Виталий Слободин, УК «РОСВОДОКАНАЛ»: «ЭДО должен помогать получать удовольствие от работы»

Справка о компании: «РОСВОДОКАНАЛ» – ведущий в России оператор в сфере водоснабжения и водоотведения, надежный партнер государства в модернизации коммунальной инфраструктуры регионов страны. Компания работает в 10 регионах РФ и обслуживает 7 млн пользователей.

УК «РОСВОДОКАНАЛ» стала победителем Конкурса и премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2023» в номинации «Внедрение года в сфере ЭДО». Регистрируйтесь и принимайте участие в Конкурсе и премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2024», который состоится с 1 июля по 17 октября 2024 года.

Основная информация о проекте

Проект инициирован 30 июня 2021 года. Функциональный объем проекта включает широкий спектр переводимых на ЭДО процессов: от договоров до списания товарно-материальных ценностей. При реализации проекта действующие корпоративные ИТ-системы объединялись в единый контур, что позволяло уменьшить объем необходимых инвестиций.

Мы практически сразу взяли курс на автоматизацию. Перейти на ЭДО относительно несложно, сложнее автоматизировать процессы и связать с учетными системами – это интересная и трудная задача. Кроме того, мы смотрим на процессы комплексно: одни процессы были вынуждены дорабатывать, поскольку они не ложились на ЭДО, а от других пришлось отказаться.

Общий принцип нашего проекта – не заставлять! Процесс перехода строился на понимании участниками проекта важности перехода на электронный документооборот.

Предпосылки начала проекта

Главная задача не сберечь деревья, главное оптимизировать процесс, сделать его удобным для пользователей: сократить объем операций, выполняемых вручную, снизить накладные расходы, минимизировать случаи потери документов, сократить время на старт бизнес-процессов без ожидания подписанного с двух сторон договора и первичной учетной документации.

Предпосылки проекта мы начали формулировать еще в конце 2019 года до формального старта проекта. В тот момент мы внедряли систему электронного архива для ОЦО и видели тонны документов, которые поступают в бухгалтерию и дальше в ОЦО, а также понимали, какое количество часов уходит на работу с этими документами.

Этапы реализации проекта

Мы начали заниматься подготовкой к проекту со второй половины 2020 года. До этого мы сформировали для себя идею и команду проекта, определили подход к его реализации, разработали функционально-технические требования для первого релиза, а также искали источники финансирования.

Первый релиз

ИТ-платформу ЮЗДО решено было внедрять в несколько релизов, потому что «методом большого взрыва» такой проект не сделать. Первый релиз мы реализовали с августа по декабрь 2021 года, первые электронные документы были сформированы в ноябре 2021.

В этот период проходило боевое слаживание команды, налаживание взаимоотношений с подрядчиками. Как итог, мы перевели в ЭДО договоры и входящую корреспонденцию (рекорд подписания договора с двух сторон – 5 минут), авансовые отчеты в части командировочных расходов и внутригрупповые операции.

Второй релиз

После первого релиза мы сделали паузу, и в апреле 2022 года ушли на второй релиз. Перевели в электронный вид внутренние документы по работе с ТМЦ, стабилизировали интеграцию WSS-СБИС, начали проектировать перевод на ЭДО новых процессов (списание ТМЦ, акты сверок), а также активно переводили на ЭДО первичную документацию, договоры и исходящую корреспонденцию.

Третий релиз

С октября 2022 года по февраль 2023 года мы взяли паузу. За это время мы формируем команду поддержки ЮЗДО, увеличиваем количество электронных подписей, решаем вопрос безопасности их хранения и использования, а также определяем задачи следующего релиза.

Финальный этап проекта запущен в апреле 2023 года. Кроме функционального развития, специалисты проектной команды стали активно помогать и делиться опытом внедрения электронного документооборота с другими участниками рынка, участвовать в конкурсах и на конференциях с докладами.

По итогам релиза мы перевели в ЭДО акты сверок взаиморасчетов (только исходящие), научились назначать идентификатор Оператора ЭДО непосредственно из WSS, что позволяло избегать ошибок некорректной маршрутизации документов, перевели в электронный формат документы списания ТМЦ.

Эффективность ЭДО

Эффекты от внедрения ЭДО можно разделить на прямые и косвенные. К прямым эффектам я могу отнести практически моментальный обмен документами и возможность подписывать их за несколько минут, снижение финансовых издержек на печать и канцелярию, обмен документами с контрагентами и хранение документов, минимизацию объема рутинных операций, а также экономию времени первых лиц при подписании документов.

Среди косвенных эффектов можно выделить экстерриториальность работы с документами, включая подготовку, подписание документов и доступ к документам для любых задач, сокращение риска взаимных претензий сторон и/или санкций контролирующих органов при потере документов, автоматизацию процессов внутреннего документооборота и рутинных операций, а также положительное влияние на экологию.

Заключение

Проект получился очень драйвовым, потребовавшим от команды максимум усилий, в том числе в части изучения законодательства.

ЭДО – сложная, но необходимая ступень развития организации; показатель определенного уровня зрелости и готовности к переменам, позволяющий переход на более высокий уровень коммуникаций со внешними и внутренними контрагентами.

При внедрении ЭДО необходимо стремиться к экономической целесообразности, а не получению прибыли. Успешно внедренный ЭДО существенно позволяет оптимизировать бизнес-процессы и способствует повышению удовлетворенности пользователей от своей работы.

Виталий Слободин, руководитель проекта «ИТ-Платформа ЮЗДО», УК «РОСВОДОКАНАЛ»


Задать свои вопросы Виталию и узнать больше об опыте УК «РОСВОДОКАНАЛ» вы сможете на Двадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который состоится 23-24 мая 2024 года.