и сбора информации, что и на живых мероприятиях.

На завершающем этапе

1. Завершая встречу, повторите все вопросы, решения и действия и напомните участникам о следующих шагах.

2. Напишите краткое содержание встречи сразу после ее окончания.

Вы можете расширить этот чек-лист, прописать важные нюансы и «отполировать» в соответствии с корпоративной культурой и целями вашей компании.

Сергей Журихин, проректор по повышению квалификации, МГУУ Правительства Москвы

Комментарии