Отчет о Втором Всероссийском ERP-форуме «Инвестиции и практика внедрения: максимальная эффективность» (день 2)

• Ближайшая конференция по ERP пройдет в октябре 2013 года в г. Москва – Пятый ERP-форум. 
• Чтобы приобрести материалы конференции, звоните по телефону +7 (495) 971-92-18 или по пишите по электронной почте events@cfo-russia.ru

Второй день форума начался с выступления Михаила Попова, финансового директора Технопарк-Центр. Доклад был посвящен использованию графических дашбордов для анализа и принятия решений высшим руководством компании. В компании уже несколько лет работает ERP-система собственной разработки, однако отчетам, формировавшимся в табличном виде, не хватало наглядности. Поэтому, готовясь к совещаниям, сотрудники тратили значительное время на составление визуальных презентаций в PowerPoint. При этом каждый специалист руководствовался своим пониманием того, как должна выглядеть «графика» – достичь в этой ситуации единства в представлении информации практически невозможно, что затрудняло восприятие данных. Поэтому потребовалось внедрить единое для всей компании решение для визуализации управленческих данных. Необходимо было получить эффективный инструмент для отслеживания выполнения KPI, обеспечить единство представления и единство восприятия информации по ключевым показателям, разгрузить сотрудников от работы по подготовке отчетов к правлению и совещаниям. Еще одной целью проекта было создание универсального ресурса, гарантирующего руководству круглосуточный online-доступ к управленческой и технической отчетности с минимальными затратами на разработки и интеграцию с действующей ERP-системой. После оценки и тестирования конкурирующих на рынке программных продуктов, выбор был остановлен на Synaptris IntelliVIEW. В результате внедрения этого продукта, занявшего всего три месяца, была получена платформа, интегрированная с ERP-системой и другими источниками данных, действующими в настоящий момент в Технопарк-Центр. Программа, интерфейсом которой служит окно стандартного интернет-браузера, позволяет визуализировать с помощью дашбордов более 250 ключевых показателей деятельности. Подведение ежемесячных итогов, ранее затягивавшееся на два рабочих дня, теперь занимает всего 5 часов. С поддержкой решения справляются всего два бизнес-аналитика ИТ-службы.

Своим видением того, как можно оценить эффективность внедрения ERP-системы, поделился Андрей Годунов, директор по ERP компании «Вымпелком», располагающий пятнадцатилетним опытом ведения ERP-проектов. «Наиболее очевидными показателями эффективности проекта служит соблюдение сроков и бюджета внедрения, - отметил Андрей. – Необходимо не только обеспечить запуск проекта, но также убедиться хотя бы на закрытии одного периода в том, что система работает без критических ошибок, а полученные с ее помощью отчеты могут успешно пройти внешний аудит. И наконец, должен быть достигнут количественно измеряемый, положительный экономический эффект от внедрения, превышающий стоимость системы». В качестве измеряемых показателей докладчик назвал сокращение складских запасов, уменьшение стоимости закупаемых товаров и услуг, снижение простоев производственных мощностей (за счет более точного планирования), а также уменьшение затрат на материалы. «Впрочем, измеряемые показатели для каждого бизнеса будут определяться спецификой той индустрии, в которой работает компания, - уточнил Андрей Годунов. – Если в индустрии нет складских запасов, то и измерять нечего».

