Отчет о конференции «Внутренний и внешний электронный документооборот» (день 2)

28–29 мая портал CFO-Russia.ru, при поддержке Клуба финансовых директоров, провел конференцию «Внутренний и внешний электронный документооборот». На мероприятии выступили более 20 директоров, руководителей департаментов и подразделений крупнейших отечественных и международных компаний, а также представители Министерства связи и массовых коммуникаций и ФНС. Партнером форума стала компания TerraLink. Представляем вашему вниманию отчет о втором дне конференции.

Ольга Лапина, советник заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, представила доклад «Электронные первичные учетные документы: подходы и решения». Она рассказала о способах предоставления в налоговые органы электронных документов и презентовала план мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот. Спикер описала состояние электронизации первичных учетных документов и презентовала драйверы электронного документооборота. Также она представила формы документов (универсальный передаточный документ, счет-фактура с расширенными реквизитами) и рассказала, как с ними работать.

«Согласно плану мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности, утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 12.02.2011, в перечни электронных документов (ЭД) рекомендуется включать:

• документы, которым установлен, в основном, временный срок хранения: проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутреннюю переписку; документы по регистрации, учету и контролю и др.;
• вне зависимости от сроков хранения — документы, ведение которых в электронном виде предусмотрено в нормативном порядке.

В тоже время в перечни ЭД не рекомендуется включать:

• документы постоянного срока хранения, за исключением установленных к ведению в электронном виде в нормативном порядке;
• документы, срок хранения которых не установлен.

Отдельно отмечу, что электронные образы документов на бумажных носителях в Перечни ЭД не включаются».

Следующим выступил Виктор Рассохин, управляющий партнер компании «Частное право», с докладом «Как использовать электронные документы в качестве доказательства в суде?». Спикер ответил на важный вопрос: «Являются ли электронные документы письменными доказательствами?» и представил форму электронного документа как надлежащую форму доказательства. Он рассказал о нормативных регулированиях требований к составу и содержанию реквизитов электронного документа и привел примеры судебной практики по использованию электронных доказательств.

«Чтобы электронные документы считались доказательством, вы должны заключить с контрагентом соглашение об электронном обмене документами до начала обмена.

Например, фигуранты дела N А40-37247/08-61-36 пренебрегли этим моментом. ООО отстаивало право на возмещение задолженности ЗАО по выполненным работам. В качестве доказательств были представлены акты выполненных работ, направленные в ЗАО по электронной почте. Суд установил, что между сторонами не было достигнуто соглашение об использовании электронной переписки как средства передачи результата работ по договору, и не признал электронные документы доказательством выполненных работ».

Константин Соловьев, менеджер по налоговым вопросам Alcatel-Lucent в странах СНГ, сделал обзор существующей арбитражной практики в области ЭДО. Спикер рассказал о законодательстве, регламентирующем ЭДО, в частности о требованиях по организации электронного документооборота. Также он представил позицию судов и аргументацию по следующим вопросам:

• факт заключения договора (на примере дел ФК РОСТ и АКГ «Развитие бизнес-систем»);
• факт поставки товара (на примере дел ТД НКРЗ и ОНИКС ТРЕЙДИНГ);
• электронная подпись (на примере дела «Чита Транзит»);
• ЭДО для участия в конкурсах (на примере дела ДАЛЬЦЕНТРАВИА).

«Предлагаю разобрать дело ФК РОСТ (Постановление Арбитражного суда Московского округа по делу N А41-4474/2014 от 9 февраля 2015 г.). Это яркий пример судебного разбирательства по факту заключения сторонами договора в электронном виде:

Позиция истца заключалась в следующем:

Поскольку стороны не согласовали всех условий договора факторинга и не подписали договор, то с ответчика подлежит взысканию сумма неосновательного обогащения в связи с ошибочным перечислением денежных средств.

Ответчик на это заявил, что:

• факт заключения договора подтверждается содержанием электронных писем, шестью платежными поручениями истца и осуществления им финансирования на основании генерального договора закупочного факторинга;
• совершение фактических действий по исполнению договора равнозначно согласию заключить договор на предложенных условиях.

