Ольга Чикова, Светлана Назаренко, Seldico LLC/LVMH P&C Group Russia: «Как перейти на ЭДО за 3 месяца при помощи Робота»

Ольга Чикова, руководитель департамента – главный бухгалтер, и Светлана Назаренко, cтарший бухгалтер по налогообложению, Seldico LLC/LVMH P&C Group Russia, спикеры Тринадцатого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказали CFO Russia о преимуществах внедрения RPA-решения в ЭДО.

Как давно в вашей компании функционирует RPA-решение в электронном документообороте?

В марте 2020 года перевод на удаленную работу стал катализатором запуска электронного документооборота в нашей компании. В процессе внедрении ЭДО мы столкнулись с некоторыми трудностями. Справиться с ними помогло RPA-решение. Оно функционирует в нашей компании с 2019 года: автоматизирует бизнес-процессы и решает другие задачи.

Каковы были предпосылки внедрения робота? В какие этапы проходило его внедрение?

Переход на удаленную работу позволил нам плотно заняться полноценным внедрением ЭДО в компании и подойти к решению задачи более творчески.

Вместе с оператором ЭДО мы начали прорабатывать возможности системы, чтобы сделать ее максимально удобной и «умной»: хотелось, чтобы при поступлении документов от поставщиков каждый из них имел свою уникальную отметку, после чего определялся в папку конкретной дирекции и далее – к инициатору. При этом все переходы должны были осуществляться автоматически.

В нашей компании есть внутренний эксперт, прошедший ранее специальное обучение и занимающийся программированием роботов.

Так как у нас был опыт использования роботов в других бизнес-процессах, мы в краткие сроки смогли роботизировать систему ЭДО:

Апрель 2020 года – настройка робота и тестирование.

Май 2020 года – запуск документов на маршруты согласования при помощи робота.

С какими трудностями вам помогло справиться RPA-решение? Какие эффекты от него получила компания?

RPA-решение помогло нам реализовать несколько задач и справиться со следующими трудностями.

Оператор ЭДО предложил использовать функционал маршрутов согласования. Маршрут согласования — это последовательность шагов для обработки документов внутри компании. Документ переходит между шагами маршрута автоматически. Но, к сожалению, оператор не смог предложить нам готовое решение для автоматической отправки документов на построенные маршруты, основываясь на данных нашей учетной системы. Справиться с этими трудностям помогло RPA-решение. Оно действует как человек: открывает входящий документ, читает его, находит в тексте уникальный номер PO (Purchasing Order), заходит в учетную систему нашей компании и отправляет документ инициатору по нужному маршруту на подписание.

Мы старались максимально облегчить переход с бумажного на электронный документооборот для наших сотрудников. В ходе опросов сотрудников выяснили, что е-mail-уведомления от оператора ЭДО о подписании/согласовании новых входящих документов не совсем удобны. Эти уведомления поступают отдельно на каждый документ в течение дня, и если за подразделением закреплено несколько сотрудников, то сообщения получают все сотрудники, а не конкретный инициатор услуги.

Здесь нам также помогло RPA-решение: робот рассылает персональные уведомления один раз в день (утром) со списком всех документов, требующих подписи или согласования. В уведомлении указаны ссылки на документы, переходя по которым можно попасть в систему ЭДО. В уведомление робот также подтягивает дополнительную информацию из нашей учетной системы: описание услуги, сумма.

С подписанием исходящих неформализованных документов (контракты) нам также помогает RPA-решение. После согласования контракта юридическим и налоговым департаментами в нашей специальной системе робот загружает драфт в Контур.Диадок и отправляет на маршрут подписания с ссылкой на лист согласования. Сам лист согласования робот предварительно скачивает и сохраняет в специальной папке. При этом ссылку видит лишь сотрудник нашей компании, контрагент получает только контракт.

Одно из главных преимуществ использования RPA-решения – экономия времени. Мы подсчитали, что робот позволяет сэкономить 50% времени, затрачиваемого сотрудниками на выполнение ручных монотонных операций.

Внедрение RPA освобождает сотрудников от выполнения нудной рутинной работы и позволяет использовать их таланты на благо развития компании.

Алиса Попова

Комментарии