Евгения Чигаева, ГК «РОСВОДОКАНАЛ»: «Благодаря автоматизации согласующие руководители видят стоимость “корзины командировки”»

Евгения Чигаева, руководитель направления документационного обеспечения ГК «РОСВОДОКАНАЛ» и спикер Восьмой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», поделилась с CFO Russia успешным кейсом автоматизации командировочного процесса и рассказала, как эффективно подготовиться к подобному внедрению.

Что стало предпосылкой для автоматизации командировочного процесса в ГК «РОСВОДОКАНАЛ»?

Процесс согласования командировки сотрудника в компании был традиционным и трудоемким – через бумажную служебную записку и подписи руководителей разного уровня на ней.

Это отнимало много рабочего времени, при этом в процессе согласования руководитель не видел конечную стоимость поездки. Только после согласования необходимости командировки начинали искать подходящие билеты и гостиницы, рассчитывать необходимые траты и снова согласовывать.

Благодаря автоматизации согласующие руководители видят стоимость «корзины командировки» для принятия решения, в том числе исходя из финансовой оценки. Наши подразделения расположены в разных уголках РФ, в связи с этим и стоимость поездки может значительно отличаться в зависимости от выбранного рейса и класса перелета.

В письме руководителю о согласовании система бронирования нашего подрядчика (агента) показывает варианты перелета с минимальной стоимостью и причины отклонения конкретного рейса, указанные сотрудником. Также мы значительно сократили документооборот процесса.

Еще одна из причин автоматизации – потребность в формировании сводных отчетов по составляющим командировок сотрудников (билетам, гостиницам, штрафам, обменам, 3-скидкам и др.), необходимых для оптимизации затрат на командировки.

Без чего невозможна качественная автоматизация командировочного процесса?

При внедрении новых процессов необходимо масштабное обучение работников новому формату согласования командировок. Мы подготовились заранее и провели серию таких обучений для всех регионов и подразделений, а также давали точечные консультации и подготовили шаблоны ответов по электронной почте. По возникающим вопросам составили и регулярно пополняли FAQ – список частых вопросов-ответов, который рассылался еженедельно по электронной почте всем сотрудникам, а также был опубликован в корпоративном интранет-портале.

Чтобы вовлечь в процесс руководителей и получить обратную связь и пожелания для развития, мы регулярно изучали аналитические отчеты совместно с HRD региональных водоканалов.

Автоматизация процесса невозможна без качественной технической проработки и реализации со стороны ИТ-департамента. Она подразумевает интеграцию нескольких внутренних систем и внешней системы тревел-агента, использование электронных подписей, формирование электронных бухгалтерских и кадровых документов. Мы написали подробное техническое задание по процессу, постоянно взаимодействовали с ИТ-специалистами подрядчика. А наши ИТ-специалисты обеспечили техническое решение всех процессов интеграции и проведения командировок в кадровом и бухгалтерском учете.

Какие дальнейшие кадровые процессы планируют автоматизировать в ГК «РОСВОДОКАНАЛ»?

В компании проводится множество мероприятий по автоматизации кадровых процессов и внедрению ЭКДО. Мы участвовали в эксперименте Минтруда РФ по электронному кадровому документообороту, после его завершения продолжили работу в направлении цифровизации кадровых процессов.

Задать свои вопросы Евгении и узнать больше об опыте ГК «РОСВОДОКАНАЛ» вы сможете на Восьмой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», которая состоится 24 августа 2022 года.

Мария Кириченко

Комментарии