Отчет о восьмой конференции «Общие центры обслуживания: организация и развитие» (день 1)

23—25 сентября 2015 года портал CFO-Russia.ru, при поддержке Клуба финансовых директоров, провел восьмую конференцию «Общие центры обслуживания: организация и развитие». На мероприятии выступили более 20 финансовых директоров и специалистов в области экономики из ОЦО крупнейших отечественных и международных компаний.

Представляем вашему вниманию отчет о первом дне форума.

1 день

Модератором первого дня стал Иван Мартынов, аналитик бизнес-процессов в »Центральной Дистрибьюторской Компании».

Первой выступила Светлана Колупаева, руководитель регионального кадрового центра ГК »Шлюмберже», с докладом «Программа подбора, структурированного обучения и развития персонала в Кадровом центре Шлюмберже». Спикер рассказала о критериях и особенностях поиска, отбора и приема молодых специалистов в HR HUB; поделилась опытом работы с структурированной программой обучения HR, которая направлена на развитие специалистов и их карьерный рост.

«В своей работе мы следуем нескольким главным правилам:

• Мы не ищем готовых специалистов!
• Каждый сам „куёт“ свой карьерный рост!
• Текучесть кадров стремится к нулю!
• Обучаются все!».

Также она показала, как в ее компании работает программа ускоренного обучения для особо успешных работников, и представила план развития карьеры сотрудников с опытом.

«Роль менеджера в данной программе заключается в следующем:

• объяснить вновь принятому работнику Программу Keystone;
• порекомендовать набор дополнительных модулей;
• подтвердить выполнение требований каждого модуля;
• помочь выбрать направление: генералист, специалист;
• помочь выбрать проект для защиты;
• сориентировать по дальнейшей карьере.

Следующей выступила Альбина Ахметова, HR-менеджер Централизованных Сервисов Поддержки Coca-Cola HBC Eurasia, с докладом «Специфика сотрудников ОЦО: факторы, влияющие на лояльность и результативность сотрудников». Спикер поделилась опытом организации и развития Business Service Organization.

«BSO (бизнес-сервисная организация) — это внутреннее подразделение, которое обеспечивает предоставление качественного сервиса в непрофильных, но критически важных областях бизнеса».

Она рассказала о профиле сотрудника централизованной бухгалтерии; представила факторы, влияющие на лояльность сотрудников к Компании, и инструменты управления ими, а также презентовала интересные факты о сотрудниках BSO:

• «90% наших сотрудников имеет высшее образование;
• 45% владеет английским языком;
• 25% двумя и более иностранными языками;
• 45% готовы к развитию карьеры в другом городе;
• 18% допускают такую возможность».

С мастер-классом «Эффективное управление человеческим капиталом в ОЦО» выступила Ольга Цыплакова, директор федерального административного центра «Зетта Страхования». Она рассказала о подходах к повышению производительности труда сотрудников; поделилась опытом внедрения нематериальной мотивации в ОЦО, обратив внимание на инструменты, которые работают и те, которые вызывают раздражение сотрудников. А также спикер представила способы предотвращения «выгорания» сотрудников ОЦО.

«Ключевые задачи по предотвращению синдрома профессионального выгорания следующие:

1. „Расчистить эмоциональные завалы“
2. Укрепить „хребет ценностей“
3. Внедрить принципы „экологии“ работы
4. Развить мотивацию достижения.

Важна не столько каждая задача в отдельности, как их комплекс, который внедряется постепенно».

