Отчет о Восемнадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (День 2)

Первая секция второго дня «Кадровый ЭДО: как улучшить взаимодействие по кадровым вопросам» началась с выступления Евгении Чигаевой, руководителя направления документационного обеспечения, УК «РОСВОДОКАНАЛ». Она представила кейс «Автоматизация организации командировок: как сэкономить время, затраты и снизить количество ошибок». Евгения описала предпосылки для запуска проекта и рассказала про цели автоматизации командировочного процесса. Затем она перечислила этапы и последовательность автоматизации:

В завершение выступления Евгения поделилась достигнутыми эффектами и рассказала о повышении финансовой и социальной эффективности процесса.

Павел Карасев, эксперт, рассказал о выгоде КЭДО для сотрудников и организации. Он рассмотрел историю кадрового электронного документооборота в РФ и описал текущую ситуацию в законодательстве и практике. Затем спикер отметил технические аспекты внедрения решений, а также перечислил плюсы от использования ЭКДО для работодателя и сотрудников. Среди выгод – отказ от бумажных документов, оптимизация трудозатрат, минимизация ошибок из-за человеческого фактора, организация работы с сотрудниками на удаленке, укрепление HR-бренда. 

Опытом внедрения чат-ботов в кадровых процессах поделилась Полина Пасенкова, менеджер по оптимизации производственных процессов, Группа компаний Шлюмберже. Она рассказала про автоматизацию кадровых процессов на примере трех чат-ботов:

Елена Ковалева, менеджер по продукту Департамента разработки внутренних продуктов, Лига ставок, выступила с докладом «Ускорение и увеличение прозрачности процессов с помощью организации личного кабинета сотрудника: интранет компании». Спикер рассказала про автоматизацию HR и финансовых сервисов в компании и акцентировала внимание на интранете, который помогает процессам. Также Елена описала функционал кабинета сотрудника и рассмотрела комиксы как внутрикорпоративный инструмент донесения информации об автоматизации HR и финансовых сервисов.

Спикеры второй секции рассказали, как организовать работу команды при внедрении и использовании ЭДО.

Как снизить стресс у сотрудников при внедрении ЭДО и сделать процесс перехода максимально быстрым и эффективным? На этот вопрос ответил Булат Султангалиев, руководитель направления электронного документооборота и электронной подписи, ТРАНСМАШХОЛДИНГ. Он описал недостатки бумажных документов и преимущества ЭДО и объяснил, почему сотрудники могут быть против ЭДО. Например, работники осознают, что каждое нововведение имеет свои подводные камни, боятся перемен или не считают их важными, также негативно может повлиять отсутствие правильно выстроенной коммуникации с сотрудниками. Далее спикер рассказал про максимальную автоматизацию бизнес-процессов и дашборды динамики входящих и исходящих электронных документов.

Лариса Редькина, руководитель проектов цифровой трансформации, ЕВРАЗ, рассказала, как с помощью внедрения внутреннего ЭДО оптимизировать бизнес-процессы и ресурсы компании. Она представила подходы к внедрению ЭДО для внутренних документов и поделилась, какими навыками и компетенциям должны обладать сотрудники для реализации проекта ЭДО. Также Лариса рассказала про приживаемость внедрённых продуктов. «Проводить анализ приживаемости достаточно сложно. Мы выбрали опросы через ИС, фокус-группы, анализ количества документов по ЭДО в ИС (отчеты, дашборды, архив), анализ распечатанных документов (специальный отчет)», – пояснила спикер. 

Затем состоялась ПАНЕЛЬНАЯ ДИСКУССИЯ «Как сделать переход на ЭДО комфортным для сотрудников». Среди участников: Денис Разумов, руководитель проектов Блока экономики и финансов, Первая грузовая компания (модератор); Ольга Щурова, CFO, Russia Essilor; Павел Козлов, директор по персоналу и организационному развитию, НПО «Критические информационные системы» (Росатом); Валентина Андрющенко, руководитель управления по интегрированному документообороту, Норникель. Они поделились своим опытом по следующим направлениям:

Докладчики третьей секции обсудили, как с помощью ЭДО упростить взаимодействие внутри компании.

Ольга Щурова, CFO, Russia Essilor, поделилась опытом создания СЭД для внутреннего и внешнего электронного документооборота. Она отметила, что все современные системы автоматизации должны позволять формировать единое информационное пространство компании:

Далее Ольга рассказала про систему внутреннего контроля и делегирование полномочий, а также объяснила, как организовать ознакомление сотрудников с локально-нормативными актами.

Как ЭДО помогает централизировать функцию документационного обеспечения управления, рассказала Анна Слепичева, руководитель направления ДОУ, Гринатом. Она поделилась опытом стандартизации бизнес-процессов с помощью ЭДО и объяснила, как обеспечить прозрачность и прослеживаемость при принятии решений и выпуске документа. Также Анна рассмотрела систему качества ДОУ и рассказала, как централизация процессов позволяет сократить затраты и трудоемкость. «Централизация функции ДОУ возможна только при внедрении системы документооборота и отказа от бумажного дублирования. Поэтому мы пересмотрели процессы и перевели их в электронный вид, внедрили бережливое производство и роботов», – поделилась эксперт.

Гагик Григорян, руководитель проектов управления стратегического развития, ЮТэйр, представил кейс «Внутренний ЭДО для внешней логистики». Он рассказал про автоматическое создание электронных документов при регистрации операций. А также поделился опытом организации операций перемещений ТМЦ во внешние компании, разобрал специфику и отметил преимущества данного подхода. В заключение спикер отметил, что внутренний ЭДО для внешней логистики это:

Форум завершился выступлением Владимира Мацаля, директора по безопасности и административному обеспечению, STADA в России и Евразии. Он рассмотрел роль электронных сервисов документооборота в создании и внедрении режима коммерческой тайны и защиты интеллектуальной собственности компании. Эксперт поделился эволюцией ЭДО в компании за последние 2 года и объяснил, кто отвечает за безопасность онлайн и офлайн в компании и как это сопряжено с развитием ЭДО. Владимир рассказал про экосистему разработки и продвижения ЭДО (ЭДО, внутренний контроль, IT, секьюрити, юристы, data privacy & confidentiality, внешние партнеры — СБИС и пр.). Затем он рассмотрел потенциальные риски, связанные с внедрением системы ЭДО, и отметил, как защита интеллектуальной собственности связана с внедрением системы ЭДО. В заключение выступления Владимир поделился планами на будущее — внедрение единой системы ЭДО для внутренних и внешних процессов.