Екатерина Жидкова, НефтеТрансСервис: «Многих контрагентов до сих пор сложно убедить, что МЧД – это самостоятельный документ»

Екатерина Жидкова, начальник отдела оптимизации бизнес-процессов НефтеТрансСервиса и спикер Третьей конференции «Актуальные вопросы применения машиночитаемой доверенности», рассказала CFO Russia, как с минимальными затратами внедрить МЧД в компании.

Как давно в вашей компании внедрили МЧД и что стало главными предпосылками?

Присматриваться к изменениям в 63 ФЗ «Об электронной подписи» мы начали еще в 2021 году, а активно готовиться только в 2022 году. Первую МЧД выпустили в августе 2023 года. Главной предпосылкой перехода на работу с МЧД стала уверенность в том, что мы понимаем ключевые процессы работы с электронным документооборотом и умеем ими управлять. К этому моменту мы уже были достаточно информированы по ключевым вопросам:

В какие этапы проходило внедрение и какой из них стал самым трудным?

Внедрение проходило следующие этапы:

Принятие – изменениям быть. И чем быстрее мы перейдем на новое законодательство, тем проще будет работать, когда изменения коснутся всех, и рекомендательный характер станет обязательным.

Анализ ситуации – анализировали большое количество информации из разных источников, участвовали в конференциях и вебинарах, пробовали применить практики других компаний у себя, не стеснялись задавать вопросы.

Подготовка – разработка временных и постоянных процессов работы с МЧД, выдача ЭЦП, обеспечение нормативной базой.

Тестирование – выписка МЧД с помощью разных сервисов, отзыв, проверка.

Внедрение – работа с контрагентами с разной степенью информированности и подготовки к изменению законодательства.

Самым сложным я бы назвала два момента:

Прежде всего, много неизвестных и отсутствие практики. Очень хотелось, чтобы кто-то разобрался и всем нам рассказал, как делать.

А также не все наши партнеры и контрагенты заняли проактивную позицию. Многих до сих пор сложно убедить перейти на МЧД, или что МЧД – это самостоятельный документ и к нему бумажный аналог не нужен, что просто PDF подписать нельзя и т.п.

Как вы готовили сотрудников к использованию МЧД?  

Мы постоянно следим за информированностью сотрудников. Для этого:

Во-первых, проводим вебинары, где рассказываем, что такое ЭЦП, МЧД и какие виды ЭЦП бывают.

Во-вторых, проводим личные беседы с сотрудником при получении ЭЦП (понимает ли ответственность и знает ли что делать, если подпись будет потеряна или скомпрометирована?).

В-третьих, периодически рассылаем информационные письма с правилами безопасности при работе с ЭЦП.

Задать свои вопросы Екатерине и узнать больше об опыте НефтеТрансСервиса вы сможете на Третьей конференции «Актуальные вопросы применения машиночитаемой доверенности», которая состоится 27 марта 2024 года.
 
 Мария Кириченко

Комментарии