Елена Бебешко, Tele2: «Срок обработки авансового отчета сократился с 3 месяцев до 1-2 недель»

Елена Бебешко, руководитель службы методологии Tele2 и спикер Десятого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказала CFO Russia о преимуществах и особенностях использования ЭЦП для авансовых отчетов.

Как давно в Tele2 перевели авансовые отчеты в электронный вид с применением ЭЦП?

С марта 2019 года.

Что послужило толчком к этому решению?

В 2017 году мы перевели заявки на командировки и авансовые отчеты в электронный вид. Руководитель согласовывал их простой подписью. При этом в целях подтверждения затрат для налогового учета приходилось печатать и подписывать бумажную версию авансового отчета. После стабилизации данного процесса было принято решение о развитии проекта в сторону еще большей автоматизации: интеграции с турагентствами при выборе билетов и мест проживания при заказе командировок, полном переводе процесса на электронное подписание. В рамках проекта развития мы заменили простую подпись авансового отчета электронной. Соответственно, теперь мы не печатаем бумажные документы, храним только электронные.

С какими трудностями вы сталкивались при переходе на ЭЦП? Как удалось с ними справиться?

Поскольку это был первый опыт перехода внутреннего документооборота на ЭЦП, вопросов было много. Но основными были: выбор видов подписи для каждого шага утверждения, выбор количества электронных подписей, некоторые технические сложности.

При анализе количества сотрудников и руководителей мы пришли к выводу, что ЭЦП будет необходима практически каждому руководителю. Мы насчитали более 3000 таких сотрудников. Приобретать большое количество ЭЦП неэффективно. Поэтому мы решили оптимизировать процесс подписания.

Мы решили, что ЭЦП будет фиксировать только утверждение авансового отчета руководителем, подпись бухгалтера и сотрудника оставили простой. Далее мы определили круг лиц в общем центре обслуживания, которые по доверенности от руководителей будут окончательно подписывать ЭЦП все авансовые отчеты группы. Получилось 9 человек с учетом взаимозаменяемости. Так мы сократили количество необходимых ЭЦП с 3000 до 9.

Также столкнулись с определенными техническими проблемами: встройка ЭЦП в наш ландшафт систем, выбор между серверным и локальным подписанием, эти вопросы решались на уровне ИТ-дирекции совместно с интеграторами.

При внедрении настроек в ОПЭ каких-либо сложностей не возникло.

Какие преимущества получила ваша компания от этих изменений?

Срок обработки авансового отчета существенно сократился. Ранее от даты завершения командировки до полной обработки авансового отчета проходило в среднем 3 месяца с учетом подписания руководителем бумажного документа, его размещения в системе и обработки в ОЦО. Сейчас процедура занимает 1-2 недели. Также мы получили своевременное отражение затрат и закрытие задолженностей сотрудников. Помимо этого, упростился контроль при увольнении.

Задать свои вопросы Елене Бебешко и узнать больше об опыте Tele2 вы сможете на Десятом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который состоится 22-24 мая 2019 года в Москве.

Алиса Попова

Комментарии