Ольга Щурова, Russia Essilor: «Задача цифровой трансформации – изменить стиль жизни и работы людей»

EssilorLuxottica – это мировая корпорация, которая занимается разработкой, производством и распространением офтальмологических линз, оправ и солнцезащитных очков. Центральный офис компании расположен в Париже. Корпорация была образована 1 октября 2018 года в результате слияния двух крупных компаний: французской Essilor и итальянской Luxottica.

Продукция EssilorLuxottica является одной из самых востребованных на рынке, и компания имеет значительную долю во многих странах. Бизнес EssilorLuxottica достаточно сложный, поскольку все продажи занимает мелкий опт.

Необходимость цифровизации казначейства

Процессные изменения в компании EssilorLuxottica были внесены по нескольким причинам. Во-первых, быстрый рост бизнеса вызвал необходимость применения процессного подхода и отказа от бумажной бюрократии. Кроме того, повышение эффективности процессов путем моделирования, сокращения времени транзакций и автоматизации рутинных операций стало важным фактором. В-третьих, результаты опроса внутренних клиентов выявили необходимость повышения уровня сервиса. Наконец, экономические причины, такие как рост стоимости транзакций и необходимость оптимизации затрат, также стали важным фактором.

В 2019 году платежи осуществлялись 5 дней в неделю, что требовало участия 3 бухгалтеров, и все платежи согласовывались вручную на бумажных носителях. Каждый день согласовывалась стопка бумаг, что было неудобно и трудозатратно. Уже в первый месяц работы я приняла решение об автоматизации процесса согласования платежей.

На первом этапе мы перешли к электронному согласованию платежей, представленных списком с приложенными pdf-файлами. Затем мы продолжили улучшать процесс до более прозрачного и оптимизированного состояния.

В 2020 году мы сократили платежные дни до 1 дня в неделю. Все платежи мы проводим в пятницу, дедлайн оформления и согласования – в среду в 18.00. Как только мы сократили количество платежных дней до одного и четко стали фиксировать в Excel все действия на протяжении рабочего дня, мы поняли, что для выполнения данной работы достаточно одного бухгалтера.

Снижение расходов, оптимизация штата и усовершенствование бизнес-процессов стали важнейшими задачами. Для их решения необходима была автоматизация. Для этого был разработан целый план.

Начали мы с "фотографии" рабочего времени, чтобы понять, чем занимаются сотрудники бухгалтерии и прояснить картину рабочего дня. Когда мы получили первый срез информации, то лучше поняли, кто и чем занимается. Выяснилось, что на одном участке 5 человек выполняют одну и ту же работу. При отпуске или болезни одного из них другие не хотели брать на себя дополнительную работу, за которую им не платили. Я поняла, что нужно срочно внести изменения.

После данного исследования было принято решение, что на одном участке должен работать только один человек. По каждому участку должны быть написаны подробные должностные инструкции. Работа на данном участке не должна останавливаться при отсутствии сотрудника на месте.

На реализацию плана автоматизации выделили 3 месяца. В апреле 2020 года всех сотрудников перевели на удаленку из-за пандемии коронавируса и вернули в офис в сентябре. За это время мы подготовили запрос на изменения, сформировали рабочую группу и разработали план реализации, после чего передали работу программистам. 

Анализ и выбор платформы

Перед нами встал вопрос выбора платформы для автоматических платежей. При выборе платформы мы обращали внимание на следующие критерии: проверенный подрядчик, наличие мобильного приложения, возможность индивидуальных настроек, быстрое и недорогое внедрение, а также легкое обучение пользователей. Изучив все возможные предложения на рынке, мы обратились к нашему провайдеру СБИС, с помощью которого мы внедрили электронный документооборот, и сказали, что нам нужно автоматизировать казначейство. Оказалось, что у нас уже встроена система, которую было необходимо немного доработать. Доступ в СБИС есть у всех сотрудников. Он бесплатный. Достаточно зайти в программу по логину и паролю и работать в системе.

