Отчет о Восемнадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (День 1)

Первая секция первого дня «Ключевые направления развития ЭДО в России» началась с доклада Марии Лазарь, консультанта отдела методологии взаимодействия с налогоплательщиками по телекоммуникационным каналам связи Управления электронного документооборота, ФНС России. Она рассказала про бесплатные сервисы ФНС России для работы с электронными документами:

Далее обзором законодательных изменений, требований и нововведений в МЧД поделился Роман Чубаров, начальник отдела методологии применения электронной подписи и хранения электронных документов хозяйствующими субъектами Управления электронного документооборота, ФНС России. Эксперт представил следующие изменения в Федеральный закон «Об электронной подписи»:

Затем Роман рассказал про эксперимент МЧД ФНС России и его участников, а также описал систематизацию подхода к неформализованным документам.

В завершение секции Марина Солодова, руководитель проекта Госключ, Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, представила кейс «Госключ Минцифры: как и кому использовать, что можно подписывать и как обеспечить безопасность». В первую очередь спикер описала функции приложения «Госключ»:

Также Марина перечислила преимущества этого приложения (отсутствие необходимости личного посещения УЦ, безвозмездное получение, скорость получения и др.). Кроме того, она подробно поделилась, какие федеральные госорганы и регионы уже интегрировались с «Госключом». Среди способов интеграции – портал Госуслуг, система межведомственного электронного взаимодействия и прикладной программный интерфейс (API).

Во второй секции «Актуальные вопросы внедрения и использования машиночитаемой доверенности» первой выступила Яна Гавриленко, руководитель проектов, ВТБ-Лизинг. Она рассмотрела особенности внедрения МЧД в ЭДО с контрагентами. Прежде всего Яна описала законодательство об МЧД, отметив его пробелы и недоработки. Затем поделилась сложностями, связанными с внедрением МЧД, и предлагаемыми решениями данных проблем. Также спикер привела пример архитектуры регистрации МЧД в распределенном реестре и рассказала про массовую регистрацию доверенностей. В завершение своего выступления Яна описала процесс обмена документами с контрагентами с использованием МЧД и поделилась планами по развитию проекта.

Затем прошел КРУГЛЫЙ СТОЛ «Как перейти на машиночитаемые доверенности». Среди спикеров: Ольга Леонова, методолог по цифровизации учетных процессов, финансово-экономический центр, Интер РАО (модератор); Ирина Жданова, главный бухгалтер – начальник департамента бухгалтерского и налогового учета и отчетности, Россети Северо- Запад; Ольга Токарева, руководитель направления развития СЭД, Пивоваренная компания «Балтика»; Вадим Васильев, заместитель генерального директора по экономике, Карелия Палп. Они обсудили следующие вопросы:

Третья секция «Как современные условия влияют на развитие ЭДО в российских компаниях» началась с выступления Анны Лагеревой, руководителя Отдела делопроизводства методологии и развития электронного документооборота, ГК Московская Биржа. Она рассказала про переход на ЭДО в условиях внешней турбулентности. Прежде всего спикер отметила, что СЭД – не отдельная сущность, а функциональное «сердце» компании. В своем выступлении Анна подробно описала функциональность и результаты внедрения каждого модуля СЭД: договоров, доверенностей, корреспонденции, служебных записок и организационно-распорядительных документов. Также она рассказала, в какие этапы проходил проект. В заключение Анна добавила, что переход на ЭДО – оптимизация управленческих процессов, требующая глубокой проработки, иногда даже организационной перестройки.

Опытом разделения централизованной СЭД по группе компаний в связи с продажей бизнеса в России поделилась Ольга Токарева, руководитель направления развития СЭД, Пивоваренная компания «Балтика». Эксперт рассказала, как была устроена СЭД до продажи российского бизнеса, и перечислила необходимые шаги для создания СЭД КУБА. В заключение она поделилась планами по прикладным бизнес-процессам:

Тема четвертой секции – «Как сделать ЭДО с контрагентами простым и функциональным».

Как мотивировать контрагентов использовать ЭДО? На этот вопрос ответил Вадим Васильев, заместитель генерального директора по экономике, Карелия Палп. Спикер представил разницу ЭДО в 3 квартале 2021 года со 2 кварталом 2023 года и подробно описал каждый из этапов перехода:

Также Вадим перечислил самые распространенные ошибки при переходе на ЭДО:

Рамиль Ахметшин, заместитель главного бухгалтера, Татнефть, выступил с докладом «Организация входящего ЭДО: как перенастроить внутренние процессы компании и организовать маршрутизацию документов». Спикер перечислил ключевые маркеры становления и развития решений, а также описал архитектуру и последовательность применяемых решений. Рамиль наглядно показал взаимосвязь ИТ-систем по уровням управления, принятия решений и с системами внутренних контролей. Результаты, достигнутые в ПАО «Татнефть»:

Особенности организации ЭДО для перехода компании на налоговый мониторинг рассмотрела Ирина Жданова, главный бухгалтер – начальник департамента бухгалтерского и налогового учета и отчетности, Россети Северо-Запад. Спикер акцентировала внимание на тренде на автоматизацию взаимодействия бизнеса с госорганами, а также рассмотрела потенциал налогового мониторинга в 2024 году. Ирина описала роль ЭДО в подготовке к переходу на налоговый мониторинг и перечислила вопросы ЭДО, требующие внимания сегодня, чтобы не стать проблемами завтра. Среди них, например, минимизация вариативности форматов и форм МЧД по единому набору метаданных и безусловная доступность и бесплатность сервисов, обеспечивающих проверку КЭП и МЧД.

В завершение первого дня форума Валентин Островский, руководитель инновационных проектов, РОЛЬФ, рассказал, как оперативно развернуть кадровый ЭДО. Он поделился предпосылками к внедрению ЭКДО и рассмотрел подходы к выбору решения и партнера. Также спикер описал процесс внедрения и объяснил, о чем необходимо позаботиться до / в процессе / после внедрения. Среди фокусов внимания: