Елена Бебешко, Tele2: «Основная мотивация совершенствования ЭДО – развитие бизнеса и его потребностей»

Елена Бебешко, руководитель службы методологии Tele2 и спикер Четырнадцатого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот»,  рассказала  CFO Russia,   зачем   автоматизировать   электронный   документооборот   и   к   каким сложностям нужно быть готовым при этом. 

Как давно в Tele2 начали автоматизировать ЭДО? Как вы определили готовность процессов документооборота к автоматизации?

Внешний электронный документооборот мы начали автоматизировать в 2015 году, внутренний – в 2008. Под автоматизацией ЭДО я имею в виду максимальную автоматизацию процесса, исключая бумажный документооборот и ручное вмешательство сотрудников в часть процесса.

Принимая решение об автоматизации, мы руководствовались не столько готовностью процессов, сколько потребностями бизнеса. Компания требовала автоматизацию. Мы оценивали уже имеющиеся у нас инструменты и закрывали ими поставленные задачи.

Развитие документооборота шло параллельно с развитием бизнеса. На первых этапах мы только визировали договоры в нашей системе, затем настроили хранение электронных копий документов и их маршрутизацию от ответственного до исполнителя в нашу централизованную бухгалтерию (общий центр обслуживания в  Воронеже).

Другими словами, основная мотивация совершенствования ЭДО – развитие  бизнеса и его потребностей. Исходя из них, мы оцениваем имеющиеся процессы и инструменты и решаем, развивать их или приобретать новые программы.

С какими сложностями вы столкнулись, автоматизируя ЭДО? Как удалось с ними справиться?

Мы сталкивались с отсутствием необходимых ресурсов для внедрения изменений в короткие сроки. Существует 2 варианта решения этой проблемы: привлечение подрядчика или настройка силами внутренней команды. При наличии денежных средств мы привлекаем внешнего подрядчика, при их отсутствии –  отказываемся от оперативности и сдвигаем сроки проекта.

Следующая проблема – обучение пользователей. Некоторые проекты у нас распространяются на всю компанию, и одновременно научить 3-4 тысячи сотрудников работать в новой системе сложно. Для решения этой проблемы нельзя выработать единый механизм: слишком много составляющих. В рамках небольшого интервью о всех нюансах не расскажешь, поэтому упомяну об основных: обучение ключевых пользователей, создание обучающих роликов, формирование курса обучения и обязательный контроль этого обучения.

Следующая сложность – нечетко сформулированные требования заказчика. Она влечет за собой постоянные уточнения, вследствие чего иногда сроки реализации и стоимость проекта увеличиваются. Мы решили, что тут выход один – детальные требования должны быть сформированы еще до оценки бюджета и сроков проекта, чтобы исключить дальнейшие недопонимания между исполнителями и заказчиком.

Это основные сложности. Более детально я расскажу о них на форуме.

Какие ключевые эффекты вам дала автоматизация ЭДО?

В первую очередь, экономия времени. В нашей компании много филиалов, которые работают в 67 регионах страны. Понятно, что бумажные документы шли бы к нашему ОЦО очень долго. Благодаря ЭДО центральные офисы функций могут почти мгновенно получать нужные документы. То же самое можно сказать и о внешнем ЭДО. Большинство наших контрагентов так же разбросаны по всей стране и очень удобно, что, несмотря на расстояния, мы можем быстро обмениваться документами. Так, благодаря автоматизации, мы закрываем финансовую и управленческую отчетность на 5-й рабочий день.

Также мы существенно экономим трудозатраты на подписание и архивирование документов. Электронная квалифицированная цифровая подпись позволила нам  отказаться от бумажных документов, поэтому их сбор и архивация на некоторых этапах полностью автоматизированы, что позволило убрать сотрудников, ответственных за архив, из этого процесса.

Какие у вас планы по дальнейшему развитию автоматизации ЭДО?

Сейчас мы активно расширяем список документов, которые переводим в электронный формат. Все договоры у нас перенесены в ЭДО. Следующий шаг – перенос актов сверки и претензий. Наша цель – полностью уйти от бумажного документооборота. Причем не только в отношении внешнего, но и внутреннего делопроизводства.

Мы планируем подписывать ЭЦП большую часть документов: финансовые документы, приказы и распоряжение. Также рассматриваем переход на кадровый ЭДО.

Параллельно мы занимаемся автоматизацией, трансформацией этих процессов. Наша компания уже внедрила RPA и искусственный интеллект на некоторых узлах процесса движения документов. Также мы частично применяем технологии оптического распознавания в рамках документооборота и планируем расширять их использование. То есть мы делаем всё для максимальной автоматизации ЭДО, что позволит сократить ручной труд, сроки работы и затраты на делопроизводство.

Задать свои вопросы Елене и узнать больше об опыте Tele2 вы сможете на Четырнадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 20-21 мая 2021 года в Москве.

Алиса Попова

Комментарии