Суд рассудил следующим образом:

Электронная переписка не доказательство заключения сторонами договора. Проект договора не содержит условий о возможности его согласования посредством обмена электронными сообщениями. Если стороны не оговорили прямо порядок направления сообщений и лицо, уполномоченное подписывать сообщения, то сообщения в электронном виде не могут признаваться документами, а являются лишь информацией в электронном виде. Не подтверждается достижение сторонами соглашения по всем существенным условиям договора, в связи с чем, отсутствуют основания для признания договора закупочного факторинга заключенным.

В итоге суд вынес решение в пользу истца».

Вторую секцию открыл Борис Аксенов, заместитель начальника департамента бухгалтерского учета РЖД, докладом «Анализ основных этапов проекта перехода на ЭДО, какие ключевые ошибки совершают компании на каждом из этапов». Спикер поделился опытом внедрения электронного документооборота в своей компании. Он рассказал о разработке плана действий по переходу на ЭДО; подчеркнул важность оптимизации бизнес-процессов до начала его внедрения и представил наиболее эффективные способы этих преобразований. А также спикер сделал обзор часто встречающихся ошибок и предложил способы их предотвращения.

«Касательно реинжиниринга процессов. Не нужно пытаться модернизировать бумажный документооборот. Вы попросту потеряете массу времени, так как модернизация бумажного документооборота в электронный занимает в два раза больше времени, чем его полный реинжиниринг. К тому же результат получиться недостаточно хорошим. В Европе осуществляя покупку, вы можете увидеть, что продавец, используя один гаджет, ищет информацию, выбивает чек, отправляет вам письмо на e-mail с отчетом о покупке и т. д. Приезжая в Россию, мы видим противоположную ситуацию, все вышеперечисленные действия продавец осуществляет, используя разные устройства. На мой взгляд, это отличный пример того, как в привычный документооборот компания начинает внедрять новые технологии, не изменяя процесса. Погружаться в детали не вижу смысла, потому что у каждой компании процесс организован по разному. Единственный совет — соберите компетентную команду, которая проанализирует бизнес-процессы вашей организации и построит новые исходя из чужого опыта и потребностей собственной компании. Тут следует обратить внимание на то, что компания должна стремиться к упрощению процесса. Зачастую получается так, что собирается группу пользователей (бухгалтер, представитель техотдела, разработчик и т. д.), каждый член которой просит внести в электронный документ свою деталь. Например, вы можете услышать: „А я хочу, чтобы здесь была еще такая виза“. В итоге, вы смотрите на проектную документацию и понимаете, что все это можно внедрить, но только лет через семь. Приходится инициировать начало нового цикла. Поэтому мы пытаемся все упростить на начальных этапах, разгрузить процесс, чтобы проект можно было скорее ввести в эксплуатацию».

Следующим выступил Вадим Коровко, руководитель отдела бизнес приложений АББ, с докладом «Практические вопросы применения ЭДО в России». Спикер рассказал об эволюции ЭДО в компании АББ в России; поделился опытом внедрения юридически значимого документооборота, а также рассказал о внедрении обмена электронными счетами-фактурами, накладными и актами.

«Как высокотехнологическая компания мы уже давно используем EDI для работы с контрагентами. В России это не очень развито и не приветствуется контрагентами, поэтому процесс немного тормозиться, но я могу привести пример компании США. В одной из компаний АББ в Соединенных Штатах 95% заказов производства размещается на основании электронных заказов клиентов через подобие интернет-магазинов для юридических лиц. Наша продукция достаточно специфическая, поэтому производство берет только подтвержденные клиентом заказы. Вследствие чего, решена проблема оптимизации реализации заводских запасов.

Чтобы сократить расходы на сервис можно использовать современные технологии. Тут могут быть совершенно разные подходы. Например, можно использовать виртуальную частную сеть для того, чтобы решить задачи мобильности. То есть, сотрудники компании смогут использовать собственные гаджеты, и даже устройства в интернет кафе, но здесь могут возникнуть проблемы с безопасностью и совместимостью приложений с той или иной платформой. Мы используем виртуальный рабочий стол VDI, потому что, для него подходит большинство из существующих сегодня платформ. Так, зайдя на виртуальный рабочий стол, пользователь оказывается в окне своего рабочего стола Windows, в следствие чего, сотрудник получает полную мобильность. Можно даже с айфона работать! Однажды наш директор юридического отдела застрял в аэропорту из-за отмены рейса. Ему нужно было срочно просмотреть какой-то контракт и он смог сделать это благодаря данному приложению».

