Ирина Лазарева, AGC Russia: «У нас было всего 80 рабочих дней, чтобы перевести ЭДО в импортонезависимую систему»

Ирина Лазарева, руководитель отдела по учету расчетов с контрагентами и казначейскими операциями AGC Russia и спикер Девятнадцатого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделилась с CFO Russia опытом перевода ЭДО в импортонезависимую систему.

По каким критериям в вашей компании выбирали импортонезависимую систему для ЭДО?

Прежде всего, для нас было важно найти отечественный продукт, чтобы не зависеть от иностранных разработчиков. Во-вторых, мы выбирали партнера, у которого был опыт работы с задачами бизнеса. В-третьих, смотрели на финансовые показатели.

С чего начали подготовку к переходу на новую систему?

После выбора ИТ-системы мы проанализировали текущие процессы и пришли к пониманию, какие из них требуют реинжиниринга. Далее мы подготовили техническое задание, протестировали систему и обучили сотрудников.

С какими сложностями вы столкнулись при переходе? Как удалось их преодолеть?

Мы были сильно ограничены во времени – у нас было всего 80 рабочих дней для перехода, причем на данный период попадали годовое и квартальные закрытия, наши любимые майские праздники.

Также мы были ограничены в человеческих ресурсах, так как в это время проходили ученические сессии и запланированные отпуска. Поскольку нас отрезали от иностранного периметра, нужно было провести миграцию данных, сохранить е-архивы своих документов и разработать новые процессы. При этом важно было поддерживать операционную деятельность, потому что бизнес продолжал работать: мы активно выпускали продукцию, проводили закупки материалов и услуг и т.д.

Кроме того, были трудности при работе с новыми процессами на рабочих местах. Проводили тренинги, чтобы обучить всех пользователей особенностям нового продукта. Я благодарна нашим сотрудникам за то, что большая часть приняла нововведения, и совместно мы смогли оперативно освоить новые процессы.

В процессе внедрения системы тоже выявляли некоторые моменты для корректировки. Благодаря слаженной работе с партнером их быстро устраняли. На сегодняшний день наш процесс представляет собой эффективный баланс четкого алгоритма, прозрачной матрицы ответственности и базы для расчета KPI.

Как вы оцениваете эффективность внедрения новой системы для ЭДО?

Эффективность видим в нескольких направлениях. Это, прежде всего, оперативная техническая поддержка платформы, а также своевременное проведение платежей. Процесс заточен на расчет с контрагентами, а именно с поставщиками. Мы получаем документ, проводим экспертизу, заносим в бухгалтерскую систему, проводим оплату и формируем электронный архив. Задачи каждого этапа выполняются в определенных объемах и в свои обозначенные сроки.

Задать свои вопросы Ирине и узнать больше об опыте AGC Russia вы сможете на Девятнадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который состоится 19-20 октября 2023 года.

Мария Кириченко

Комментарии