Отчет о конференции «Внутренний и внешний электронный документооборот» (день 1)

28-29 мая портал CFO-Russia.ru, при поддержке Клуба финансовых директоров, провел конференцию «Внутренний и внешний электронный документооборот». На мероприятии выступили более 20 директоров, руководителей департаментов и подразделений крупнейших отечественных и международных компаний, а также представители Министерства связи и массовых коммуникаций и ФНС. Партнером форума стала компания TerraLink. Представляем вашему вниманию отчет о первом дне конференции.

С докладом «Революция в российском налоговом законодательстве. ЭДО в части НДС: изменения с 2015 года» выступили Муза Монамс, исполнительный директор Bauer Media, и Алексей Попов, руководитель проектов SAP Bauer Media. Спикеры рассказали о новых требованиях законодателя по НДС, вступивших в силу 1 января 2015; поделились опытом поиска быстрого, простого и эффективного решения для обмена документами с бизнес-партнерами издательского дома по комиссионной торговле. Они описали процесс адаптации требований и решений по ЭДО в рамках существующих учетных систем их компании, а также рассказали о «подводных камнях» нового налогового администрирования и возможных сценариях действий компаний, работающих с НДС.

«Основная проблема, которая сейчас возникла, – недостаточная техническая, программная подготовленность, как со стороны регулятора, так и со стороны бизнеса к произошедшим изменениям. Когда я говорю о неготовности, я имею ввиду, что бизнесу не были предоставлены ни провайдерами, ни разработчиками достаточные инструменты для формирования новых деклараций. Нам понадобилось 2 месяца плотной работы, чтобы подстроить наш документооборот под новые требования законодательства. Следующим вызовом бизнесу стало электронное подтверждение обеспечения телекоммуникационной связи. То есть, в течении 6 дней вы должны ответить через эти каналы связи. По истечении этого времени налоговая инспекция может принимать решения по остановке операций по счетам, для этого у них появились дополнительные основания. Также произошло ужесточение при камеральных проверках».

Виктор Гудков, руководитель направления Электронного документооборота ГК Соллерс, презентовал доклад «Ключевые преимущества внедрения ЭДО в группе компаний. Пример реализации проекта в ГК Соллерс». Спикер раскрыл предпосылки и задачи ЭДО и представил алгоритм реализации электронного документооборота:

Фаза 1 – Автоматизация наиболее актуальных задач крупнейших дочерних компаний;

Фаза 2 – Интеграция и унификация решений;

Фаза 3 – Унификация процессов компании в рамках единого решения.

Он представил результаты первый двух фаз, рассказал о вынесенных уроках и поделился планами на будущее.

«Сегодня мы максимально эффективно используем базовый функционал. Наша компания поняла, что использование нескольких систем – не зло, а эффективный метод работы. Один из главных уроков, который мы извлекли после внедрения, – это необходимость вовлечение руководства в проект, при этом нужно организовать слаженную работу нескольких центров по принятию решений. И, наконец, выстраивание хороших отношений с провайдером – залог успеха проекта».

Следующим выступил Михаил Петров, заместитель директора департамента в Министерстве связи и массовых коммуникаций. Он рассказал, как с помощью электронного документооборота повысить эффективность бизнес-процессов компании. А также спикер показал как уменьшить затраты, которые придется понести при внедрении СЭД, и описал преимущества, которые компания получит после внедрения.

«После внедрения СЭД повысится эффективность процессов. Так, в компании решится проблема потери документов, уменьшится время согласования документов и исполнения поручений; повысится контроль процесса работы с отчетностью. СЭД поможет уменьшить число просроченных заданий и время поиска документов, а также время на их передачу между подразделениями и вовне организации».

После кофе-паузы состоялась панельная дискуссия «Ключевые выгоды и преимущества СЭД», в которой приняли участие Муза Монамс, Ольга Лапина, заместитель начальника отдела налогообложения прибыли в ФНС; Владимир Журавлев, кандидат технических наук, руководитель практики систем ЭДО в ОМК-Информационные технологии; Наталья Калашникова, руководитель проектов в компании HILTI Distribution ltd, и Ольга Цыплакова, директор федерального административного центра в «Зетта Страховании». Модератором панельной дискуссии выступил Александр Мехришвили, директор по стратегическому развитию и IT в Росинтер Ресторантс Холдинг. В дискуссии спикеры обсудили вопросы терминологии, определив какими дефинициями терминов «внешний документооборот» и «внутренний документооборот» следует пользоваться при общении с налоговыми органами. Участники дискуссии поделились опытом оценивания эффективности решений и критериями этой оценки: экономия средств и денег, предоставляемые возможности. Также они рассказывали о проблемах и сложностях, с которыми им пришлось столкнуться в процессе внедрения и использования ЭДО.

