Отчет о третьем форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (день 2)

26–27 мая 2016 года портал CFO-Russia.ru при поддержке Клуба финансовых директоров провел Третий форум «Внутренний и внешний электронный документооборот». На мероприятии выступили более 20 представителей крупнейших отечественных и международных компаний, а также представители Федеральной налоговой службы РФ. Представляем вашему вниманию отчет о втором дне конференции.

Открыла второй день форума Ольга Никитина, руководитель отдела внутреннего контроля и аудита, Бектон, Дикинсон энд Компани. Докладчик рассказала о преимуществах и недостатках перехода на электронный документооборот, о безопасных методах его ведения, возможных рисках и способах их минимизации. Также в докладе были затронуты вопросы привлечения контрагентов к использованию электронного документооборота.

Следующий доклад от Ольги Смирновой, руководителя юридического департамента компании FrieslandCampina Russia был посвящен вопросам повышения эффективности договорной работы. Как отметила Ольга, в их компании это реализовано за счет внедрения электронного архива и электронной системы согласования договоров. Докладчик представила все этапы внедрения специальной автоматизированной системы и архива, а также провела оценку эффективности внедренной системы. Данный доклад участники форума отметили как один из лучших.

Андрей Колбасов, руководитель группы информационных систем, РЕХАУ, рассказал об опыте внедрения юридически значимого документооборота в компании. Докладчик отметил, что в иностранных компаниях существует ряд сложностей, с которыми приходится сталкиваться, в том числе запрет на использование крипто-средств, сложная адаптация системы под бизнес-процессы компании, автоматизация с целью уменьшения количества рутинных операций.

Доклад Анны Климовой, руководителя отдела по соблюдению финансового законодательства РФ, Проктер энд Гэмбл, был посвящен реконструкции электронного документооборота по входящим документам. Анна поделилась опытом, как их компании связали все системы в эко-систему ЭДО. Также был затронут вопрос, как существующие масштабы и эргономика оцифровываемого бизнес-процесса влияют на эффективность ЭДО.

Заключительным в первой секции стал доклад на тему «Электронный документооборот в области охраны труда и промышленной безопасности» от Александра Степанова, менеджера по лицензированию и качеству медицинских газов, Праксэа Рус. Докладчик отметил, что в связи с опасными условиями труда компания ответственно относится к обеспечению безопасности своих сотрудников. Внедрение электронного документооборота в области охраны труда значительно повысило соблюдение сотрудниками принципов безопасности.

Вторая секция началась с доклада Игоря Кастильо, менеджера по реализации бизнес-проектов компании Паулиг РУС. Игорь рассказал об опыте внедрения и оптимизации бизнес-процессов через электронный документооборот. Докладчик отметил, что построение внутреннего документооборота в международной компании служит для оптимизации бизнес-процессов и улучшения оборачиваемости капитала. Доклад Игоря Кастильо был признан одним из лучших на форуме.

Продолжил секцию доклад от представителей компании СИБУР. Марина Медведева, член правления — директор по общекорпоративным сервисам и органам управления, и Надежда Брукк, руководитель проекта, представили доклад на тему «Электронный документооборот как фактор оптимизации бизнес-процессов». Докладчики затронули такие вопросы, как снижение затрат вследствие внедрения электронного документооборота, оптимизация и повышение эффективности бизнес-процессов компании, эффект от автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины посредством СЭД.

Александр Голодухин, начальник управления документационного обеспечения, ФосАгро-Череповец в своем докладе рассказал об опыт холдинга в части внедрения и оптимизации электронного документооборота. Докладчик отметил ошибки и сложности, которые холдингу пришлось преодолеть, а также затронул тему неформализованных документов и способов работы с ними при взаимодействии с ФНС России.

Третью секцию открыл доклад Юлии Бородиной, менеджера проектов департамента управления услугами филиала МФ ОЦО, Ростелеком. Докладчик рассказала об особенности реализации проекта по внедрению внутреннего документооборота собственными ресурсами компании, затронула вопросы обеспечения эффективности проекта и регламентации внутреннего ЭДО в нормативных документах компании для целей соблюдения требований налогового законодательства.

Степан Любавский, начальник отдела налогового планирования и контроля, Евросеть, представил актуальную арбитражную практику, а также продемонстрировал разбор реальных дел, где электронные документы успешно использовались как доказательства в судебных разбирательствах.

В заключении второго дня и всего форума выступила Ольга Файчук, руководитель налогового управления, Северсталь-ЦЕС. Ольга поделилась практическим опытом предоставления электронных документов в ходе камеральных налоговых проверок. Докладчик отметила, что электронный документооборот в настоящий момент — это не роскошь, а требования времени.

Продолжится дискуссия об актуальных вопросах электронного документооборота в рамках Четвертого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 27—28 октября 2016 года.

Отчет о первом дне форума.

Текст: Ольга Гирилович

Комментарии