Наталья Калашникова, ВТБ Лизинг: «Типичная ошибка – откладывать организацию хранения доверенностей на потом»

Наталья Калашникова, руководитель проектов ЭДО ВТБ Лизинг и спикер Второй конференции «Актуальные вопросы применения машиночитаемой доверенности», поделилась с CFO Russia рекомендациями по выбору сервиса для хранения и передачи МЧД.

По каким критериям следует выбирать сервис для создания машиночитаемой доверенности (МЧД)?

Выбор сервиса для создания МЧД, прежде всего, зависит от количества доверенностей, выпускаемых компанией. Если их немного, то вполне можно воспользоваться готовым внешним сервисом или создать доверенность на сайте ФНС. Если количество выпускаемых МЧД велико, то стоит рассматривать или интеграцию информационных систем с сервисами для создания МЧД, или создание собственных сервисов.

При выборе сервиса для выпуска большого количества доверенностей я бы обращала внимание на:

Также важно убедиться, что разработчик данного инструмента обязывается оперативно поддерживать формат МЧД в актуальном состоянии (с учетом частого изменения форматов в законопроекте об МЧД).

Какие типичные ошибки совершают компании при организации хранения МЧД? Как можно их избежать?

Откладывают организацию хранения доверенностей на потом. На мой взгляд, важно сразу определить систему хранения. Это будет ваша внутренняя ИС (например, при большом количестве доверенностей) с определенной иерархией или сторонние сервисы (у которых могут быть ограничения по количеству хранения доверенностей). Также важно наличие ответственного лица, которое будет заниматься администрированием данных доверенностей.

Параллельно необходимо определить, как будут подгружаться доверенности в кабинет оператора ЭДО для оперативного обмена документами с контрагентами: это будет интеграция с вашей системой хранения доверенностей или вы будете подгружать доверенности вручную.

На что важно обращать первоочередное внимание для обеспечения безопасности передачи и хранения МЧД?

Важно иметь гарантии безопасности и надежности сервиса, который вы используете для передачи и хранения МЧД, его максимальной доступности. И не забывать об обязательном соблюдении требований законодательства о защите персональных данных.

В следующий раз тему МЧД обсудим на Третьей конференции «Актуальные вопросы применения машиночитаемой доверенности», которая состоится 27 марта 2024 года.

Мария Кириченко

Комментарии