Алексей Коряков, X5 Retail Group: Трудности выбора ЭЦП

Во второй колонке я осветил законодательные вопросы ЭДО и рассказал, какие документы «Пятерочка» будет использовать в электронной форме. В третьей колонке я объясню, как в моей компании выбирают электронную цифровую подпись.

Как мы выбираем ЭЦП?

В первую очередь необходимо объяснить, какие бывают электронные подписи. Законодательство определяет 3 вида ЭП: простая электронная (ПЭП), усиленная неквалифицированная (УНЭП) и усиленная квалифицированная (УКЭП). ПЭП – это самая простая подпись. Фактически связку логин/пароль можно использовать как ПЭП. Только у этой подписи есть серьёзный недостаток – она не может подтвердить неизменность документа. ПЭП подтверждает только то, что конкретный сотрудник подписал документ. А усиленные подписи удостоверяют неизменность документов. Подписи также отличаются по сроку действия: УНЭП действует 3 года, УКЭП необходимо обновлять каждый год. ПЭП же действует бессрочно.

Все эксперты говорят, что необходимо использовать УКЭП. Дело в том, что эту подпись выдают только сертифицированные удостоверяющие центры, и по законодательству она заменяет собственноручную подпись без ограничивающих условий.

Для того чтобы ПЭП и УНЭП были действительными, необходимо заключить соглашение между сторонами. Сформировавшейся практики пока нет, поэтому никто не понимает, какое это должно быть соглашение и с какими формулировками.

Безусловно, можно выбрать УКЭП. Однако это самая дорогая подпись: её стоимость сейчас колеблется от 150 до 5000 рублей. И это влияет на экономическую эффективность проекта. По нашим расчетам, если стоимость выдачи ЭП превышает тысячу рублей, проект перестает быть экономически выгодным.

Именно поэтому я против выбора УКЭП в качестве основной подписи. Крупные предприятия могут позволить себе более выгодные условия за счет объема закупок. Либо можно будет создать свой собственный удостоверяющий центр – тогда стоимость выдачи даже УКЭПа будет около 25-50 рублей. Однако такой проект могут позволить лишь крупные предприятия, где количество сотрудников превышает десятки тысяч человек. А для малого и среднего бизнеса тогда ЭКДП будет достаточно невыгодно.

Более того, зачем нужна подпись максимальной защищенности для кадровых документов? Понятно, когда требуют УКЭП для подачи отчетности либо перевода денежных средств. Но для кадровых документов такая защита явно избыточна.

Кроме стоимости подписи, на расходы проекта будет влиять срок действия подписи и текучка персонала. Так, при текучести 10% и численности в 200 тысяч сотрудников, если мы используем УНЭП, надо выдавать ее 20 тысячам новых людей + 1/3 от 180 тысяч – то есть 80 тысяч подписей. Если текучесть увеличивается до 40%, то в год подпись необходимо выдавать уже 80 тысячам новых сотрудников + 1/3 от 120 тысяч – это уже 120 тысяч подписей. А если мы используем УКЭП, то необходимо выдавать более 200 тысяч подписей ежегодно.

Таким образом, даже при одинаковой стоимости подписей УКЭП будет обходиться предприятиям дороже.

Мы сейчас приняли компромиссное решение. Всем сотрудникам компании мы будем выдавать УНЭПы, а работникам кадровой службы, которые подписывают документы от имени предприятия, – УКЭПы. Сотрудников кадровой службы значительно меньше, поэтому расходы в целом будут незначительны. С другой стороны, такая схема позволяет сказать, что документы у нас подписаны УКЭПом.

Другой интересный вопрос, с которым мы столкнулись: «Сколько подписей выдавать сотруднику?» Если мы выдадим работнику кадровой службы УКЭП от имени предприятия, может ли он подписывать ей свое заявление на отпуск? А если работник числится в разных юридических лицах, сколько подписей ему необходимо выдать?

Сейчас мы не готовы назвать финальное решение. Мы постоянно ищем самый оптимальный путь реализации проекта.

                                                     Алексей Коряков , руководитель программы проектов X5 Retail Group

ЭДО в КДП. Опыт торговой сети «Пятерочка»:

1. Алексей Коряков, X5 Retail Group: Технологические вызовы и преимущества ЭДО в кадровом делопроизводстве

2. Алексей Коряков, X5 Retail Group: Законодательные вызовы и перевод документов на ЭДО 

3. Алексей Коряков, X5 Retail Group: Трудности выбора ЭЦП

4. Алексей Коряков, X5 Retail Group: Построение экономической модели ЭДО

Комментарии