Анна Алёшина, Сервисный центр ФЕСКО: «Нужно реализовывать автоматизацию валютного контроля не как разовую доработку, а как проект»

Анна Алёшина, начальник управления казначейских операций Сервисного центра ФЕСКО и спикер Двадцатого международного форума корпоративных казначеев, поделилась с CFO Russia опытом автоматизации валютного контроля и объяснила, почему важно не бояться этого процесса и качественно подбирать членов проектной команды.

Каковы основные преимущества и недостатки автоматизации валютного контроля и валютных операций?

Автоматизация позволяет сначала собрать всю информацию в одном месте, а затем ее контролировать. При правильной настройке мы выявляем все возможные и потенциальные нарушения до момента их возникновения. Это главное преимущество автоматизации.

Недостаток автоматизации заключается в том, что полная автоматизация – скорее утопия, чем реальность. При работе с несколькими банками приходится запрашивать некоторую информацию через обмен сообщениями. Например, обменные файлы, которые подгружаем в свою систему после получения из банка. Не все банки позволяют обмениваться документами по настроенному расписанию. Некоторые настраивают в своем интерфейсе возможность контролировать УНК (уникальный номер контракта) в банк-клиенте. Это, безусловно, полезно для среднего и малого бизнеса. Если компания крупная или если это сервисный центр (ОЦО), как в нашем случае, то УНК будет значительное количество и они будут находиться в разных банках, чтобы диверсифицировать риски и расширять возможности по проведению платежей. Работа с одним банком, который максимально автоматизировал процессы взаимодействия и, к тому же, находится вне санкционного списка, может быть удобна, но невыгодна в отношении стоимости услуг банка. В прошлом году, когда только начинали вводить первые санкции, мы уже столкнулись с необходимостью приложить немало усилий, чтобы перераспределить между банками УНК, которые должны были продолжать активно работать. Намного легче стало после введения некоторых послаблений в валютном контроле: если УНК открыт в одном банке, можно проводить операции в другом. Но это, опять же, добавляет больше ручного труда, и этот процесс не автоматизирован. Необходимо отражать информацию о платеже в двух банках: в котором осуществлен платеж и в котором УНК стоит на учете.

Абсолютной автоматизации добиться невозможно. Но стремиться к этому стоит, так как сокращение ручного труда снижает риски ошибок из-за человеческого фактора, ведь все мы можем ошибаться.

С чего, на ваш взгляд, необходимо начинать автоматизацию валютного контроля и валютных операций?

Во-первых, нужно выбрать программу для автоматизации. На примере нашей группы компаний, мы начали глобальную автоматизацию только после того, как перевели учет всех компании на единую платформу, для себя мы выбрали 1С. Пока все компании не перешли хотя бы на одинаковую версию программы, делать множество доработок в разрозненных системах было трудоемко и затратно. На этом этапе часть операций продолжали выполнять вручную либо пользоваться автоматизированными решениями самих банков. Пока наши компании переходили на единую платформу, мы готовили список «хотелок» для предстоящей автоматизации: где поставить запреты, где ограничить доступ к информации и т.д.

Затем поставили задачу нашей ИТ-службе начать разработку автоматизированного решения для валютного контроля и валютных операций. Определили основные и второстепенные показатели, отдали в разработку. Часть «хотелок» реализовали и успешно используем, часть в стадии разработки, так как пересекаются с другими учетными системами и требуется комплексная доработка. Иначе в дальнейшем можно столкнуться с проблемой синхронизации данных в учетных системах. Например, из-за повторов данных в справочниках.

Если не делать жесткую форму по заполнению в карточке договора, есть риск, что УНК где-то задвоится. Это очень важно, потому что валютное законодательство не допускает подобных нарушений.

При автоматизации валютного контроля нужно обращать внимание на единую базу, единый справочник и единую форму карточки договора. Например, если СПД (справка о подтверждающих документах) стандартизирована, то вышеперечисленные документы таковыми не являются. Они могут отличаться в разных программах. В справочниках может быть разное наполнение. В таком случае сложно консолидировать всю информацию. Поэтому нужно идти по пути упрощения, стандартизации и унификации. В нашей компании на начальном этапе автоматизации любого процесса унификация форм стоит во главе.

Ваш совет другим компаниям: что важно учитывать при такой автоматизации в текущих условиях санкционной политики?

Первый и очень простой совет – не бояться. При общении с коллегами часто слышу фразу: «Мы айтишников не победим. Это сложно и невозможно автоматизировать». Я считаю, что автоматизация возможна. И лучшие практики уже известны. Основные моменты, которые поддаются автоматизации – универсальны: справочники, единый базы (1С, Oracle и др.), самописные системы. Все зависит от бюджета, желания и возможностей. Отмечу, что автоматизация занимает не так много времени, если ей заниматься вплотную и собрать хорошую дружную команду.

Второй совет – нужно реализовать автоматизацию не как разовую доработку, а как проект. Важно выделить пул сотрудников, которые будут вести этот проект: менеджер проекта, исполнитель в лице ИТ-службы и заказчик в лице валютного контролера. Если эта связка будет меняться, а информация не будет передаваться должным образом новому составу, то проект сильно затянется и запутается. К сожалению, есть не так много специалистов, которые понимают всю подноготную автоматизации валютного контроля. Многие владеют только поверхностной информацией и не видят взаимосвязи между документами, хотя ее не так сложно понять. Любой валютной контролер хоть раз занимался ручной выверкой УНК. При такой работе взаимосвязь между цифрами и документами устанавливается легко. Важно привлекать к разработке специалистов, которые понимают, что они делают. Мы сталкивались с проблемой непонимания, когда выбирали ИТ-специалиста до тех пор, пока не увидели в глазах сотрудника понимание либо желание понять то, что мы хотим сделать. Поэтому подбор команды очень важен.

Задать свои вопросы Анне и узнать больше об опыте Сервисного центра «ФЕСКО» вы сможете на Двадцатом международном форуме корпоративных казначеев, который состоится 25-26 октября 2023 года.

Мария Кириченко

Комментарии