Доклад Александры Феоктистовой, финансового директора компании «Мир детства» был посвящен автоматизации казначейства в рамках ERP-проекта. На протяжении нескольких лет казначейские операции компании велись в Excel и нескольких других не связанных друг с другом учетных системах (основной системой в компании была Axapta 2.5). Большой объем бумажных носителей приводил к регулярным поискам заявок, «потерявшихся» на одном из шести этапов утверждения. Если речь шла о срочных заявках, требующих оплат вне согласованных регламентом сроков, инициатор был вынужден самостоятельно «оббежать» всех утверждающих Проявление творчества инициаторами заявок при выборе цели платежа порождало ошибки в управленческой отчетности. Ведение управленческого учета и управления финансами в различных системах приводило к двойному вводу информации и расхождениям в управленческой отчетности и отчетности казначейства. В июле 2008 года руководством компании «Мир детства» было принято решение о переходе системы на новую версию Microsoft Dynamics AX – 4.0, а для автоматизации казначейской функции был выбран отдельный продукт Cash Flow Management. Решение автоматизирует бизнес-процессы инициации платежа, консолидации платежей, согласования платежей (включая контроль соответствия бюджету), формирования платежных документов, передачи платежей в системы «Клиент-банк». В процессе движения заявки на оплату осуществляется динамическое изменение статусов заявки. По ряду операций временные затраты снизились в несколько раз, во многих случаях процедуры, ранее занимавшие от 5 минут до часа и более, теперь мгновенно обрабатываются в системе. Кроме того, весь процесс согласования проходит в системе, а значит у инициаторов заявок отпала необходимость тратить рабочее время на хождение по контрольным инстанциям.

Особенности внедрения ERP в группах компаний рассмотрела в своем докладе Ольга Каменская, финансовый директор компании Cap the Capital. «Управление ресурсами – масштабный процесс, и прежде чем автоматизировать его, нужно понять, а является ли холдингом тот набор компаний, в которых предстоит внедрять ERP-систему. Нередко может оказаться, что перед нами разрозненные юридические лица, фактически не объединенные едиными бизнес-процессами, и в этом случае необходимость централизованного управления ресурсами может оказаться под вопросом, - отметила Ольга Каменская. – Если принято решение о начале ERP-проекта, то на начальном этапе следует уделить особое внимание созданию единого комплекса нормативно-справочной информации. Это особенно актуально, когда происходит консолидация в холдинг ранее разрозненных юридических лиц с собственными правилами ведения НСИ и большим числом наследуемых систем. Желательно создать обособленное подразделение НСИ, которое может поначалу насчитывать более десяти специалистов. Позднее, после года эксплуатации системы, его численность можно сократить до двух-трех человек». По мнению Ольги Каменской, внедрение единой ERP-системы для учета всех операций холдинга не всегда оправдано, поскольку на рынке представлены локальные решения, зачастую лучше справляющиеся со специфическими участками учета. На сегодняшний момент внедренцами накоплен достаточный опыт по интеграции решений различных вендоров, что позволяет объединить в единый учетный ландшафт практически любой набор системных компонентов.

Павел Белкин, руководитель департамента финансового и экономического планирования, «РусГидро», рассказал о проекте внедрения ERP в территориально- компании. Планы по объединению гидроактивов в единую бизнес-структуру были очерчены еще в 2006 году, тогда же началась разработка методологии учета для будущей компании. «Операционная компания «РусГидро», сформированная в конце 2007 года, - это исполнительный аппарат плюс двадцать филиалов, - описал структуру бизнеса Белкин. - Внедрение ERP-системы было частью большого проекта по реализации финансово-экономического управления и контроля в новом крупном холдинге, создававшемся “с чистого листа”». Четко определенных бизнес-процессов, гарантированно соответствующих задачам нового бизнеса, не существовало, и участники команды внедрения готовились к тому, что придется параллельно управлять изменениями сразу в нескольких направлениях – проводить анализ и изменение бизнес-процессов, проектировать систему и вносить в нее необходимые доработки. В таких условиях от программного решения требовалась максимальная гибкость. Поэтому в качестве ИТ-платформы была выбрана «восьмерка» от «1С». Это решение заслуженно считается «конструктором», который позволяет быстро модифицировать процессы учета при автоматизации. Еще одно важное требование, повлиявшее на выбор продукта, - обязательное соответствие бухгалтерского и налогового учета в системе требованиям российского законодательства. После пилотного внедрения в управляющей компании и четырех филиалах, в систему были внесены корректирующие изменения, и с 2008 года началась промышленная эксплуатация решения в масштабе холдинга. Для обеспечения необходимого уровня поддержки и дальнейшей модификации системы в компании создан собственный центр компетенций «1С».

