Отчет о втором форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (2 день)

29—30 октября 2015 года портал CFO-Russia.ru, при поддержке Клуба финансовых директоров, провел второй форум «Внутренний и внешний электронный документооборот». На мероприятии выступили более 25 финансовых директоров, руководителей ИТ-отделов и экспертов в области финансов и использования электронного документооборота. Представляем вашему вниманию отчет о втором дне форума.

Людмила Вепрева, независимый эксперт, бизнес-консультант, поделилась опытом создания Системы Электронного Архива (СЭА). Она рассказала о предпосылках к внедрению СЭА:

• «отсутствие единых требований к оформлению первичных документов и состава комплекта документов по каждой операции;
• отсутствие работающего регламента документооборота;
• невозможность оперативной и эффективной работы с бумажными документами;
• отсутствие единого центра хранения электронных образов первичной, кадровой и иной документации».

Представила СЭА, как инструмент стандартизации и унификации, и как инструмент сокращения сроков подготовки отчетности; а также показала эволюцию и развитие систем электронного архива и документооборота.

Следующей выступила Анна Гарманова, финансовый директор «Детского Мира», с докладом «Повышение эффективности бизнеса за счет внедрения внутреннего и внешнего документооборота». Она рассказала с чего начать этот процесс:

• «анализ бизнес-процессов на предмет выявления возможных областей улучшения;
• оценка экономического эффекта от изменений;
• ранжирование предполагаемых изменений;
• системный подход к реализации предполагаемых изменений;
• оценка полученных результатов;
• решение о дальнейших действиях»;

и подробно описала каждый из этапов. Спикер представила законодательную базу по внутреннему электронному документообороту, обратив внимание на то, какие документы можно перевести, и как это лучше сделать; а также оценила уже полученные в ее компании результаты.

Валерий Малахов, заместитель главного бухгалтера «Азбуки Вкуса» и модератор второго дня конференции, представил доклад «От бумаги к цифре: путевые заметки. Практический опыт от проекта до внедрения ЭДО». Спикер представил цели внедрения проекта ЭДО; показал типы документов ЭДО; обратил внимание на гибкий подход к работе по ЭДО:

«ЭДО может применяться как в полном цикле обработки документов, так и частично.

В первом случае ЭДО используется в комплексе с EDI. Это позволяет автоматически создавать юридически значимые документы (счёт-фактура, накладная) на основании сообщения „Уведомление о приёмке“ системы EDI.

Второй вариант предполагает самостоятельное формирование поставщиками юридически значимых документов (счёт-фактура, накладная или акт о выполненных работах/услугах). Передача же заказов осуществляется вне рамок системы ЭДО».

Он показал схему работы с поставщиками, использующих системы EDI и ЭДО полного цикла и сравнил ее со схемой работы с поставщиками, использующих только системы ЭДО; а также поделился результатами внедрения ЭДО в своей компании.

Вторую секция открыла Юлия Деряга, старший менеджер «Северсталь-Центр Единого Сервиса», с докладом «Технологии и внедрение электронного документооборота в Северсталь». Она рассказала, как принималось решение о внедрении; описала подход к реализации проекта; показала, как ЭДО был реализован в ее компании, и как при этом расставлялись приоритеты. Спикер отдельно выделила организацию процесса обмена электронными документами с клиентами:

«1. выбор оператора ЭДО (клиент выбирает оператора ЭДО, через которого готов обмениваться документами);

2. коммуникация (клиент обращается к контактному лицу от Группы Компаний „Северсталь“ по переходу на электронный обмен);

3. настройка (после обращения клиента „Северсталь“ направляет приглашение через оператора связи и вносит в свою учетную систему настройки для обмена. Осуществляется тестовый обмен электронными документами);

4. старт (по завершению тестового периода осуществляется переход на электронный обмен без дублирования документов на бумажных носителях)».

Она также показала, как настроен процесс обмена электронными документами с клиентами ее компании; и поделилась планами на 2016 год.

Следующим выступил Дмитрий Рудаков, финансовый директор УК »Инверсия», с докладом «Опыт внедрения системы ЭДО в группе компаний под управлением УК „Инверсия“». Он представил особенности организационной структуры группы:

• «юридическая служба, бухгалтерия, финансы и кадры централизованы; используется единая база 1С;
• согласователи (в основном сотрудники УК) и ответственный исполнитель могут быть сотрудниками разных компаний (не той, чей документ поставлен на согласование);
• сотрудники одной компании-недропользователя не имеют доступа к документам другого недропользователя (+ разные уровни доступа для сотрудников УК);
• территориальная удаленность и труднодоступность отдельных проектных офисов; передача бумажных оригиналов между офисами сводится к минимуму».

Спикер поделился опытом разработки «брифа» и выбора «софта»; рассказал о ключевых решениях при разработке маршрутов, регламентов и таблиц соответствия; а также показал основные формы выдачи.

После выступления спикеров состоялась панельная дискуссия «Способы снижения финансовых и временных затрат на внедрение ЭДО», в которой приняли участие Дмитрий Рудаков; Алексей Захарутин, специалист по трансфертному ценообразованию «АгроТерры»; Александр Тоцкий, начальник отдела информационной безопасности «Совкомбанка»; Михаил Лаврухин, заместитель руководителя Управления поддержки операционной деятельности Операционного департамента ВТБ24; и Иван Мартынов, аналитик бизнес-процессов «Центральной Дистрибьюторской Компании».

О системе электронного документооборота в Группе компаний «АгроТерра», рассказала Ирина Лайконе, начальник отдела налогового учета и отчетности «АгроТерра». Спикер поделилась опытом реализации системы электронного документооборота в своей группе компаний; а также показала преимущества и сложности внедрения системы электронного документооборота.

«Причинами внедрения ЭДО стали:

• снижение затрат, связанных с бумажным документооборотом: трудозатраты, расходные материалы, оргтехника и т. д.;
• исключение необходимости использовать в передаче документов е-mail, факс, телефонную связь);
• минимизация ошибок и неточностей в счетах, заказах и других первичных документах;
• при внедрении электронного обмена данными показатели экономичности составляют:

• на 70% сокращается потребность в задействованном персонале;
• на 80% сокращаются затраты на расходные материалы».

Чтобы приобрести материалы конференции, звоните по телефону +7 (495) 971-92-18 или пишите по электронной почте events@cfo-russia.ru

Отчет о первом дне конференции

Фотоотчет

Текст: Ирина Экзархо

Фото: Тэодолус Сунарджая

Комментарии