Анна Алёшина, FESCO: «Группа минимизирует использование бумажных носителей в рамках политики Zero paper»

Анна Алёшина, начальник отдела казначейских операций, FESCO и спикер Конференции «Казначейство в новых условиях», рассказала CFO Russia об особенностях перевода сотрудников на удаленку и системе согласования платежей на сегодняшний день в компании. 

Как давно и какой процент сотрудников Вашего отдела перешел на дистанционный режим работы?

Весь штат компании, включая сотрудников казначейства, был переведен на дистанционную работу с 30 марта 2020 года.

Какие меры в вашей компании предприняли, чтобы этот переход был комфортным?

Кадровое подразделение заранее провело большую подготовительную работу по координации действий персонала. Благодаря этому нам удалось избежать полной остановки деятельности компаний.

В какие этапы проходил перевод на удаленку?

В первую очередь были определены сотрудники, чья работа не зависит от обязательного присутствия в офисе. Далее определили минимальное количество персонала, который должен поддерживать работу в офисе, и составили график еженедельных дежурств. Сейчас, в период дистанционной работы, в офисе находится не более 10% персонала. Компания сделала все, чтобы обеспечить безопасность на рабочем месте в соответствии с требованиями и рекомендациями властей.

Внутренние коммуникации компании тоже полностью перешли в онлайн. Каждый день нам рассказывают о происходящих в организации изменениях и информируют о том, как настроить удаленный доступ, как соблюдать режим самоизоляции, что делать, если заболел, как поддержать себя в этот период. На корпоративном портале регулярно публикуются статьи, проводятся конкурсы, а также организован доступ к развивающим и обучающим материалам для всех сотрудников транспортной группы.

В чем заключались основные трудности перехода на дистанционку? Как удалось их преодолеть?

Основные проблемы, с которыми пришлось столкнуться при переходе на удаленный режим работы:

• обеспечение сотрудников техникой, так как не у всех были персональные компьютеры или ноутбуки, позволяющие удаленно подключиться к рабочим станциям в офисе;
• организация защищенных каналов связи для безопасного подключения к рабочему месту удаленно.

Для организации комфортного перехода на удаленную работу ИТ-служба составила максимально подробные инструкции и организовала круглосуточное дежурство в первую неделю перехода. Уже в течение первых трех дней работа пользователей была отлажена, и 90% персонала Сервисного центра переведены в дистанционный формат.

Поскольку сегодня приходится работать дистанционно, минимизируете ли вы количество бумажных документов? Как выглядит, например, ваша система согласования платежей на сегодняшний день?

Компании группы используют единую систему согласования платежей. В ней реализован единый подход к формату размещаемых заявок на оплату, их содержанию и порядку согласования. Транспортная группа минимизирует использование бумажных носителей в рамках реализации политики Zero paper, поэтому все документы основания для осуществления платежей прикрепляются к заявке в электронном виде. Реализация указанных мероприятий позволяет получить доступ ко всем необходимым файлам и материалам для полноценной работы.

Работа системы организована таким образом, что последовательность согласования платежей и реестров не может быть нарушена. Поэтому на оплату попадают только те заявки, которые прошли все этапы контроля.

Движение по расчетным счетам контролируется более частой загрузкой выписок и их отражением в учете.

Возвращаются ли сотрудники в офис с постепенным снятием карантина или пока работа продолжается преимущественно в удаленном режиме?

Компания уделяет большое внимание заботе о персонале, ведь люди – наш главный ресурс.

Пока режим самоизоляции не снят полностью и ситуация в регионах отличается, мы не стремимся возвращать сотрудников в офис. На июнь по-прежнему сохраняется график дежурств с минимальным количеством персонала в офисе.

Не планируете ли частично сохранить удаленную работу даже после окончательного снятия ограничений?

Наш опыт показывает, что мы способны работать и в режиме удаленки, не снижая темпа и не теряя позитивного настроя. Учитывая стабильную работу казначейства, сейчас рассматриваем варианты по переводу части сотрудников на дистанционную работу на постоянной основе. В связи со спецификой работы подразделения полный перевод на удаленную работу не представляется возможным.

Задать свои вопросы Анне и узнать больше об опыте FESCO вы сможете на Конференции «Казначейство в новых условиях», которая пройдет 16 июня 2020 года. 

Алиса Попова

Комментарии