Софья Морозова, генеральный директор компании «Контроллинг24» (экс-финансовый директор, Home Center) рассказала собравшимся об опыте внедрения ERP-системы на базе SAP Retail в компании Home Center. Одной из уникальных особенностей этого проекта можно считать то, что внедрение «с нуля» шло параллельно с созданием бизнеса Home Center в России. Израильская сеть строительных гипермаркетов вышла на российский рынок в 2006 году с амбициозными планами (открытие 15 магазинов за пять лет), причем команда управленцев сразу же была поставлена перед несколькими фактами. Во-первых, были уже закуплены лицензии на продукт novaRetail – это преднастроенное решение для автоматизации всех ключевых бизнес-процессов розничной торговли, включающее основную функциональность SAP for Retail и дополнительные специфичные для российских розничных сетей бизнес-процессы (например, комиссионную торговлю, сквозной учет по договорам с поставщиками, учет ГТД и дополнительные печатные формы). Во-вторых, был изначально определен интегратор (разработчик novaRetail). И наконец, в-третьих, жестко очерчены были временные рамки – ввод системы в эксплуатацию должен был состояться через 6 месяцев. По мнению Софьи Морозовой, проект был успешно реализован благодаря нескольким факторам. novaRetail не предполагает длительной и дорогостоящей фазы концептуального проекта, поскольку система основана на проверенных решениях, работающих в десятках розничных сетей по всему миру. Таким образом, внедрение было изначально ориентировано на использование «лучших практик». Кроме того, для методики построения бизнеса с нуля было выбрано верное пакетное решение: разработчик позиционирует novaRetail как продукт, рассчитанный на «быстрый старт». Наконец, ключевые управленцы компании-заказчика, включая финансового директора и директора по логистике, ранее участвовали в проектах автоматизации розничной торговли. Удачное сочетание перечисленных факторов позволило полностью внедрить систему в намеченный срок.

Форум продолжился докладом Дмитрия Зверева, вице-президента по экономике и финансам компании «Валента-Фармацевтика». Выступление было посвящено вопросам модификации действующей ERP-системы. «В «Валенте» с 2000 года используется российская система «Галактика», которая охватывает налоговый и бухгалтерский учет, управление финансами и платежный календарь, управление производственными процессами и обеспечение соответствия компании требованиям регулирующих органов, - описал Дмитрий Зверев учетную среду компании. – Несмотря на архаичность решения, оно пока устраивает компанию и служит источником данных для дополнительных надстроек. Одно из дополнений – это OLAP-приложение, позволяющее формировать управленческие отчеты в разрезе подразделений, видов затрат или мест их возникновения. Для составления МСФО-отчетности используется система финской разработки». Работоспособность этого набора редких систем обеспечивается достаточно нестандартным методом: на стадии внедрения «Валента» приглашала на работу одного из специалистов разработчика, который обеспечивал дальнейшую поддержку пользователей. Сейчас в компании разрабатывается CRM-приложение, призванное расширить функциональность учета. Впрочем, в компании существуют планы перехода на единую ERP-системы, однако проект откладывается до того времени, когда в отрасли будет законодательно введены стандарт GMP (Good Manufacturing Practice). Дело в том, что GMP предполагает качественно новый уровень управления компанией, включая более упорядоченную ИТ-инфраструктуру.

