Лариса Редькина, ЕВРАЗ: «За 4 года по самому активному предприятию практически с нуля мы достигли уровня ЭДО в 73 %»

Лариса Редькина, руководитель проектов цифровой трансформации ЕВРАЗа и спикер Восемнадцатого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделилась с CFO Russia опытом внедрения внутреннего ЭДО.

В какие этапы проходило внедрение ЭДО для внутренних документов в ЕВРАЗе? Как вы готовили сотрудников к внедрению?

Внедрение ЭДО ещё не завершено. Данный процесс активно развивается. Начинали с анализа общего объёма документов, которые формирует компания за год. Такие данные ранее никого особо не интересовали. Количество документов оказалось значительным и многих удивило. Распределили документы по функциям (учётная, HR, ОТиПБ, производство и т.д.), и выделили особо массовые. Провели исследование с бизнесом по их болевым точкам, связанным с документооборотом. На основании всей полученной информации составили план пилотных направлений и начали реализовывать. Ежегодно обновляем приоритетные направления, учитывая изменения, поступающие от регуляторов. С этой стороны сюрпризов хватает.

Подготовка сотрудников на начальном этапе сводилась к информированию. Рассказывали, что такое ЭДО, какие плюсы приносит в работе. По мере внедрения проектов показывали реальные кейсы и отзывы сотрудников. В целом рекламировали ЭДО с помощью статей, видео, уведомлений, буклетов и т.д.

С какими трудностями вы столкнулись при внедрении внутреннего ЭДО? Как удалось их преодолеть?

При внедрении новых продуктов, конечно, возникает много трудностей. Основные из них – это не урегулированное законодательство, много серых зон, постоянные изменения, причем требующие значительных технических доработок, запрет на использование ЭДО по части документов. На начальном этапе много сложностей возникало в технической реализации: от архитектурных решений до вопроса, какую электронную подпись применять – ПЭП или КЭП. Ну и сопротивление со стороны сотрудников, конечно, тоже присутствовало.

Все технические вопросы преодолели с помощью профессионализма ИТ-специалистов и вдумчивой работы команды. На мой взгляд, для «переманивания» сотрудников на сторону ЭДО лучший способ – это максимальное привлечение персонала в рабочие группы проектов внедрения. Также бонусом по возможности проводим реинжиниринг бизнес-процессов и оптимизируем их. Переход на ЭДО – хороший повод для пересмотра бизнес-процессов, ведь часто они не меняются годами или десятилетиями. Так исторически сложилось – любимое объяснение по не эффективным процессам.

Как вы оцениваете эффективность внедрения внутреннего ЭДО?

Оцениваю как успешное. За 4 года по самому активному предприятию практически с нуля (~ 8 %) мы достигли уровня ЭДО в 73 %. Основные документы, которые перевели на ЭДО, что означает, существенно снизили трудозатраты на их оформление, – это документы производственного персонала. В компании реализованные проекты активно тиражируются между площадками. И основной показатель эффективности и успешности – поступают инициативы от коллег всех уровней и функций по внедрению ЭДО. Уверена, это означает, что все увидели, насколько ЭДО облегчает работу с документами.

Задать свои вопросы Ларисе и узнать больше об опыте ЕВРАЗа вы сможете на Восемнадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который состоится 25-26 мая 2023 года.

Мария Кириченко

Комментарии