Алексей Коряков, X5 Retail Group: Законодательные вызовы и перевод документов на ЭДО

В первой колонке я рассказал о возникновении в «Пятерочке» идеи ЭДО в КДП, а также о пользе новых технологий. Во второй колонке я рассмотрю законодательные вопросы внедрения электронной документации и объясню, какие документы наша компания переводит на ЭДО.

Что говорит законодательство?

Основная сложность внедрения ЭДО в том, что в трудовом законодательстве нет прямого указания, как его использовать. В Трудовом кодексе есть единственное упоминание про электронный документооборот: подписание договоров с удаленными сотрудниками. Поэтому ряд специалистов придерживаются позиции, что ЭДО в КДП внедрять нельзя – нет прямого разрешения.

Но в п. 1. ст. 6 федерального закона «Об электронной подписи» № 63-ФЗ от 06.04.2011 указано: «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается... равнозначным документу на бумажном носителе..., и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случая, если... установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе».

То есть, если правильно организовать ЭДО, документы должны быть легитимными. Получается, что ЭДО в КДП находится в неурегулированной зоне. Мы долго взвешивали все «за» и «против», изучали все риски и вопросы, советовались со многими специалистами, и в конце 2017 года приняли решение запускать ЭДО в КДП.

ЭДО выгоден всем заинтересованным сторонам. Работник получает быструю обработку документов. Компания избавляется от бумаги и получает контроль над подписанием документов. Госорганы могут проверять большее количество документов за гораздо меньшее время.

Например, нам необходимо ознакомить 200 тысяч сотрудников с новым локально-нормативным актом. Раньше сотрудник должен был подписать бумагу и отнести в отдел кадров. Отделу кадров нужно было собрать документы, проверить, проставить статус по всем сотрудникам. Документы по почте могут идти дни или даже недели. В случае с ЭКДП работнику нужно просто нажать кнопку. Статус ознакомления и конкретный документ мы получим из системы практически мгновенно.

Многие организации понимают выгоды перехода на ЭКДП. Ряд компаний уже частично реализовали проект. Государство тоже заинтересовано в электронном кадровом делопроизводстве, и сейчас созданы рабочие группы, занимающиеся условиями работы по ЭКДП. Уже получилось сформировать ряд основных принципов электронного документооборота:

•          переход на ЭДО для сотрудника должен быть бесплатным;

•          необходимо обеспечить юридическую значимость документов. Это нужно и для защиты самого предприятия от исков работников;

•          необходимо обеспечить сохранность электронных документов наравне с бумажными;

•          переход на ЭКДП для сотрудников должен быть добровольным.

В добровольном переходе есть определенные риски, так как выгода проекта будет зависеть от охвата сотрудников. Однако с учетом того, что ЭКДП работает проще и быстрее, большинство сотрудников согласится на переход. Когда в одной компании проводили опрос перед внедрением ЭКДП, только 60-70% сотрудников согласились на перевод. По факту – перешли 97-98%. Поэтому если вы покажете пользу от внедрения ЭДО для сотрудника, проект будет говорить сам за себя.

Какие документы мы переводим на ЭДО?

Закон запрещает использовать в электронной форме документы, которые по закону должны быть оформлены на бумаге. Это трудовая книжка, трудовой договор, ученический договор и договор о материальной ответственности. Однако сейчас Министерство труда РФ в рамках программы «Цифровая экономика» рассматривает проект электронной трудовой книжки.

Остальные документы можно переводить на ЭДО. Мы выделили 80 кадровых документов, которые классифицировали по объему и степени риска. Заявление на отпуск – это документ с минимальным риском: сотрудник получает отпускные и отсутствует на работе. Вряд ли он будет оспаривать, что его не было на рабочем месте. С другой стороны, акт об отсутствии сотрудника на работе – рискованный документ. Есть большая вероятность, что его будут рассматривать в суде. Но таких документов мало.

Мы начали проект с самых распространённых и безрисковых документов. К концу года компания планирует подписывать ЭЦП все документы по отпускам, а это – значительная часть документооборота. По предварительной оценке, на первом этапе мы переведем в ЭДО 20% документов, которые составляют 60-80% от всего документооборота.

Законодательство в сфере ЭДО постоянно совершенствуется. Поэтому руководству приходится думать о внедрении системы, которая устроит и госорганы, и сотрудников. Сейчас мы внимательно изучаем законы государства в области ЭДО, работаем над переводом документов в электронную форму и решаем, как помочь сотрудникам адаптироваться к новой системе.

                                                   Алексей Коряков , руководитель программы проектов X5 Retail Group

ЭДО в КДП. Опыт торговой сети «Пятерочка»:

1. Алексей Коряков, X5 Retail Group: Технологические вызовы и преимущества ЭДО в кадровом делопроизводстве

2. Алексей Коряков, X5 Retail Group: Законодательные вызовы и перевод документов на ЭДО 

3. Алексей Коряков, X5 Retail Group: Трудности выбора ЭЦП

4. Алексей Коряков, X5 Retail Group: Построение экономической модели ЭДО

Комментарии