ИТ-директор российского подразделения Ford Игорь Ковалев рассказал о своей практике модификация ERP-системы при бурном развитии бизнеса. Основой для доклада послужил опыт внедрения корпоративной информационной системы на заводе Ford во Всеволжске. «На стартовом этапе, когда не было уверенности в финансовых перспективах завода, внедрение «тяжелых» и дорогостоящих ERP-решений западной разработки было нецелесообразно, - отметил Игорь Ковалев. – К тому же был негативный опыт белорусского Ford. Там внедрили ту же систему, что и в Европе, но несоответствие решения местному законодательству привело к многомиллионным налоговым штрафам. Поэтому для российского завода в качестве базовой платформы была выбрана система «1С», которую мы затем очень сильно модифицировали. В компании действуют неизменные стандарты для бизнес-процессов, поэтому пришлось менять программу. Например, уровень кастомизации бухгалтерского модуля составил порядка 90%». Даже с учетом масштаба изменений затраты на разработку и поддержку оказались минимум на порядок ниже, чем при внедрении глобальных решений, а все модули системы прошли сертификацию согласно требованиям штаб-квартиры Ford в США.

Темпы роста превзошли все ожидания – фактические финансовые показатели завода ежегодно превосходили цифры, заложенные в плане развития. Однако ИТ-отделу удалось полностью поддержать все инициативы бизнеса. Обеспечить необходимую скорость изменений в системе помог жесткий режим администрирования проекта. По словам докладчика, четкая процедура контроля не задерживает, а наоборот, ускоряет внедрение. Оформление заявок на внесение изменений в программу было обязательной процедурой: «Согласно корпоративной ИТ-политике, у любой системы есть два владельца: представитель ИТ-отдела и представитель бизнеса. Спецификация изменений – задача бизнеса, ИТ-отдел здесь только помогает, а затем реализует идеи, предложенные другими департаментами. Система удобна для пользователя именно потому, что пользователь участвует в ее развитии». Жесткое планирование, регулярный контроль и соблюдение границ заранее определенной области решения – факторы, позволяющие избежать информационного хаоса в период взрывного роста бизнеса».

В заключительном докладе мероприятии Мария Козлова, директор по управлению рисками и внутреннему контролю «СТС Медиа», поделилась с делегатами своим опытом внедрения программного продукта, разработанного американским вендором, не имеющим представительства в России. Хотя функционал продукта полностью удовлетворял требованиям заказчика, в отличие от систем, представленных на российском рынке, сложности с дальнейшей поддержкой выявили существенные минусы в таком подходе к выбору вендора.

• Отчет о первом дне Второго ERP-форума
• Отчет о ток-шоу "Распределение ролей при реализации ERP-проекта"

Участники Второго Всероссийского ERP-форума очень высоко оценили организацию мероприятия и содержательность выступлений. Вот некоторые из отзывов.

Кирилл Ворошилов, директор по экономике и финансам, «Выборгский судостроительный завод»

«Форум организован профессионально. Тема рассмотрена с разных сторон, интересные доклады. Думаю, форум реально помог в некоторых моментах, а также повлияет на готовящиеся решения».

Алексей Нестеров, директор по ERP-решениям, «1С»

«Спасибо за качественную организацию, интересные доклады, удобный формат».

Александра Феоктистова, финансовый директор, Мир детства:

«Форум получился емким и интересным. Спасибо!»

Ольга Яковенко, заместитель генерального директора, «Астрософт»

«Форум – отличная возможность обменяться опытом побед и ошибок при внедрении ERP: выборе решения, стратегии внедрения, методах управления процессом внедрения и оценке эффективности. Очень полезно было услышать точки зрения обеих сторон – Заказчика и Исполнителя. Вся полученная информация применима на практике, т.к. складывается понимание, так делать можно и хорошо, а по-другому – могут быть проблемы. Спасибо за качественную программу Форума!»

Игорь Ковалев,

«Интересный форум. Много практической информации»

Марина Филичева, генеральный директор, «Учетные технологии»

«Огромное спасибо! Организация, информация, актуальность – все отлично!»

Игорь Кочетков, руководитель направления по продвижению производственных решений, «1С»

«Замечательная конференция с оптимальным сочетанием полезной информации и деловых контактов. Живой стиль общения профессионалов, заинтересованный обмен мнениями по самым актуальным вопросам».

---

Материалы по теме: