Татьяна Маркова, SL Soft: «Минимизируйте хранение документов в непредназначенных для этого системах»

Татьяна Маркова, ведущий аналитик продуктов «Цитрос», эксперт в области архивного делопроизводства, SL Soft, и спикер Двадцатого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказала CFO Russia, как грамотно организовать хранение электронных и бумажных документов в компании.

С какими основными проблемами организации и хранения документов сталкиваются сегодня компании?

Представьте себе компанию как огромное пространство, где повсюду разбросаны книги: на полу, на разных полках, в разных комнатах и даже разных зданиях. Попробуйте быстро найти ту книгу, которая вам необходима.

В современных реалиях хранение информации в организациях зачастую похоже на такое пространство. Соответственно, компании после перехода на электронный документооборот сталкиваются со следующими трудностями.

Во-первых, большие объемы документов и данных хранятся в непредназначенных для этого системах (ERP, CRM, BPM, личные кабинеты операторов ЭДО и т.д.).

Во-вторых, надо одновременно обрабатывать и хранить не только электронные, но и бумажные документы.

В-третьих, требуется оцифровка и распознавание исторических массивов документов, в т.ч. рукописных и на ветхих или нестандартных носителях.

В-четвертых, из-за разрозненности хранения трудно искать и делать подборки документов.

В-пятых, требуется поддерживать юридическую значимость электронных документов и соответствовать постоянно меняющемуся законодательству.

Помимо этого, теряется воспроизводимость документов, т.к. устаревают версии электронных форматов, в которых создан документ. Также трудно контролировать доступ и обеспечивать информационную безопасность. И наконец, сложно уничтожать электронные документы по истечению срока хранения.

Какие инструменты помогут справиться с данными проблемами?

Компаниям рекомендуется организовать единое корпоративное хранилище электронных и бумажных документов с поддержкой их долгосрочного хранения и учета, минимизировать хранение контента в непредназначенных для этого системах. На сегодняшний день для этого на российском рынке представлено множество инструментов, но каждый из них решает только часть из описанных проблем.

При выборе инструментов реализации подобной системы компаниям первоначально необходимо осознать и сформировать свое отношение по следующим вопросам: Всё ли будет складываться в нее или будут установлены рамки? Какие есть возможности ее интеграции в ИТ-ландшафт компании?

После решения этих вопросов требуется учесть особенности организации хранения.

Для хранения электронных документов на протяжении длительного срока важно обеспечить юридическую значимость, воспроизводимость и сохранность. Для этого рекомендуется использовать архивные форматы, которые позволят прочесть и использовать документы спустя продолжительное время: для контента документов – формат PDF/A, для подписей – CAdES-A.

Для оптимизации хранения бумажных документов и организации централизованного хранения рекомендуется провести оцифровку и распознавание массивов исторических бумажных документов и обеспечить их хранение совместно с электронными документами. При необходимости оцифровки и распознавания рукописных документов требуется выбрать инструмент с соответствующими возможностями.

Кроме этого, при выборе инструментов реализации корпоративного хранилища данных в целях минимизации ручного труда можно учитывать и требования к возможностям «интеллектуализации» деятельности. Это наличие средств автоматической классификации документов, интеллектуального поиска, умение выявлять факты, строить аналитику и осуществлять прогнозирование на базе извлеченных из контента сведений. Всё вышеперечисленное превратит систему из «сейфа с бумагами» в инструмент, обогащающий организацию новыми, недоступными ранее, данными и способами работы с ними.

Как подсчитать эффективность от внедрения таких инструментов?

С учетом стоимости ресурсов (человеческих, материальных и др.), а также объема документооборота можно определить экономическую эффективность за счет сокращения затрат по следующим шести критериям.

Первый – длительность поиска документов. Второй – почтовые (курьерские) расходы. Третий – нивелирование рисков штрафов за непредоставление документов по запросам из-за утери оригиналов. Четвертый – покупка бумаги, канцелярских принадлежностей и малой оргтехники. Пятый – высвобождение электронных хранилищ от дубликатов документов. Шестой – аренда помещений для хранения бумажных документов.

Задать свои вопросы Татьяне и узнать больше об опыте SL Soft вы сможете на Двадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который состоится 23-24 мая 2024 года.

Алиса Попова

Комментарии