Ольга Цыплакова, директор федерального административного центра «Зетта Страхование», рассказала об электронном документообороте в многофункциональном общем центре обслуживания (ОЦО). Спикер представила структуру многофункционального ОЦО и поделилась опытом работы в нем.

«ОЦО - системообразующий центр, от которого зависит работа нашей компании. Поэтому наша задача - предусмотреть все непредвиденные обстоятельства и ситуации, которые могут произойти по независящим от нас причинам, и прописать алгоритмы выхода из них с минимальными издержками. 

Для этого создан пакет детальных инструкций, которые мы ежегодно пересматриваем и модернизируем.

Ведь чем более высокотехнологична система, например, электронный документооборот (ЭДО),  тем больший ущерб могут нанести такие простые факторы, как например, перебои в электроснабжении.

Соответственно, еще до запуска проекта электронного документооборота вы должны это предусмотреть, например, создать системы электроснабжения первой категории надежности – установка дизельной электростанции (ДЭС),  запланировать автоматический запуск ДЭС и прием нагрузки при исчезновении напряжения в течение 5 минут.

Сейчас вы наверняка думаете, что с вашим офисом, где бы он ни находился, такого никогда не произойдет, но поверьте, непредвиденные ситуации возможны в любом городе. За время своей работы я сталкивалась с несколькими из них: отключение электричества на сутки, эпидемия (большая часть сотрудников не смогли выйти на работу из-за ОРВ). Но эти проблемы мы решили быстро и практически не понесли потерь, потому что благодаря детальным инструкциям каждый знал, что он должен предпринять в сложившейся ситуации и какой шаг сделать следующим». 

Опытом внедрения ЭЦП в ЕВРАЗе поделился Иван Бородулин, руководитель проекта по ИТ в ЕВРАЗе. Спикер представил предпосылки старта проекта; рассказал об особенностях пилотного внедрения, тиражирования и проблемах, возникающих на этих этапах. Он показал уже полученные результаты проекта и поделился прогнозируемыми итогами. Также он рассказал о текущем статусе ЭДО в его компании и показал целевую схему документооборота.

«При пилотном внедрении вы должны учитывать особенности ЭДО. Будьте готовы к передачи дополнительных данных по документам, так как стандарт ФНС имеет ограниченное количество полей. Мы решили эту проблему с помощью реализации возможности передачи метаданных. Также вы можете столкнуться с ситуацией, когда электронный адрес отправки электронных счетов-фактур (ЭСФ) не совпадает с электронным адресом фактического получателя ЭСФ. В таком случае придется адаптировать продукт после доработки регламента ЭДО оператором. У нашей компании широкая партнерская сеть, поэтому возникла необходимость работы более чем с одним оператором ЭДО. Мы обеспечили работу с двумя операторами одновременно и планируем подключение третьего».

Продолжила тему ЭДО в ОЦО Ольга Красавина, начальник отдела сканирования и архивирования СТС Медиа, с докладом «Построение эффективного сотрудничества между ОЦО и подразделениями — заказчиками услуг в группе компаний СТС Медиа». Она рассказала, с какими рисками сталкивается ОЦО:

• «отсутствие должной коммуникации о проекте создания ОЦО бизнесу, как следствие — неприятие и сопротивление проекту;
• отсутствие должной поддержки спонсором проекта и руководством холдинга, как следствие — неприятие и сопротивление проекту;
• нарушение отлаженных кросс-функциональных процессов и связей при неэффективном запуске новых;
• сопротивление ответственных сотрудников бизнеса при разделении функционала и ответственности. Как следствие — возникновение ошибок в процессах, увеличение трудозатрат ОЦО и Бизнеса;
• отказ от привычных механизмов ведения бизнеса (например: отказ от кассы, переход на общение с бухгалтером не напрямую, а через информационные системы)»;

