Алексей Коряков, X5 Retail Group: «Сотрудник может в течение 5 минут заказать справку или оформить отпуск»

Алексей Коряков, руководитель программы проектов X5 Retail Group и спикер Восьмого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделился с CFO Russia опытом внедрения ЭДО в кадровом делопроизводстве.

Как давно X5 Retail Group использует электронный документооборот в кадровом делопроизводстве?

Электронным документооборотом Х5 занимается уже давно. Так, мы даже победили в конкурсе «Лучший ОЦО» в 2017 году в номинации «Лучший электронный документооборот». Однако он затрагивал финансовые документы. По кадровому документообороту мы начали проект в ноябре прошлого года.

Кто был инициатором внедрения кадрового ЭДО?

Конкретного инициатора выделить сложно. В первую очередь в упрощении документооборота были заинтересованы HR-службы.

Основными участниками проектной группы стали HR- и IT-службы. Также мы задействовали аналитиков, юристов, проектных менеджеров и других. Проект стратегически важен для X5 и курируется высшим менеджментом.

Какие основные этапы проекта?

Процесс внедрения ЭДО в HR делится на несколько шагов: выдача всем сотрудникам электронной цифровой подписи (ЭЦП), обеспечение возможности подписания кадровых документов ЭЦП и сохранности электронных документов, и непосредственно начало работы и использование документов.

У нас уже были проекты по подписанию документов ЭЦП и платформа для автоматизации кадровых процессов. Они обеспечили фундамент для проекта.

Также мы вошли в различные рабочие группы – в том числе при Министерстве труда РФ. Их деятельность направлена на корректировку законодательства. Мы стали внимательно изучать опыт других компаний, чтобы выявить возможные риски.

С какими сложностями вы сталкиваетесь в проекте?

Основная сложность при переводе кадровых документов в ЭДО – отсутствие практики и неоднозначность законодательства. Так, единственное упоминание в ТК РФ электронной подписи – случай подписания договора с дистанционным сотрудником. Исходя из этого, есть мнение, что в трудовом праве ЭДО невозможен. С другой стороны, закон 63-ФЗ «Об электронной подписи» определяет порядок подписания документов электронной подписью и признания их наравне с бумажными.

В ходе проекта возникало и возникает множество вопросов: какую подпись использовать – УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись – прим. ред.) или УНКЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись – прим. ред.), откуда ее брать, где хранить документы, какой процесс переводить и так далее.

Про основные моменты я расскажу на форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот».

Какой эффект компания получит после внедрения?

У нас будет меньше затрат на бумагу и пересылку документов. Например, сейчас в наш сервисный центр поступает до 40000 листов бумаги в день. Это прямая экономия, которую подсчитать достаточно просто.

Кроме того, есть множество выгод, которые сложно перевести в денежное выражение: повышение качества отчетности, усиление контроля, ускорение проверок и другое.

Помимо этого, повысятся требования к бизнес-процессам. В отличие от бумажных документов, электронные невозможно подписать «задним числом». Внедрение ЭДО может потребовать перестройки и выстраивания всех бизнес-процессов. Также мы повысим скорость их выполнения, что приведет к повышению качества HR-бренда. Сотрудник в любой момент сможет посмотреть, сколько он заработал, сколько ему начислили, сможет в течение 5 минут заказать справку или оформить отпуск.

Задать свои вопросы Алексею и узнать больше об опыте X5 Retail Group вы сможете на Восьмом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 24-25 мая 2018 года в Москве.

Анастасия Алешина

Комментарии