После панельной дискуссии «Кейс внедрения электронного документооборота на Северсталь-ЕЦО» представила Кира Лапина, генеральный директор Северсталь-ЦЕС. Спикер рассказала, какие документы в ее компании перешли из бумажного вида в электронный, и каких результатов удалось достичь после внедрения ЭДО.

«Далее в списке приоритетных проектов у нас стоит юридически-значимый документооборот с поставщиками и покупателями. И если с покупателями все проще: документ формируется в нашей системе, мы ставим ЭЦП, передаем документ покупателю и освобождаемся от ответственности за его дальнейшее продвижении; то с поставщиками налаживать сотрудничество в области ЭДО сложнее. В России есть крупные компании, которые обязывают своих поставщиков предоставлять электронную первичку и электронные счета-фактуры. Мы хотим перенять этот опыт, потому что, если мы не будем заставлять их на уровне тендеров, мы не сможем добиться результатов. К тому же, помимо проблем с желанием поставщика и наличием у него технологий, мы сталкиваемся с тем, что у нас с поставщиками разные операторы связи, а роуминг между провайдерами ЭДО недостаточно налажен, поэтому обмен документами занимает значительное время и ресурсы».

Завершил вторую секцию модератор первого дня Александр Мехришвили. Он поделился опытом внедрения и использования внутреннего и внешнего электронного документооборота в холдинге. Спикер раскрыл предпосылки внедрения системы ЭДО; рассказал об ожидаемом эффекте и поставленных целях. Особое внимание Александр уделил подходу к реализации электронного документооборота. Он рассказал об идентификации ключевых процессов, о жизненном цикле проекта; проблемах и сложностях внедрения и эксплуатации ЭДО; осветил ключевые факторы успеха внедрения электронного документооборота и рассказал о поддержки и развитии системы.

«На разных этапах реализации проекта СЭД компании сталкиваются с различными сложностями. Так, при инициации сложно найти спонсора проекта и сформировать требования к системе, рамки проекта и подходы к внедрению. На этапе внедрения важны идентификация и описание ключевых процессов, участников и внесение изменений; разработка матрицы согласования, делегирования и подписания, а также эффективная система обучения. Внедрив и запустив СЭД, вы сталкиваетесь с новыми проблемами:

• Как сломать стереотипы пользователей и убедить их использовать систему?
• Как поддержать процессы согласования и матрицы в актуальном состоянии?
• Как наладить контроль, аудит и безопасность?
• Как убедить внешних контрагентов перейти на электронный документооборот?»

Третью секцию открыл Павел Михайлов, начальник департамента внутрибанковских операций и реинжиниринга процессов Пробизнесбанка, с докладом «Внутренний и внешний электронный документооборот в банковской группе». Спикер рассказал о переходе на юридически значимый электронный документооборот с контрагентами; обратил внимание на электронный документооборот в процессе Purchase to Pay (от закупки до оплаты). Спикер выделил роль ОЦО при внедрении внешнего и внутреннего электронного документооборота; рассказал о СЭД, как инструменте контроля расходов, а также представил риски проектов перехода на внешний и внутренний электронный документооборот.

«Сложности, которые возникли в ходе реализации проекта по переходу на ЭДО. Во-первых, вовлечение сотрудников бухгалтерии в данный процесс, их обучение, работа с возражениями, убеждение, что данный процесс им только в помощь, начало работы с системами. Во-вторых, согласование положения по ЭДО с внутренними службами банков, так как тема достаточно новая, судебной практики нет, поэтому методологи, юристы, главные бухгалтера банков видели много рисков. В-третьих, разработка схемы документооборота и внедрение ее в системы ЭДО. Вначале разработали схему документооборота, но изучив особенности Диадока и Сбиса, пришлось схему переделывать. К тому же мы столкнулись с проблемой перевода контрагентов на ЭДО. Те, которые не подключены к системам электронного документооборота, не понимают и не хотят понимать, что такое ЭДО, для них это что-то неизвестное и пугающие. Данная услуга востребована только организациями с большим документооборотом».

