Андрей Клопотовский, Анна Алёшина, FESCO: «В казначействе Сервисного центра мы отказались от работы с бумажными носителями»

Андрей Клопотовский, генеральный директор, и Анна Алёшина, начальник отдела казначейских операций, Сервисный центр FESCO, спикеры Пятой конференции «Автоматизация корпоративного казначейства», рассказали CFO Russia про автоматизацию их ОЦО – о бизнес-процессах, которые прошли реинжиниринг перед автоматизацией, и о трудностях, с которыми пришлось столкнуться.

Что в вашей компании стало залогом успешного построения и автоматизации ОЦО?

Андрей Клопотовский: Залог успешности любого проекта – поддержка его на уровне высшего руководства. Поэтому прежде чем проект Единого расчетного центра (ранее Сервисный центр назывался именно так) был представлен бизнес-единицам (БЕ), модель реализации ОЦО утвердили на уровне Совета директоров головной компании. Спонсором и куратором проекта стал Вице-президент по финансам. Такой бэкграунд позволил избежать потенциального недовольства и непринятия со стороны руководителей и сотрудников БЕ и выстроить качественный процесс кросс-функционального взаимодействия перед централизацией и автоматизацией.

Расскажите подробней о подготовке вашего Сервисного центра к автоматизации. С какими основными трудностями вы сталкивались на этом этапе? Как удалось с ними справиться?

АК: На этапе подготовки к автоматизации больше всего трудностей возникало с большим количеством учетных систем. Каждая БЕ работала в своей системе, настроенной под потребности каждой организации. Уровень автоматизации в каждой системе значительно отличался. Причина тому – как размер БЕ, так и возможность выделения финансирования на доработку, а также уровень подготовки персонала и готовность осуществлять доработки.

Для автоматизации казначейства была выбрана единая система Контроллинга на базе 1С, в которой в настоящий момент мирно сосуществуют более 30 компаний. Единая система позволила сократить расходы на техническую поддержку ранее использовавшихся программ и направить сэкономленные средства на доработку процессов в Контроллинге.

Также определенные трудности доставили разные исторически сложившиеся подходы в распределении функционала внутри финансового блока. Если компания небольшая, то один сотрудник мог выполнять функционал казначея, бухгалтера и экономиста. При описании существующих в компании процессов мы произвели их типизацию и унификацию, сформировали функциональные блоки, которые в дальнейшем передали в разные подразделения Сервисного центра.

Например, мы выделили функционал по разнесению платежей, который ранее мог выполняться как казначеями, так и бухгалтерами, и закрепили его за бухгалтерией. Зона ответственности казначейства заканчивается на загрузке выписки в Контроллинг и проставлении аналитических статей по списаниям банковских комиссий.

Какие бизнес-процессы казначейства у вас прошли реинжиниринг для дальнейшей автоматизации? Почему именно эти процессы?

Анна Алёшина: В казначействе Сервисного центра мы сознательно отказались от работы с бумажными носителями. Если ранее у казначея на столе было много бумажных счетов, в которых еще необходимо было проверить визы согласования, разложить по платежным дням, то теперь все документы перешли в электронный формат.

Система Контроллинга позволила настроить управление лимитами бюджетов по статьям, ЦФО, проектам и любой требуемой аналитике. Маршруты согласования определены так, что в казначейство заявки на оплату поступают только после прохождения всех предыдущих этапов контроля.

После запуска единого казначейства мы пересмотрели функционал сотрудников и разделили его на два блока.

Первый – обработка заявок: проверка реквизитов, соответствие сроков платежа условиям договора, правильности указанного назначения платежа. При обнаружении ошибок заявка возвращается инициатору для доработки.

Второй – осуществление платежей: формирование электронных реестров из заявок на текущий день, согласование реестров руководителем БЕ непосредственно в Контроллинге, формирование платежных поручений, работа с банк-клиентом.

Это позволило более равномерно распределить нагрузку на сотрудников и повысить эффективность их работы.

Стоит отметить процесс формирования платежного календаря: так как теперь все заявки находятся в едином пространстве, сократилось время на его формирование, увеличился горизонт планирования платежей и повысилась его достоверность.

Мы ищем возможности для автоматизации процессов на постоянной основе для увеличения производительности и устранения потенциальных ошибок из-за человеческого фактора.

Задать свои вопросы Андрею и Анне и узнать больше про опыт Сервисного центра FESCO вы сможете на Пятой конференции «Автоматизация корпоративного казначейства», которая пройдет 28-29 октября.

Алиса Попова

Комментарии