Наталья Калашникова, «ВТБ-Лизинг»: «Не ориентируйтесь только на стоимость подписания документа при выборе оператора ЭДО»

Наталья Калашникова, руководитель проектов ЭДО, «ВТБ-Лизинг», и спикер Двадцатого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказала CFO Russia о критериях и сложностях при выборе оператора ЭДО.

По каким ключевым критериям стоит выбирать оператора ЭДО?

В целом все операторы ЭДО предоставляют качественный и конкурентоспособный продукт. Поэтому выбирать сервис необходимо после детальной оценки собственных потребностей и анализа стоимости услуг оператора.

При выборе оператора ЭДО не стоит ориентироваться только на стоимость подписания документа или пакета документов. Нужно также учитывать следующие базовые критерии: простоту и удобство интерфейса; стоимость регистрации (у некоторых операторов нужно оплачивать регистрацию каждого сотрудника), лицензий API (Application Programming Interface – программный интерфейс приложения), интеграционных модулей, дополнительного (не базового) функционала; популярность оператора у контрагентов; условия по сервису и поддержке.

В зависимости от дополнительных потребностей и особенностей бизнес-процессов в компании могут появиться дополнительные определяющие факторы. Например, является ли оператор участником распределенного реестра блокчейн (ЦПРР) по обмену МЧД (если предполагается регистрация МЧД через оператора ЭДО); поддержан ли в API требуемый функционал (если требуется интеграция с ИС компании); а также поддерживает ли особенности бизнес-процессов компании функционал оператора.

С какими сложностями может столкнуться компания при выборе оператора ЭДО?

На мой взгляд, уровень сложностей прямо пропорционален объему и количеству типов документов, которыми обменивается компания.

При большом объеме документов может возникнуть необходимость интеграции с учетными системами: нужно убедиться, что весь требуемый функционал может быть поддержан оператором (есть API или специальные модули), также потребуется привлечение технических специалистов.

При большом количестве контрагентов и подразделений нужно настроить типизацию и маршрутизацию входящих документов, чтобы снять с сотрудников обязанности делопроизводителя.

Также не стоит забывать: если оператор ЭДО контрагента отличается, необходимо настраивать роуминг отдельно с каждым контрагентом.

Какие инструменты позволяют снизить затраты на внедрение и использование современной системы ЭДО?

Неправильный выбор системы ЭДО может не только не упростить работу, но и вызвать бойкот со стороны сотрудников.

Перед тем, как приступить к непосредственному выбору системы, следует провести некоторую подготовительную работу, а именно аудит и оптимизацию текущих бизнес-процессов (если автоматизировать хаос, то получится автоматизированный хаос), уточнить требования и ожидания сотрудников, которые будут работать в системе, и только потом приступать к выбору.

При изучении вариантов систем следует обратить внимание, во-первых, на выбор low-code системы, поскольку использование коробочных решений системы ЭДО и минимизация кастомизации позволят сократить затраты на внутреннюю команду разработчиков. А во-вторых, на использование роботов, так как минимизация человеческого труда поможет высвободить ресурсы сотрудников.

Также нужно осуществить полный переход на новую систему ЭДО (перестать поддерживать старые решения, чтобы избежать задвоения затрат).

Задать свои вопросы Наталье и узнать больше об опыте «ВТБ-Лизинг» вы сможете на Двадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который состоится 23-24 мая 2024 года.

Елизавета Гета

Комментарии