Следующим выступил Павел Карасев, ИТ директор «Кьези Фармасьютикалс», с докладом «Организация электронного документооборота для дистанционных сотрудников с использованием ЭЦП». Спикер обратил внимание на актуальность проекта: «Реально существующая потребность фармацевтической компании «Кьези Фармасьютикалс» в урегулировании трудовых отношений с персоналом, работающим вне офиса; уменьшении правовых рисков и снижении издержек на документооборот». Он раскрыл задачи, которые ставились перед внедрением ЭДО и показал план проекта. Спикер раскрыл преимущества и недостатки дистанционного труда, как для сотрудников, так и для компании; описал схемы перевода сотрудников на дистанционный труд и получения ЭЦП. Также Павел рассказал, что необходимо компании для работы ЭДО с ЭЦП:

• «Программное обеспечение для обмена электронными документами;
• ЭЦП сотрудника и компании;
• ПО для шифрования и защиты данных;
• Удостоверяющий центр»;

и на примере показал, как работает СЭД в его компании.

Илья Губарев, руководитель по унификации и развитию корпоративных решений, управление по ИТ, в ОАО «МегаФон», поделился опытом внедрения, эксплуатации и развития ЭДО в своей компании. Он рассказал о бизнес-задачах проекта, его функциональных и временных рамках; представил оптимальную схему команды проекта; презентовал процесс обработки входящих электронных документов. То есть, обратил внимания на важные моменты этапа внедрения ЭДО. Говоря о продуктивной эксплуатации, спикер представил краткую статистику периода продуктивной эксплуатации сервиса и формат поддержки функционала и пользователей ЭДО. Кроме того, спикер обратил внимание на особенности взаимодействия с операторами ЭДО и представил результаты продуктивной работы сервиса ЭДО за год:

• «Сервис электронного обмена полностью работает во всех филиалах и региональных отделениях «МегаФон».
• Интеграция с пятью операторами ЭДО покрывает большую часть подключаемых контрагентов.
• Обработано более 82 тысяч документов.
• Подключено более 2 тысяч контрагентов.
• Организована работа с сертификатами удостоверяющего центра Компании».

Также спикер рассказал о развитии функционала ЭДО: пакетная отправка, статистика, метаданные.

Опытом и успехами Нестле Россия в продвижении ЭДО поделились представители компании: Андрей Бусыгин, руководитель направления по оптимизации бизнес-процессов и интеграции, и Екатерина Роговская, руководитель направления по оптимизации бизнес-процессов в направлении финансов. Спикеры представили преимущества электронного документооборота; презентовали пример использования ЭДО в работе с покупателями и поставщиками, показав насколько увеличилась эффективность сотрудничества с ними после внедрения электронного документооборота. «Что касается работы с покупателями, до внедрения ЭДО нам приходилось делать 6 шагов в процессе обработки закрывающих документов, теперь количество сократилось до трех, что снизило трудозатраты на 30%. Если раньше закрывающие документы обрабатывались в среднем 25 дней, сегодня среднее количество обработки закрывающих документов уменьшилось до 5 дней». Спикеры поделились опытом использования Корпоративного Центра Регистрации (КЦР) и выработки правил получения и работы с ЭЦП в их компании. Более того, они рассказали о роуминге ЭДО, подчеркнув, что «роуминг – это мечта! К сожалению, операторы неохотно на него соглашаются, однако при настойчивом желании весомых контрагентов его организация занимает мало времени». И наконец, спикеры поделились планами на будущее и лозунгами, которые объединяют главные цели компании в развитии ЭДО: «Без бумаги к 2020 г.» и «Электронные документы – эффективная экономика».

Чтобы приобрести материалы конференции, звоните по телефону +7 (495) 971-92-18 или пишите по электронной почте events@cfo-russia.ru

Отчет о втором дне конференции

Фотоотчет

Текст: Ирина Экзархо

Фото: Тэодолус Сунарджая

Комментарии