Поиск инвестиций в проект

Бюджета на данный проект практически не было. Мы договорились о разработке программного обеспечения за 3-6 месяцев. «Тензор» взял на себя разработку, после чего платформу протестировали на нас. Таким образом, мы реализовали проект практически бесплатно. В итоге без увеличения стоимости регулярного обслуживания, с минимальным сроком в 3 месяца и сроком окупаемости в 6 месяцев мы внедрили цифровое поле для казначейства.

Внедрение автономного казначейства

Следующим этапом стала необходимость избавиться от ручных платежей. Важно было внедрить автоматическое внесение платежей по определенному алгоритму. Все должностные обязанности по проведению платежей разделены между инициатором и казначеем.

Первый этап – проверка контрагента. Ответственным за должностную осмотрительность выступает инициатор. Второй этап – создание заявки на закупку. После создания, проверки и подписания контракта в СБИС происходит оплата услуг или товаров по постоплате или предоплате. Txt-файл для клиент-банка создается в СБИС после того, как инициатор сделал запрос на платеж и прошел двойную аутентификацию.

Последний этап – банковская транзакция. Платеж отправляется в клиент-банк и подписывается второй подписью. Мы автоматизировали процесс создания заявок на платеж. В любом случае, должен быть документ-основание.

Преимущества цифрового казначейства

Казначейство играет одну из ведущих ролей в стратегическом управлении бизнесом. Цифровая трансформация казначейства становится все более важной, поскольку организации стремятся повысить финансовую эффективность и сохранить конкурентоспособность в быстро меняющейся бизнес-среде. По данным опроса McKinsey за май 2021 года, после пандемии коронавируса руководители высшего звена ощущают острую необходимость цифровизации и модернизации рабочих процессов и устаревших систем.

Среди преимуществ цифровизации казначейства можно выделить повышение эффективности, точности и прозрачности работы, экономию затрат, совершенствование процесса принятия решений, а также снижение риска ошибок и мошенничества. Автоматизированные процессы делают работу бухгалтеров более эффективной, исчезают рутинные операции. Но самое сложное – объяснить сотрудникам, почему эти изменения важны и нужны. Поэтому при цифровизации особенно важно объяснять людям, почему нужно поменять уже существующие процессы.

Успех цифровой трансформации

Важно отметить, что не все проекты в области цифровой трансформации успешны, а только 30% из них. Большая доля успеха лежит на правильно структурированном техническом задании. Необходимо четко составить стратегический план – что именно вы хотите автоматизировать. Следующий необходимый шаг – кооперация всех подразделений в компании. Если хоть один руководитель или подразделение саботирует, ничего не получится. Поэтому с ними нужно договариваться, объясняя, для чего нужны изменения. В моем случае я объясняла инициаторам, почему на них перекладывается часть работы бухгалтеров. Поскольку инициатор в любом случае ответственен за поставщика. Таким образом, он становится участником данной цифровой работы.

Кроме того, для успешной цифровизации необходим «tone at the top» от руководителей. Иными словами, руководитель должен задавать тон работы. Наш генеральный директор очень поддерживал проекты автоматизации.  Благодаря этому в нашей компании консолидированы процессы в одной системе: казначейство, авансовые отчеты, первичные документы, запросы на командировки, различные запросы руководителю и т.д.

Самым тяжелым во внедрении цифрового казначейства было обучение и адаптация сотрудников. В компании есть внутренний контролер, которая постоянно обучает персонал.

Цифровая трансформация – это не просто оцифровка документов. Задача цифровой трансформации – изменить стиль жизни и работы людей.

Ольга Щурова, финансовый директор, Russia Essilor

_____________________________________________________________________________________

А услышать больше успешных кейсов на эту тему вы сможете на Седьмой конференции «Автоматизация корпоративного казначейства» (24-25 августа 2023 года). Эксперты обсудят подходы к автоматизации казначейских процессов, инструменты снижения расходов на банковское обслуживание, возможные пути решения проблем с платежами и другие актуальные вопросы.

Комментарии