Алексей Коряков, X5 Retail Group: Технологические вызовы и преимущества ЭДО в кадровом делопроизводстве

Ежедневно организации обрабатывают множество документов. Для упрощения работы с ними компании развивают электронный документооборот. Я расскажу о проекте ЭДО в кадровом делопроизводстве, о технологических вызовах и преимуществах ЭДО в КДП.

С чего начинался проект ЭДО?

Торговая сеть «Пятерочка» постоянно стремится снизить цены. Для этого нам нужно постоянно уменьшать расходы.

Бумажный кадровый документооборот требует значительных затрат. Документы надо распечатать, подписать, отсканировать, отправить по почте в сервисный центр. Затем сотрудники СЦ просматривают эти документы и вносят их в систему. Ежедневно в сервисный центр поступает более 40 тысяч листов кадровых документов. И компания тратит на весь этот документооборот миллионы рублей ежемесячно.

Когда мы узнали, что ряд организаций уже внедрили электронный кадровый документооборот и успешно прошли проверки, мы решили: и нам пора запускать проект по ЭКДП (электронное кадровое делопроизводство).

Какие технологии мы внедряем?

Отмечу, что ЭДО – не самоцель для нашей компании. Это лишь средство упрощения кадрового документооборота. Сотрудники в идеале не должны замечать, что существуют заявления и прочая «бумажная волокита». Все операции по документообороту должны быть простыми, как в айфоне. Мы даже в шутку называем наш проект «HR-айфон».

Наша цель – чтобы через 2-3 года сотрудники уходили в отпуск, просто нажав пару кнопок. С каким бы документом ни пришлось работать – потребуется всего лишь пара нажатий.

Для этого необходимо решить множество задач. Во-первых, нужно создать такую систему, которая свяжет всех: сотрудников, руководителей и кадры, сможет принимать заявки с любых устройств и правильно маршрутизировать их. Эту систему нужно максимально автоматизировать – свести количество ручных операций к минимуму. Для этого мы прорабатываем необходимую ИТ-архитектуру.

Во-вторых, у большей части наших сотрудников нет рабочего компьютера, им будет непросто запомнить пароль для входа на портал. Поэтому мы разрабатываем и тестируем различные решения: мобильные приложения или киоски с биометрией. Пока непонятно, как киоски будут выглядеть и на какой технологии работать. Это решение находится в процессе разработки.

Какие преимущества даст ЭДО в КДП?

ЭДО позволяет убрать самую трудоемкую часть процесса – работу с бумажными документами. Кадровый работник больше не должен проверять цифры и подписи, искать документы в папках и почте, разбирать почерк, и так далее. За него это сделает программа в течение нескольких секунд. А производительность, по ряду оценок, вырастет от 10% до 50% или даже больше.

HR-отдел займется не утомительной обработкой документов, а развитием сотрудников компании и повышением производительности.

Внедрение ЭДО в КДП – приоритет совершенствования кадровых операций нашей компании. Различные технологии: приложения на телефоне, смс-уведомления, киоски с биометрией – помогут HR-службе и другим сотрудникам торговой сети упростить работу с документацией, сделать компанию более прозрачной. К концу этого года мы надеемся увидеть первые результаты проекта.

                                                Алексей Коряков , руководитель программы проектов X5 Retail Group

ЭДО в КДП. Опыт торговой сети «Пятерочка»:

1. Алексей Коряков, X5 Retail Group: Технологические вызовы и преимущества ЭДО в кадровом делопроизводстве

2. Алексей Коряков, X5 Retail Group: Законодательные вызовы и перевод документов на ЭДО 

3. Алексей Коряков, X5 Retail Group: Трудности выбора ЭЦП

4. Алексей Коряков, X5 Retail Group: Построение экономической модели ЭДО

Комментарии