Любовь Криштопенко, ForPeople: «Современный цифровой инструмент должен быть цельным – содержать в себе процесс от старта работ до получения стратегического плана»

Любовь Криштопенко, руководитель направления разработки продуктов, ForPeople, рассказала CFO Russia, как сегодня меняются подходы к стратегическому планированию в компаниях и как цифровое решение GP OrgManager помогает эффективно справиться с задачами планирования.

Как сегодня меняются подходы к планированию ресурсов в компании? Какие самые яркие тенденции вы можете выделить?

В текущих условиях высокой турбулентности и неопределенности компании, действительно, меняют подход к планированию ресурсов. Ранее был популярен вариант старта от действующей базы, когда считали расходы текущего периода отправной точкой и начинали свое планирование от этих значений. То есть объясняли прирост своих расходов и то, на какие проекты добавленный бюджет будет использован. Сейчас мы наблюдаем переход к иной концепции планирования, когда компании стараются остаться в рамках текущего объёма затрат. При этом необходимо искать возможности и проводить оптимизацию внутри, выделяя наиболее важные и наиболее перспективные проекты и направления. Иными словами, происходит перераспределение ресурсов внутри текущих границ.

Бизнес заинтересован в сокращении сроков проведения кампании по стратегическому планированию. Мы часто слышим, что текущие процессы очень длительны и занимают иногда до 2-2,5 месяцев. При этом компания, которая может «на лету» сформировать новые стратегические прогнозы при изменении условий, получает важное конкурентное преимущество.

Интересен запрос на расширение количества вариантов стратегических планов. Здесь важно отметить, что каждый следующий прогноз – это работа некоторого количества специалистов, аналитиков, руководителей. Поэтому не всегда компания может формировать полный набор тех или иных комбинаций. Инструмент, который позволяет независимо от других специалистов сформировать прогноз, увидеть, что получается, и дальше принимать решения, довольно высоко востребован бизнесом.

Взаимодействие не заканчивается формированием плана, заказчик ожидает и дальнейших шагов: возможности сравнить план и факт, а также внести изменения при необходимости.

Какими характеристиками должен обладать цифровой инструмент, который на сегодня поможет эффективно справиться со стратегическим планированием?

Прежде всего, современный цифровой инструмент должен быть цельным, то есть содержать в себе процесс от старта работ до получения финального результата – стратегического плана. Решение должно помогать избегать ошибок, минимизировать сроки и сложность работ, помогать в проведении процессов и быть открытым для дальнейшего взаимодействия.

Нам довольно часто поступают запросы от компаний различного уровня от средних до крупных, численностью в десятки тысяч сотрудников, и мы видим, что проблемы и текущие процессы во многом схожи. Весьма распространены ситуации, когда данные выгружаются из нескольких систем, затем обрабатываются, разделяются и пересобираются в других инструментах или таблицах, их пересылают друг другу, согласуют, отклоняют, меняют – и так проходит несколько этапов. В результате не только нарушается целостность данных, но и возникают ошибки, дублирование, потери информации или может быть нарушена конфиденциальность. Все это стоит немалых затрат времени и нервных клеток. А «тяжесть» процесса не позволяет проводить его так часто, как это требуется на самом деле.

Цифровой же инструмент лишен этих недостатков. Например, для нашего продукта GP OrgManager все необходимые данные для формирования прогнозов уже содержатся в системе – они заведомо находятся в актуальном состоянии, и в любой момент может быть построен план в необходимом разрезе. Процесс согласования прогнозов или изменений также происходит внутри. Если нужно – возможен обмен данными с другими системами. GP OrgManager сам определяет последовательность шагов, необходимость последовательного или параллельного согласования/утверждения, а также состав участников процессов. В систему могут быть заложены любые дополнительные метрики, при этом нет необходимости отдельно их рассчитывать: логика формирования и формулы также закладываются в продукт. Набор показателей не только формируется или рассчитывается автоматически, но и может быть изменен или дополнен.

Права доступа и видимость тех или иных характеристик гибко настраиваются в системе: каждый пользователь видит только тот набор характеристик, который разрешен именно для него: так, например, руководителю группы доступны данные только по его области, а руководитель уровня выше увидит и показатели подчинённых подразделений. При этом структура компании не обязательно должна быть административной, она может быть сформирована на основании любого другого признака: продукты, регионы, функции и так далее. Готовый стратегический план становится отправной точкой для жизни компании на выбранный период – система сравнивает фактические данные с планами и формирует оценку исполнения стратегии, бюджетов. Продукт также позволяет в любой момент выгрузить результаты в другие системы.

Важно отметить, что цифровой инструмент, такой как наш GP OrgManager, также содержит в себе сам процесс для проведения стратегического планирования: не нужно решать и думать о последовательности этапов: система сама подскажет, что нужно делать. Не требуется специально обучать людей, достаточно демонстрации возможностей работы в системе.

Какие преимущества компания может получить, внедрив такой инструмент?

Компания получает целый ряд преимуществ при внедрении подобного инструмента.

В системе исключается ряд ошибок, в том числе снимается риск дублирования функций, бюджетов, проще управлять параметрами конфиденциальности. В целом организационная структура становится более понятной, точной и ориентированной на стратегические цели компании.

Использование такого продукта также помогает руководителям разного уровня участвовать в формировании стратегии: доступность и легкость инструмента приводят к тому, что менеджеры чувствуют себя довольно уверенно, управляют показателями своих единиц, формируют своё видение. В целом повышается и вовлеченность.

Ускоряется реакция на происходящие изменения, можно оперативно взаимодействовать как с уже имеющимися стратегическими планами, так и формировать новые «на лету». Это становится важным конкурентным преимуществом: пока остальные считают – мы уже запускаем изменения.

Планы можно сравнивать между собой, определять тренды и ориентироваться на них для дальнейшего планирования и прогнозирования. Повышается не только скорость, но и точность прогнозов.

Стратегический план, построенный на несколько лет вперед на основании заложенных производственных и инвестиционных драйверов, показателей нормирования, а также прогнозов по количеству увольнений, позволяет определить потребность в персонале. То есть компания может заранее начать те или иные взаимодействия для обеспечения необходимого количества людей в заданные сроки: наладить сотрудничество с учебными учреждениями, организовать учебные программы, стажировки и практики.

Связка с другими модулями дает возможности для более широкого взаимодействия. Так, при формировании бюджета можно ориентироваться на показатели стратегического плана и понимать, насколько бюджет соответствует стратегическим целям компании.

Всё это повышает оперативность и точность планирования и работы компании, а в результате непосредственно влияет на исполнение её финансовых и коммерческих показателей.

Комментарии