После обеда Захар Калмыков, финансовый директор «Центральной дистрибьюторской компании», рассказал о предпосылках и особенностях создания ОЦО, состоящее из несколько этапов:

1. Автоматизация операционных процессов
   «В результате мы оптимизировали административно-управленческий персонал на 6 штатных единиц и получили годовой экономический эффект 3 528 000 рублей. Кроме того высвободилась часть рабочего времени для реализации второго этапа»
2. Централизация функций при добавлении новых локаций
3. Релокация ОЦО, «то есть перевод сотрудников ОЦО из Москвы в регион присутствия Компании с наименьшей заработной платой на рынке труда»
4. Внедрение единой бизнес системы ОЦО

«Четвертый этап сегодня находиться в процессе реализации. В конце мы планируемы достичь следующих количественных результатов:

• Масштабное внедрения электронного документооборота (EDI).
• Полное отслеживания жизненного цикла документа и выделения „узких мест“.
• Стандартизация требований по оформлению и обработке документов.
• Возможность перевода процесса управления сертификатами на автоматическую привязку к соответствующей продукции.
• Проведение нормирования работы сотрудников Back Office с последующей оптимизацией и установкой стимулирующих KPI.
• Автоматизация получения данных по KPI.
• Замена персонала Back Office без потери качества в обработке информации.
• Внедрение SLA по устранению стандартных инцидентов».

Также спикер показал уже полученные от реализации ОЦО результаты и подробно рассказал о работе подразделений по работе с клиентами, call-центре, сервисной службе, управлении товарным запасом и управлении мастер-датами.

Далее Михаил Лукашевич, главный редактор портала CFO-Russia, провел интервью со сцены с Борисом Аксеновым, заместителем начальника департамента бухгалтерского учета РЖД.

В ходе интервью Борис рассказал о предпосылках создания ОЦО, об источниках, с которых черпались знания об ОЦО. Также спикер определил основные вехи развития общего центра обслуживания в своей компании и рассказал о каждой из них.

«Во-первых, меняется вывеска, то есть появляется другой офис. При переводе в него находятся масса „подснежников“. То есть вы видите много людей, не понимаете, почему на малый объем работы нужно так много сотрудников. Начинаете разбираться. Оказывается, некоторые из них занимаются тем, что не входит в их обязанности. Или обратная ситуация: огромный объем работы выполняется несколькими людьми. После изучения выясняется, что им помогают эти самые „подснежники“. Одна из задач оптимизации — убрать „подснежников“».

Также спикер подчеркнул важность анализа бизнес-процессов, разработки регламента и рассказал, как это применяется в его компании.

«Одна из забавных историй. Когда мы занялись анализов, обнаружили огромное количество отчетов, которые делали, потому что было принято, а не потому что они были нужны. Поэтому как-то у нас с сотрудниками состоялся очень интересный диалог:

 — Что это за отчет? Зачем он нужен?

 — (Тишина)

 — Кто его будет делать?

 — (Тишина)

 — Решено! Выбрасываем!».

В интервью также была поднята тема актуальности электронного документооборота в развитии ОЦО, и связанная с ним мобильность.

«По словам одного моего западного коллеги, у нас в России каждый бухгалтер в год убивает одно дерево. Мы пытаемся изменить эту ситуацию к лучшему».

Также Борис рассказал, как сохранить и увеличить уровень качества, снизив издержки и поделился опытом мотивация сотрудников и избегания их выгорания.

После выступления спикеров Евгения Любко, эксперт кадрового рынка — основатель социально-мотивационной платформы Pryaniky.com, провела интерактивную игру «Геймификация в HR: фокус на результат». В процессе игры участники конференции рассмотрели практические кейсы повышения продаж при помощи геймификации в больших и маленьких компаниях России и СНГ, и с помощью игры смогли лучше понять, как применить эти навыки на практике.

«На полную мощность сотрудники обычно работают в последнюю неделю перед сдачей плана. А теперь представьте, насколько выросли бы результаты, если бы активность была на высоком уровне на всем протяжении каждого месяца? +10%? +20%? А, может быть, и +100?»

Завершился первый день конференции галла-ужином с живой музыкой, где участники продолжили обсуждать поднятые в течение дня темы в неформальной обстановке под мелодию саксофона.

Чтобы приобрести материалы конференции, звоните по телефону +7 (495) 971-92-18 или пишите по электронной почте events@cfo-russia.ru

Отчет о втором дне конференции

Отчет о третьем дне конференции

Фотоотчет

Текст: Ирина Экзархо

Фото: Тэодолус Сунарджая

Комментарии