Цели внедрения электронного документооборота в «Росинтер Ресторантс»

После анализа бизнес-процессов мы ясно увидели проблему нашего существующего делопроизводства. Однако между этим событием и запуском ЭДО, подразумевающим полный реинжиниринг документооборота компании, на тот момент пролегала пропасть. Мы приняли данный вызов и воодушевленно принялись за строительство моста через нее, фундаментом которого стало определение целей внедрения электронного документооборота.

После некоторых споров мы сошлись на том, что нам нужна одна глобальная цель, в процессе достижения которой нам удастся решить более мелкие задачи. Так мы выбрали наш главный ориентир – построение прозрачной и эффективной структуры коммуникаций. В более мелкие задачи мы внесли сокращение сроков согласования документов и налаживание аудита и контроля за согласованием, что было для нас особенно важно. До внедрения ЭДО мы часто сталкивались со спорами сотрудников касательно времени подписания бумаг. Например, один заявлял, что он согласовал документ за несколько часов, а его оппонент отвечал, что документ рассматривался две недели. Понять, кто из них прав, было крайне сложно. ЭДО позволяет снять подобные вопросы, потому что систему практически невозможно обмануть. Она фиксирует действия человека и дает возможность построить любую аналитику, в том числе увидеть маршрут документа и даты его согласования на любом из этапов.

Прозрачная структура коммуникаций также помогла снизить затраты на документооборот. Например, исчезла необходимость содержания штата ассистентов, отвечающих в основном за делопроизводство. Достигнуть этой цели нам помог реинжиниринг всего процесса документооборота. Стоит отметить, что самая первая попытка построения ЭДО у нас фактически не получилась: мы взяли процесс, как есть, и попытались его автоматизировать, что было основной ошибкой данного подхода. Вторая попытка внедрения ЭДО уже увенчалась успехом, потому что мы задумались над изменениями процессов внутри компании. Затем мы рассмотрели поступившие от провайдеров предложения. Крайне важным условием для нас стал доступ в систему в любое время из любого места. Практически все наши сотрудники находятся «в полях». Они контролируют работу на местах: в ресторанах, региональных офисах, поэтому мы даже не рассматривали решения, которые не предлагали мобильности.

Несмотря на то, что последняя цель – создание электронного архива документов – искусственно выросла из построения системы, фиксирующей весь документооборот компании, эффект от ее достижения колоссальный. Расскажу о последнем случае, где электронный архив документов позволил компании избежать убытков. Два года назад у нас шёл поиск кандидата на одну из позиций. В том время мы работали с кадровым агенством, в договоре с которым у нас было прописано обязательное требование оплатить агенству succession fee в случае если кандидат, представленный на рассмотрение станет нашим сотрудником в течении определенного срока времени вне зависимости от того, произошло ли это в момент первичного обращения к агенству иои нет. Получилось так, что недавно мы взяли человека, кандидатуру которого рассматривали два года назад и в то время не утвердили. Представитель кадрового агентства пришел к нам и попросил оплатить услуги, потому что исходя из юридической стороны подписанного ранее договора именно агентство подобрало нам этого сотрудника. И если бы не система ЭДО, нам пришлось бы заплатить требуемую сумму. К счастью, на момент подписания договора у нас уже функционировал электронный документооборот. Мы подняли архив и выяснили, что в списке ранее представленных и согласованных кандидатов этого сотрудника нет. Да, в переписке его фамилия значилась, но в итоге мы решили от него отказаться, поэтому в подписанных тогда документах его не было. Этот факт позволил нам с чистой совестью сохранить деньги в компании.

Этот и многие другие случаи показывают, какой иногда неожиданный эффект может принести внедрение ЭДО. Однако для его быстрого запуска необходимо поставить правильные цели, соответствующие ориентирам вашей компании.

Когда цели поставлены, можно переходить к следующему этапу перехода на электронный документооборот. В следующих колонках я расскажу, на какие этапы был разбит процесс запуска ЭДО в нашем холдинге, и с какими сложностями нам пришлось столкнуться на каждом из них.

Александр Мехришвили, директор по стратегическому развитию и IT, Росинтер Ресторантс

Комментарии