и рассказала, как ее компания эти риски преодолевает:

• «поддержка Спонсора проекта: постоянное общение руководства с бизнесом, PR проекта на уровне холдинга (проект создания ОЦО — общий проект холдинга, нацеленный на его развитие. Он не должен реализовываться в рамках одного подразделения);
• активный change management, вовлечение бизнеса в процесс преобразований, включая презентации, бизнес-завтраки;
• обучение ответственных сотрудников Бизнеса взаимодействию с ОЦО (возможна проектная мотивация)»

Также спикер поделилась достижениями своей компании и планами на будущее.

Следующим выступил Александр Тарасенко, глобальный ИТ-аудит, старший менеджер Вымпелкома, с докладом «Информационная безопасность СЭД: не пора ли стать параноиком?». Он рассказал, почему стоит об этом задуматься; представил типичные недоработки и их последствия. Спикер обратил внимание, что девиз взаимоотношений СЭД и аутсорсинга — «доверяй, но проверяй». Он рассказал, что делать с рисками и презентовал Quick wins и готовый инструментарий, то есть, то, с чего можно начать решать проблемы.

«Требования к центру сертификации, согласно российскому законодательству. Во-первых, стоимость чистых активов удостоверяющего центра должна составляет не менее одного миллиона рублей. Во-вторых, следует проверить наличие финансового обеспечения ответственности в сумме не менее полутора миллиона рублей. В-третьих, у него должно быть сертифицированное ПО. И наконец, обязательным условием является наличие в штате удостоверяющего центра не менее двух работников, непосредственно осуществляющих деятельность по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, имеющих высшее профессиональное образование в области информационных технологий или информационной безопасности, либо высшее или среднее профессиональное образование с последующим прохождением переподготовки или повышения квалификации по вопросам использования электронной подписи».

Опытом внедрения входящего и исходящего юридически-значимого электронного документооборота в своей компании поделился Дмитрий Игнатов, ведущий специалист по оптимизации бизнес-процессов ОАО «Вимм-Билль-Данн». Он представил схему работы с бумажными документами до мая 2013 года и связанные с ней проблемы, а также детально рассказал об этапах проекта.

«После разработки и согласование регламента обмена юридически-значимых документов с использование цифровой подписи мы запустили ЭДО в Тульском филиале где документооборот ограничивался парой сотен документов в день. И тут выяснилось, что клиент не может поддерживать обособленное подразделение компании у себя в структуре. Возникла проблема со стороны IT контрагента, которую он быстро решил. В итоге с мая 2013 до мая 2014 мы обучали сотрудников на каждом филиале и уже начали подключать другие филиалы, что позволило нам в декабре 2014 завершить проект, реализовав все технические решения».

Конференция завершилась панельной дискуссией «Распределение ролей при реализации проекта между ИТ-департаментом и финансовыми службами». Ее модератором выступил Вадим Коровко. В обсуждении приняли участие Андрей Бусыгин, Максим Васильев, менеджер проектов в компании ЕВРАЗ, и Ольга Цыплакова. Участники дискуссии обсудили следующие вопросы:

• Кто должен инициировать проект по внедрению ЭДО?
• Кто должен являться спонсором?
• Кто должен входить в проектную команду? Выбор между внутренними силами и аутсорсингом?
• Как должны распределяться полномочия между членами команды?

Традиционно, по результатам голосовании были выбраны 5 лучших докладчиков конференции. Ими стали:

1 Александр Мехришвили (Росинтер Ресторанс Холдинг), Илья Губарев (МегаФон) — средняя оценка 9,5

2. Ольга Лапина (ФНС РФ) — средняя оценка 9,3

3. Ольга Цыплакова (Зетта Страхование), Александр Тарасенко (Вымпелком) — средняя оценка 9,2

Чтобы приобрести материалы конференции, звоните по телефону +7 (495) 971-92-18 или пишите по электронной почте events@cfo-russia.ru

Отчет о первом дне конференции

Фотоотчет

Текст: Ирина Экзархо

Фото: Тэодолус Сунарджая

Комментарии